Vamos ser sinceros - todos nós já tivemos uma reunião terrível uma ou duas vezes em nossas vidas. Na verdade, eles são muito mais comuns do que você imagina. De acordo com Relatório de estado das reuniões de 2019 do Doodle, o custo de reuniões mal organizadas em 2019 chegará a US$ 399 bilhões somente nos Estados Unidos, o que é um tremendo obstáculo para a eficácia dos negócios. Um passo fácil para aumentar a eficácia de sua reunião é sempre incluir uma agenda de reunião. Aqui está nosso guia para criar uma ótima agenda de reuniões que você pode usar na próxima vez que agendar a sala de conferências ou organizar uma reunião de equipe virtual.
O que é uma agenda de reunião virtual?
Uma agenda de reunião é uma lista cronológica de tópicos, tarefas e atividades a serem abordadas ou abordadas durante uma reunião. Uma agenda de reunião virtual permite que os participantes tenham um esboço do que será discutido na reunião para que possam se preparar com antecedência para garantir o mais produtivo e reunião eficaz possível.
Por que as agendas de reuniões são importantes?
Ninguém quer estar em um mal planejado reunião de equipe. O tempo é crucial para todos na sala - e fora da sala - então ter que sentar em uma sala de conferência ou em uma videochamada com um grupo de pessoas que não sabem por que estão lá em primeiro lugar pode ser um pouco frustrante.
Apenas criando um esboço simples de como você deseja gastar seu tempo nesta reunião e compartilhando-o com seus colegas, você pode não apenas eliminar a confusão, mas também definir o tom da reunião, definir os tópicos a serem abordados e aumentar o número de participantes engajamento, pois todos têm tempo para preparar informações ou tópicos de pesquisa com antecedência.
5 motivos para usar uma agenda em reuniões virtuais
Uma agenda de reunião eficaz e bem pensada pode fazer maravilhas para você e seus colegas. Aqui estão cinco razões para usar uma agenda de reunião:
1. Aborde todos os principais pontos de discussão
Não há nada pior do que ir a uma reunião e não ter ideia de por que ela foi convocada. O melhor das agendas de reuniões é que elas listam claramente os tópicos que estão sendo discutidos no horário da reunião, para que ninguém entre na sala completamente sem noção.
2. Envie convites de reunião para as pessoas certas
Os participantes da reunião são selecionados a dedo e são escolhidos para se sentar na sala por um motivo. Se você é escolhido para falar sobre um determinado tópico da agenda ou as decisões tomadas nesta reunião o afetam diretamente, poder consultar uma agenda com antecedência confirma seu lugar na mesa.
3. Defina os resultados
Cada reunião tem um motivo para se reunir. Se você conhece o objetivo de uma reunião – e qual pode ser o resultado – há menos oportunidades de se desviar do tópico da discussão, eliminando assim o risco de ter uma reunião ruim.
4. Mantenha os participantes focados
As agendas fornecem aos participantes um esboço para seguir na reunião. As conversas se perderão menos no vazio e sangrarão menos em outros tópicos que não estão na lista de tópicos de discussão, mantendo a reunião nos trilhos.
5. Elimine desculpas
Com as agendas enviadas com antecedência, qualquer desculpa que um participante possa ter para não estar pronto para discutir um assunto é eliminada. As agendas mantêm os colegas responsáveis por estarem preparados e apresentarem o melhor de si na sala de reuniões.
9 dicas para criar sua agenda de reunião virtual
Criar sua agenda de reuniões não precisa ser difícil. Aqui estão algumas dicas sobre como criar uma agenda completa para aproveitar ao máximo sua reunião. Você pode usar essas dicas se sua reunião for de 30 minutos ou uma conferência de três dias e se estiver se reunindo com um grupo de quatro ou 100.
1. Crie a agenda da reunião com antecedência
Ninguém precisa do estresse de se esforçar para montar uma agenda minutos antes da ligação – quanto mais tarde você enviar uma agenda, menos tempo as pessoas terão para examiná-la. Quanto mais cedo você começar a redigir uma agenda de reunião, mais tempo terá para editá-la e torná-la apresentável para seus colegas.
2. Busque informações dos membros da equipe
Para garantir o envolvimento da reunião durante a videochamada, verifique se a agenda inclui tópicos sobre os quais eles desejam conversar. Peça aos participantes da reunião que sugiram o que desejam adicionar, para que todos possam se envolver do início ao fim e todos tenham uma vez de falar na reunião.
3. Priorize os itens de ação que precisam ser abordados
Depois de ter todos os seus tópicos no papel, ordene-os por importância para que você fale sobre o material mais importante no início da reunião. As reuniões geralmente passam de hora extra, então você não quer estar em uma situação em que tenha que empurrar tópicos importantes para a próxima reunião.
4. Defina um limite de tempo razoável
Reuniões de 30 minutos dão a você aquele tempo extra para falar sobre coisas que você pode não conseguir em uma sincronia de XNUMX minutos e parecem menos intensas e intimidantes do que reuniões de uma hora inteira. Se você é um usuário Lifesize, você pode aprender muito sobre a sua empresa tempo médio de reunião no Admin Console.
5. Mantenha as “sessões de brainstorming” fora de uma reunião urgente
Reuniões abertas, como brainstorms ou sessões de quadro branco geralmente não têm um limite de tempo e podem ser mantidos no impulso do momento. Tente evitar os tópicos em reuniões que têm uma restrição de tempo estrita por causa do tempo e dos horários de todos os outros.
6. Determinar se uma decisão precisa ser tomada para um item da agenda
Destaque questões que precisam ser resolvidas ou decisões que exigem votação para deixar claro que os participantes serão convidados a participar. Certifique-se de dar aos membros de sua equipe uma quantidade razoável de tempo para considerar suas escolhas.
7. Use a regra de 2/3
Quando você fizer a agenda da reunião e começar a reunir os participantes, certifique-se de que todas as pessoas na reunião estejam envolvidas em pelo menos duas das três coisas que estão sendo discutidas. Dessa forma, as pessoas não sentem que estão participando de uma reunião em que não são necessárias. O rastreamento das atas da reunião pode tornar a próxima reunião melhor.
8. Mantenha um cronograma
É difícil determinar quanto tempo cada tópico da agenda será abordado, mas tente dar tempo suficiente para cada tópico da agenda sem sair do caminho. Seja flexível, mas também certifique-se de que cada tópico seja discutido de forma eficaz e completa.
9. Envie sua agenda de reuniões com antecedência
Quanto mais cedo você puder enviar a agenda da reunião, mais tempo você dará aos participantes para se prepararem. O mais tardar, certifique-se de compartilhar a agenda da reunião de sua equipe 24 horas antes da reunião – isso servirá como um lembrete de que a reunião acontecerá e dará a seus colegas a oportunidade de fazer atualizações de última hora.
Modelo de Agenda de Reunião Virtual [2020]
Este modelo de agenda de teleconferência é dividido em 5 seções: logística da reunião, objetivo, preparação da reunião, agenda e informações relacionadas. Você pode usar este modelo de agenda de reunião para qualquer tipo de reunião. Basta preencher o modelo abaixo:
Vamos nos encontrar!
Data: [Inserir data]
Tempo: [Inserir hora]
Locação: [Inserir local]
Participantes: [Inserir participantes]
Objetivo
Nosso objetivo é pensar em maneiras de aumentar a produtividade em nossas reuniões. Por favor, venha para a reunião com algumas ideias para compartilhar.
Preparação para reunião
Ler: Guia - Como fazer atas de reuniões eficazes
Trazer: Exemplos de coisas que você tentou no passado que funcionaram e/ou coisas que você ouviu de outras equipes
agenda
Nossas exigências - 10 minutos
Ao redor da mesa - 30 minutos
Demo da Aplicativo de tamanho real - 15 minutos
Voto - 5 minutos
Informação relacionada
A pessoa média está agendada para cerca de 60 reuniões por mês
1 em cada 3 minutos de cada dia de trabalho gasto em reuniões
Estima-se que 25-50% do tempo da reunião seja desperdiçado
Baixe nosso modelo de agenda de reunião virtual
Preparamos um modelo de agenda de reunião virtual gratuito que você pode copiar e colar no corpo do seu próximo convite de reunião. Inclua os detalhes básicos da reunião (data, hora, participantes, local), o objetivo principal do motivo pelo qual a reunião foi convocada e qualquer preparação que seus colegas possam precisar fazer antes do início da reunião. Inclua tópicos da reunião, palestrantes, limites de tempo e quaisquer outros detalhes que possam ser relevantes para a reunião em questão.
Perguntas de acompanhamento pós-reunião para fazer a si mesmo
É importante avaliar como a agenda da reunião afetou o restante da equipe após o término da reunião. Ao reservar um tempo para refletir sobre o quão próximo sua equipe se apegou à agenda ou não, você pode começar a delinear a próxima.
Você alocou tempo suficiente?
Você não pode prever exatamente quanto tempo alocar por tópico em sua agenda, e tudo bem! Às vezes, você superestima ou subestima o quanto seus colegas têm a dizer sobre cada tópico – apenas certifique-se de incluir os que você perdeu na próxima reunião.
Ficou no assunto?
Se você e seus colegas tiveram dificuldade em manter o assunto, certifique-se de ser um pouco mais rigoroso na próxima vez que se encontrar. Os tópicos foram listados por um motivo e, às vezes, é preciso um pouco de força extra para manter a agenda.
Você realizou tudo ou a maior parte do que precisava?
Pegue os tópicos que você pode não ter abordado nesta chamada e certifique-se de incluí-los em sua próxima agenda, e talvez até envie um e-mail pós-reunião para os participantes dizendo que a conversa sobre esses tópicos perdidos ainda não acabou.
O que você pode mudar para a próxima vez?
Nenhuma agenda é perfeita na primeira rodada. Reserve um momento e faça as edições necessárias para a próxima vez que se encontrarem – elas só ficarão melhores!
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