Todos nós sabemos como é estar despreparado durante uma reunião - você sabe, aquele cara que não sabe como usar a tecnologia na sala de reuniões para iniciar sua apresentação ou simplesmente não sabe o que está acontecendo durante a reunião porque não t faça sua lição de casa com antecedência.
Estar bem preparado para suas reuniões/eventos de videoconferência não apenas evita o constrangimento durante a chamada, mas também torna o evento virtual/reunião mais eficiente e envolvente. E numa altura em que quase todas as empresas estão a trabalhar a partir de casa devido ao Coronavírus, os seus colegas vão agradecer.
Neste guia, mostraremos como se preparar adequadamente para uma reunião virtual, desde obter as informações técnicas básicas até como você deve apresentar suas ideias e contribuir ativamente para o sucesso da reunião.
4 dicas para se preparar para uma reunião virtual
1. Aprenda o básico
O aspecto mais básico de estar preparado para uma reunião virtual é saber como usar a tecnologia de reunião online que está sendo usada. Antes da chamada em conferência, certifique-se de saber como se conectar à chamada e como compartilhar sua tela. Se a chamada estiver hospedada em um aplicativo que você nunca usou antes, reserve um minuto para fazer o download do aplicativo ou instalar os plug-ins necessários. Embora alguns serviços de vídeo, como o Lifesize, sejam executados nativamente em seu navegador da Web, outros podem exigir etapas de instalação adicionais.
Em seguida, você deve sempre verificar suas configurações de áudio e vídeo. A maioria dos aplicativos de reunião online terá um recurso de configurações que permite verificar se a câmera e o microfone estão funcionando conforme o esperado e se a fonte de áudio preferida está selecionada (fones de ouvido versus alto-falantes). Durante este processo, você pode verificar o enquadramento do seu vídeo e certificar-se de ter iluminação adequada no local para garantir que você e seus arredores pareçam profissionais. Se você estiver apresentando durante a reunião, certifique-se de fechar todas as guias não relacionadas e silenciar as notificações em seu laptop.
2. Compartilhe conhecimento antes da reunião
Agora vamos nos voltar para o lado menos técnico da preparação de reuniões virtuais. O quanto você precisa se preparar antes da reunião depende de quanta responsabilidade você tem durante a reunião, mas alguns princípios abrangentes podem aumentar drasticamente a eficácia da reunião virtual para todos os participantes. Primeiro, todos devem conhecer os tópicos que estão sendo discutidos e os objetivos da reunião bem antes do início da teleconferência. Se você estiver liderando a reunião virtual, certifique-se de criar um reunião agenda e envie para toda a sua equipe antes do início da chamada. A agenda abordará os principais pontos de discussão e definirá o resultado da reunião para que todos possam comparecer à reunião virtual informados e preparados.
Os documentos de acompanhamento da reunião também devem ser enviados com a agenda da reunião. Para grupos de trabalho de projeto, pode valer a pena configurar uma pasta de documentos compartilhados ou criar um canal em Microsoft Teams ou Slack para guardar materiais. Apenas certifique-se de que, qualquer que seja a abordagem que você adote para compartilhar, faça isso com segurança e, idealmente, de acordo com um confiança zero estratégia de segurança.
Se você for um participante da reunião e não tiver recebido uma agenda antes do início da teleconferência, entre em contato com o organizador da reunião para perguntar quais tópicos e materiais serão discutidos durante a reunião. Eficaz apresentações virtuais e as reuniões dependem de todos para ler o material da reunião e se preparar com antecedência. Como Nancy M. Settle-Murphy aponta em seu livro Liderando Equipes Virtuais Eficazes, não se preparar para reuniões é uma violação ética contra sua equipe, porque se os outros tiverem que tomar tempo para alcançá-lo, é roubar tempo da equipe – e isso é um hábito desrespeitoso.
3. Faça sua lição de casa
A pré-leitura do material relacionado à reunião é apenas o começo. Você também deve reservar um tempo para pensar em suas opiniões sobre os tópicos da reunião e preparar perguntas, observações e comentários. Você não precisa ter todas as respostas. Às vezes, você só precisa ter perguntas instigantes e ser capaz de explicar por que é importante explorar essas perguntas para realmente se destacar em uma reunião.
Ao pesquisar os tópicos da reunião, tente ter novas ideias e novas estratégias realistas para atingir as metas da reunião. Se necessário, crie visuais relevantes que ajudem a apoiar seus comentários e ideias e que você possa compartilhar durante a reunião virtual.
Se o tópico da reunião for extenso ou você não estiver familiarizado com ele, tente se concentrar em uma contribuição importante que você pode fazer durante a reunião e faça valer seu comentário. Você não precisa falar muito para ser notado. Em vez disso, seja o membro da equipe que contribui com fatos, ideias e soluções de alto valor para um tópico específico de uma maneira fácil de entender e digerir. Sua oportunidade de falar durante a reunião virtual pode ser limitada, especialmente se houver personalidades maiores na chamada, portanto, prepare-se para manter seus comentários curtos e precisos.
Ter um desempenho eficaz em uma reunião virtual é uma habilidade que deve ser aprendida, como a maioria das coisas nos negócios. Antes da reunião, escreva seus comentários e pratique dizê-los em voz alta até que você possa falar confortavelmente sobre o tópico da reunião e suas estratégias e ideias com facilidade. Lembre-se, a prática leva à perfeição.
4. Vá mais longe
Se você começar com as etapas preparatórias acima, estará em uma boa posição para falar com confiança e fazer contribuições valiosas para a reunião. Durante a teleconferência, ouça atentamente, faça anotações, se necessário, e seja proativo ao compartilhar seus comentários preparados quando for o momento apropriado. Embora você queira ser visto e ouvido, é importante permitir que outros participantes da reunião também contribuam. Só interrompa quando souber que pode fazer comentários de valor agregado ao tópico específico que está sendo discutido.
Todas as ideias e sugestões apresentadas durante a reunião precisam ser implementadas. Mesmo que isso não seja de sua responsabilidade, tome a iniciativa de escrever os próximos passos e necessidades potenciais para atingir as metas do projeto e enviar para sua equipe. Confira nosso post relacionado em Ata de reunião para obter mais dicas e um modelo que você pode usar para rastrear itens de ação e próximas etapas. Fazer um esforço extra para acompanhar após a reunião mostra à gerência e à sua equipe que você planeja e pensa no futuro.
Por fim, você também deve reconhecer que as habilidades que você (e sua equipe) aprendem por meio de reuniões virtuais têm aplicações muito mais amplas. Como vários analistas notaram, a comunicação unificada é chave para aumentar a eficiência operacional, e assim os princípios que você aplica às suas reuniões virtuais também podem ser implantados para aumentar sua base de clientes.
Conclusão
Em última análise, reuniões virtuais eficazes começam com uma preparação eficaz. Se todos estiverem bem preparados, essas reuniões podem ser uma ferramenta poderosa para apresentar ideias inovadoras, atingir metas e impulsionar a empresa. Mas se alguém chegar à reunião despreparado, certifique-se de que não é você.
