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Como aumentar a produtividade da equipe para equipes distribuídas

As estatísticas mostram que as empresas com uma força de trabalho distribuída são mais produtivas do que as empresas que empregam apenas trabalhadores tradicionais no local. Na verdade, 91% dos trabalhadores remotos afirmam que se sentem mais produtivos ao trabalhar em casa ou em outros locais fora do escritório. No entanto, as empresas com equipes distribuídas não devem ter a produtividade garantida. Distrações em casa, problemas de comunicação, má gestão do tempo e problemas de responsabilidade, entre outros desafios, podem afetar o quanto cada funcionário realiza em um dia de trabalho. Uma força de trabalho distribuída altamente produtiva não acontece sozinha. Requer o uso das ferramentas certas e estratégias inteligentes para garantir que todos contribuam e trabalhem ativamente juntos como uma equipe.

Em geral, os trabalhadores remotos são um grupo produtivo

6 maneiras de aumentar a produtividade da equipe

Dê aos funcionários a propriedade de seu trabalho

Os melhores gerentes conhecem o poder da propriedade. Ao dar aos membros da equipe a propriedade de seu trabalho, os funcionários se sentem menos constrangidos, podem tomar decisões mais rapidamente e se orgulham de seu trabalho. Essa responsabilidade induz um senso de responsabilidade por concluir as tarefas no prazo com maior atenção aos detalhes. Claro, você ainda precisa orientar os membros da equipe na direção certa e intervir se os projetos estiverem saindo do curso. Susan M. Heathfield, co-proprietária da técnico, diz que sua organização tem “a responsabilidade de criar um ambiente de trabalho que ajude a promover a capacidade e o desejo dos funcionários de agir de maneira capacitada”. [1]

Comunique-se constantemente

A comunicação é um dos principais fatores que contribuem para a produtividade e o sucesso geral de uma equipe distribuída. Ter um estratégia de comunicação eficaz no local desempenha um papel vital em ajudar os membros da equipe a entender suas responsabilidades de trabalho, colaborar com colegas de trabalho, fornecer atualizações de projetos, resolver problemas e permanecer na tarefa. Organize reuniões regulares de equipe que promovam um ambiente de comunicação aberta. Todos os membros da equipe devem se sentir à vontade para compartilhar suas ideias e dar feedback ou até mesmo críticas construtivas sobre questões específicas.

“Em última análise, a única vantagem competitiva sustentável que uma empresa pode ter é uma cultura que permite que seu pessoal e toda a organização aprendam mais rapidamente. O aprendizado rápido tem que vir de um lugar em que as pessoas se sintam seguras para falar sobre o que está funcionando e o que não está funcionando, de reconhecer que seu trabalho não é parecer perfeito, mas melhorar.”

Amy Pressman, presidente e cofundadora da Medalha[1]
Use as melhores ferramentas de colaboração

Muitas organizações ainda contam com tecnologias antigas, como e-mail, como sua principal forma de compartilhar informações e se comunicar. De acordo com um estudo by Inc. revista, os trabalhadores de pequenas e médias empresas gastam metade do seu tempo com e-mail e 14% do seu dia é gasto duplicando informações por e-mail (ou seja, encaminhando e-mails ou confirmando que um arquivo foi recebido). Para aumentar a produtividade dos funcionários e evitar as armadilhas do e-mail, equipe suas equipes com as melhores ferramentas de colaboração. Aplicativos de bate-papo como Slack e Microsoft Teams tornar as conversas baseadas em texto muito mais ágeis e digeríveis em configurações de grupo remoto. A tecnologia de videoconferência oferece às organizações a capacidade de se comunicarem face a face e compartilhamento de tela sem fio e presente durante as reuniões para ajudar a preencher a lacuna de comunicação entre as equipes remotas. Em uma pesquisa recente, 94% de empresas dizem que a videoconferência aumenta a produtividade.

Defina metas e prazos claros

As metas devem ser claras e bem definidas, especialmente para equipes distribuídas, pois os membros da equipe podem passar muito tempo trabalhando por conta própria. Isso inclui dar instruções precisas e prazos para cada tarefa por escrito, para que os membros da equipe possam consultar as instruções quando necessário. Softwares de gerenciamento de projetos como Asana e Campo de base ajude a organizar todos os seus projetos e tarefas e documentos relacionados em um só lugar para manter os projetos sob controle. Essas ferramentas fornecem um quadro de projeto visual que permite ver rapidamente em que todos estão trabalhando, datas de vencimento para cada tarefa em um projeto e as próximas etapas do projeto. Ao clicar em uma tarefa específica, você pode ver informações adicionais, incluindo instruções específicas e arquivos relacionados a essa tarefa.

—Amit Kvint, líder da equipe de compatibilidade da OnTheGoSystems [2]

“Eu meço a produtividade pelo número de tarefas importantes que conseguimos resolver por semana. É assim que vejo a eficiência da minha equipe; tarefas importantes no nosso caso são coisas que ajudaram diretamente os clientes a resolver problemas que eles tiveram ou facilitarão a vida dos clientes, para que os problemas sejam evitados em um futuro próximo.”

Amit Kvint, líder da equipe de compatibilidade da OnTheGoSystems [2]
Dê retorno

Além de monitorar os projetos e mantê-los nos trilhos, também é importante ter um processo de feedback no lugar. Isso pode ser alcançado por meio de reuniões individuais regulares, nas quais você revisa projetos atuais e concluídos recentemente com membros de sua equipe. O feedback construtivo ajuda os funcionários a aprender com seus erros, detectar descuidos, refletir sobre os processos e se orgulhar do trabalho bem feito. Não há esperança de aumentar a eficiência e a produtividade de um funcionário se você não mostrar oportunidades de melhoria. Incentive um diálogo aberto de duas vias no processo de feedback, onde os funcionários também podem dar sugestões ou fazer perguntas. Um membro da equipe pode precisar de mais orientação em determinadas tarefas ou preferir um pouco de liberdade criativa em um projeto. Ao fornecer aos funcionários suporte, feedback e incentivo constantes, você garantirá que os projetos sejam concluídos da maneira mais eficiente possível.

Comemore as vitórias

Os funcionários querem fazer parte de uma equipe onde suas contribuições são valorizadas e reconhecidas. Ao mostrar apreço e dar crédito onde é devido, os funcionários se sentem mais confiantes em seu trabalho e estão dispostos a dar 100% no próximo projeto. Mostrar apreço não precisa ser recompensas caras ou presentes elaborados. Simplesmente dizer algumas palavras encorajadoras como “continue assim” ou “trabalho bem feito” pode ter um efeito poderoso para aumentar a autoconfiança de um funcionário e motivá-lo a trabalhar mais. Claro, se o orçamento permitir, comemore as grandes vitórias e realizações com presentes reais, festas de equipe ou um dia de folga. Recompensar um trabalho excelente, como dar feedback, é um grande incentivo para aumentar a produtividade.

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