Com 2020 oficialmente apelidado de ano do “trabalho em casa” devido ao surto de coronavírus, achamos que seria útil compartilhar alguns reunião virtual pontas. Até agora você provavelmente já participou de pelo menos uma videoconferência para se conectar com seus colegas de trabalho, parceiros ou clientes. Mas agora é hora de aprender a arte, a etiqueta e a habilidade magistral de tornar essas videochamadas bem-sucedidas para todos os envolvidos. 

O que é uma chamada de videoconferência?

Uma chamada de videoconferência é uma reunião online que combina feeds de vídeo ao vivo de um sistema de videoconferência com uma solução de compartilhamento de tela para permitir a colaboração em grupo. As chamadas de videoconferência permitem que os participantes remotos da reunião conduzam conversas cara a cara mais significativas sem precisar depender de viagens para reuniões pessoais produtivas.

Etiqueta de videoconferência: os 10 fazer e não fazer 

1. Esteja preparado e pontual para a reunião

Não há nada pior do que participar de uma videoconferência sem nenhuma pista de contexto e fazer com que o apresentador entre na reunião tarde porque não estava pronto. Faça um reunião agenda com antecedência, envie-o aos participantes e cumpra-o durante toda a chamada. Isso não apenas ajuda na produtividade e eficiência, mas também define o tom da reunião e dá aos outros tempo para preparar suas perguntas e contribuições.

2. Mantenha-o conciso

Permita-me fazer referência Navalha de Occam para ilustrar esta regra: “A explicação mais simples é geralmente a correta”. Isso significa manter suas videochamadas curtas e agradáveis. Todo mundo tem agendas lotadas hoje em dia, e conversas frívolas não apenas são improdutivas e demoradas, mas também podem ser extremamente frustrantes.

3. Utilize recursos visuais para aumentar o interesse dos participantes

Os recursos visuais são uma ótima maneira de manter uma reunião interessante e atualizada. Com Compartilhamento de tamanho real, você pode compartilhar aplicativos sem fio, apresentações do PowerPoint™, vídeos, gráficos, gráficos e qualquer outra coisa para colaboração em tempo real.

4. Grave a videoconferência para colegas ausentes

Infelizmente, projetos rápidos e prazos de última hora podem aparecer inesperadamente ao longo do dia de trabalho. Então é importante gravar sua videochamada para que os colegas atrasados ​​ou ausentes possam sintonizar mais tarde, conforme sua conveniência, para acompanhar as informações. 

5. Silencie-se quando não estiver falando

Mesmo se você achar que está extremamente quieto enquanto outra pessoa está falando, a maioria dos microfones capta sons fracos, como digitar, tossir, mastigar ou bater na caneta. Depois de receber várias pessoas em uma chamada com microfones sem som, o ruído de fundo pode ser extremamente perturbador. Como cortesia para os outros, sempre silencie o microfone quando não estiver falando. 

6. Minimize as distrações

Isso pode parecer óbvio, mas é importante garantir que todos estejam focados na reunião em questão e não em outras tarefas distrativas. Coloque seu smartphone no silêncio ou fora de vista durante a reunião. Se você estiver compartilhando sua tela com os outros participantes, tente desabilitar as notificações pop-up e feche outros programas como chat, notificações de calendário e e-mail. Empresas que usam videoconferência relatar menos instâncias de multitarefa nas reuniões, resultando em tempos de reunião mais curtos.

7. Não se esqueça de ser você mesmo

Já estamos muito longe de a videoconferência ser usada apenas para reuniões de diretoria com sua equipe executiva — transformou-se em uma forma diária de comunicação face a face. Assim como enviar mensagens de texto, falar ao telefone ou ir até a mesa do seu colega e conversar pessoalmente, a experiência de videoconferência é sobre o que está sendo discutido. Portanto, não se preocupe quando se trata de entrar na câmera - apenas seja você mesmo!

8. Mantenha as reuniões do tamanho certo

Quanto mais pessoas houver em uma chamada, mais confusas e distrativas as coisas podem ser. Menos pessoas significa maior colaboração e maior participação. Claro, se você estiver tendo uma reunião em toda a empresa, convide todos para participar da transmissão ao vivo e grave-a para aqueles que não puderem participar do evento ao vivo.

9. Verifique suas configurações

Enquanto a chamada de vídeo leva apenas um clique de um botão agora, nunca é demais verificar suas configurações e certificar-se de que o áudio e a câmera estão configurados corretamente. Dessa forma, se você tiver um monitor externo com uma câmera embutida, poderá ajustar de acordo.

10. Use a cortesia comum

Como a colaboração por vídeo é como uma interação pessoal, é importante usar a mesma cortesia que você usaria se estivesse na mesma sala. Isso inclui prestar atenção ao orador, minimizar a multitarefa e evitar interrupções. Embora isso possa parecer óbvio, boas maneiras podem levá-lo longe na construção de relacionamentos comerciais.

Seis coisas a considerar ao escolher um aplicativo de videoconferência

1. Confiabilidade da chamada

Certifique-se de que seu provedor de serviços de videoconferência seja construído em uma rede confiável e resiliente que tenha disponibilidade global para atender às necessidades exclusivas de sua empresa.

2. Qualidade do vídeo

Não se contente com nada menos do que incrível para sua comunicação de missão crítica. Áudio e vídeo 4K perfeitamente ajustados fazem você se sentir como se estivesse na mesma sala, mesmo se estiver se conectando a milhares de quilômetros de distância.

3. Fácil de usar

Escolha uma solução que se integre ao seu diretório corporativo para uma maneira fácil de se conectar com colegas, mas também certifique-se de que a solução ofereça suporte a chamadas de convidados para reuniões com clientes e parceiros fora de sua organização.

4. Compartilhamento de tela sem fio

Transforme instantaneamente sua videochamada em uma sessão de trabalho colaborativa compartilhando sua tela ou apresentação. Dessa forma, você pode cooperar em um documento, além de se comunicar pessoalmente.

5. Suporte ao Cliente

Quem você chama se algo quebrar? Uma solução de classe empresarial deve ser apoiada por suporte dentro de tempos de resposta significativos. Escolha uma solução que irá apoiá-lo durante toda a vida do serviço.

6. Traga seu próprio dispositivo (BYOD)

Suporte para PC ou Mac, tablet e smartphone (Android ou iOS) e chamadas baseadas em navegador são essenciais. O BYOD veio para ficar — para melhor adoção, encontre uma solução que se integre a todos os dispositivos que sua equipe adora usar.

Por que usar o Lifesize para sua videoconferência?

Aproveite o hardware e o software juntos

Ao integrar nossos sistemas de sala de reunião e serviço em nuvem, permitimos que todas as pessoas, todos os dispositivos e todas as salas de conferência tenham videoconferências incríveis. 

Acesse uma rede global

Com data centers em todas as principais regiões geográficas, nossa presença global ajuda você a conectar suas equipes globais com um acordo de nível de serviço de 99.9% de tempo de atividade e índice de satisfação do cliente líder do setor. 

Integração perfeita com todos os aplicativos

O Lifesize se encaixa no fluxo de trabalho de suas ferramentas existentes para oferecer a melhor experiência de usuário de vídeo nos aplicativos e salas de reunião que você usa todos os dias com Análise CX que mantêm seus clientes no centro do seu negócio. Sistemas de sala de conferência de terceiros como Polycom e Cisco e ferramentas de agendamento e colaboração como Microsoft® Equipes, Microsoft® Skype para Empresas, Microsoft® Outlook® e Google Agenda são perfeitamente integrados ao Lifesize. 

Conecte-se e comunique-se com segurança com os membros da equipe

A Lifesize usa os melhores data centers com certificações independentes de segurança e privacidade de terceiros para garantir a base mais segura e confiável possível para nossos clientes.

Pronto para começar a usar o Lifesize?

Na Lifesize, tudo o que fazemos é projetado, construído e suportado para tornar a experiência do usuário excelente e sem esforço desde o primeiro dia. Depois de mais de quinze anos desenvolvendo sistemas de sala de conferênciadispositivos de apresentação de sala de reunião sem fioaplicativos de videoconferência e os votos de rede global de nuvem que une tudo isso, não nos contentamos com nada menos do que incrível. O Lifesize oferece uma experiência de reunião unificada incomparável na qual você pode confiar para trabalhar na primeira vez, sempre.

Em resposta à pandemia de COVID-19, a Lifesize está oferecendo serviço de videoconferência gratuito e ilimitado para todas as empresas globais por seis meses. Nosso objetivo é apoiar as empresas da melhor maneira possível durante esse período difícil e manter o mundo funcionando.

Perguntas frequentes sobre chamadas de videoconferência 

Como faço uma chamada de videoconferência?

Existem várias maneiras de fazer uma videoconferência com o aplicativo Lifesize. Com um serviço de chamadas de vídeo baseado em diretório, fazer uma chamada é tão fácil quanto clicar em um nome. Este vídeo mostra como é fácil entrar em contato com seus contatos no Lifesize.

Como faço uma videochamada em grupo?

Fazer uma chamada de vídeo em grupo é fácil. Você pode agendar reuniões únicas ou recorrentes usando o Lifesize e seu serviço de calendário favorito. Basta selecionar uma sala de reunião para se reunir e enviar os detalhes da chamada para os convidados da reunião. Eles podem participar do aplicativo Lifesize, do navegador com o aplicativo da Web Lifesize ou até mesmo por telefone. E todas as opções estão incluídas no corpo do convite da reunião.

Como compartilho minha tela em uma videoconferência?

Se você estiver participando de uma videoconferência do aplicativo Lifesize em seu laptop ou por meio do aplicativo da Web baseado em navegador, basta clicar no ícone presente para compartilhar sua tela. Se você estiver em uma sala de reunião, nosso dispositivo de compartilhamento de sala de reunião sem fio, Lifesize Share, facilita compartilhar sua tela, reproduzir vídeos ou até mesmo controlar apresentações diretamente de seu telefone sem precisar depender de dongles ou conectores especiais.

Como faço para participar de uma chamada de videoconferência do meu celular?

O aplicativo móvel Lifesize oferece aos usuários remotos mais recursos para reuniões em trânsito. Saiba mais sobre recursos como o modo pinch-to-zoom e somente ouvir neste rápido vídeo de visão geral.