Após meses de funcionários trabalhando remotamente em resposta a COVID-19, as empresas enfrentam agora um novo desafio: como e quando regressar ao escritório em segurança. Apesar das incertezas e das preocupações logísticas significativas, um local de trabalho pós-COVID-19 é inevitável, mesmo que as organizações trabalhem para adaptar as instalações com base nas diretrizes em evolução das instituições de saúde pública.
Para fazer a transição com sucesso para esta próxima fase de trabalho, as empresas terão que reforçar suas estratégias atuais, ser flexíveis e priorizar a segurança e o bem-estar de seus funcionários. Além disso, com uma porcentagem maior de funcionários continuando a trabalhar remotamente e as expectativas de que as equipes serão cada vez mais compostas por funcionários no escritório e remotos, as empresas precisarão reforçar as ferramentas e técnicas de colaboração para que os funcionários possam continuar trabalhando juntos de forma eficaz, independentemente da localização. . Nenhuma solução funcionará para todas as empresas, mas uma reintrodução à vida no escritório sem um plano bem pensado pode ser arriscado e perigoso. Neste blog, oferecemos dicas, sugestões e considerações úteis para retornar ao trabalho com segurança após o COVID-19.
Como será o retorno ao trabalho após o COVID-19?
Com a incerteza contínua em torno da pandemia de coronavírus, ninguém sabe exatamente como será o retorno ao trabalho após o COVID-19. Algumas empresas permanecerão totalmente remotas, enquanto outras retornarão toda a equipe ao escritório. A grande maioria das organizações estará em algum lugar entre esses dois extremos. A Global Workplace Analytics, uma empresa de pesquisa especializada em tendências de trabalho remoto, prevê que 25–30% dos funcionários dos EUA trabalharão em casa vários dias por semana até o final de 2021, acima dos 3.6% dos funcionários que citaram trabalhar em casa vários dias por semana antes da crise de saúde.
O que é um modelo de trabalho híbrido?
Um modelo de trabalho híbrido é composto por trabalhadores remotos e internos e oferece aos funcionários a capacidade de escolher como, onde e quando desempenhar suas funções de trabalho. Isso geralmente inclui espaços de escritório projetados para acordos de trabalho flexíveis, onde os funcionários entram e saem do escritório com base na preferência e conforme o trabalho do projeto exige.
Talvez como um sinal de que o futuro do trabalho chegou, várias grandes empresas anunciaram formalmente novas políticas destinadas a adotar um modelo de trabalho híbrido que dá aos funcionários a opção de retornar voluntariamente ao escritório ou continuar trabalhando remotamente por tempo indeterminado.
Em uma entrevista recente, CEO do Twitter, Jack Dorsey explicou a intenção de sua empresa de adotar o trabalho híbrido, dizendo: “Se nossos funcionários estiverem em uma função e situação que lhes permita trabalhar em casa e quiserem continuar a fazê-lo para sempre, faremos isso acontecer. Caso contrário, nossos escritórios serão calorosos e acolhedores, com algumas precauções adicionais, quando sentirmos que é seguro voltar.” Em última análise, o retorno ao trabalho após o COVID-19 será diferente para cada organização, portanto, você deve encontrar uma solução que funcione melhor para a segurança e o bem-estar de todos os seus funcionários.
10 dicas para empresas que retornam ao trabalho após o COVID-19
As empresas que planejam transferir seus funcionários de volta ao escritório precisam de um plano que mantenha a segurança, reconstrua o moral e mantenha o conforto e o bem-estar dos funcionários em mente. Abaixo estão dez dicas, sugestões e considerações para garantir uma transição bem-sucedida de volta ao trabalho após o COVID-19. As organizações também devem trabalhar para implementar medidas preventivas e de segurança, conforme previsto pela Administração de Saúde e Segurança Ocupacional (OSHA), Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC), bem como autoridades de saúde pública estaduais e locais.
1. Adote um modelo de trabalho híbrido
Talvez a melhor maneira de manter a produtividade dos funcionários e manter todos felizes durante esse período de transição seja permitir que os funcionários trabalhem de onde estiverem mais confortáveis e produtivos. Em um estudo recente, a empresa de pesquisa Valoir descobriu que o trabalho remoto teve apenas um pequeno impacto negativo (1–3%) na produtividade durante o COVID-19, apesar dos desafios logísticos significativos devido à mudança abrupta, incluindo a falta de equipamentos adequados de home office e cuidados infantis insuficientes para os pais que trabalham .
Você pode descobrir que alguns funcionários desejam retornar ao escritório enquanto outros trabalham melhor em casa ou precisam continuar trabalhando remotamente por motivos médicos ou pessoais. A criação de um modelo de trabalho híbrido com uma mistura de funcionários remotos e internos oferece aos funcionários a flexibilidade de retornar ao escritório somente se estiverem confortáveis e prontos. Além disso, ter uma equipe menor retornando ao escritório pode ajudar os trabalhadores a seguir os regulamentos de distanciamento social e reduzir a propagação do coronavírus.
2. Implementar um cronograma de trabalho rotativo
Outra ótima maneira de mitigar os riscos do COVID-19 em seu escritório é implementar um horário de trabalho rotativo. Por exemplo, divida seus funcionários no escritório ao meio e defina um cronograma em que cada grupo alterne os dias em que se deslocam para o escritório (certifique-se de dividir cada departamento uniformemente para evitar grandes grupos de funcionários trabalhando fisicamente próximos). Isso dá a todos os funcionários a oportunidade de trabalhar em casa e no escritório todas as semanas, além de limitar o número total de funcionários no escritório a qualquer momento. Obviamente, ambos os grupos podem continuar a trabalhar juntos de forma eficaz usando ferramentas de comunicação, como aplicativos de bate-papo e videoconferência.
3. Adote uma abordagem em fases
Ter toda a sua força de trabalho retornando ao escritório no primeiro dia não é realista. Considere a implementação de uma abordagem em fases em que uma pequena porcentagem de funcionários retorna ao escritório durante um período de tempo. Por exemplo, você pode começar com 25% de seus funcionários no escritório retornando ao escritório durante a primeira fase. Se tudo correr bem, aumente para 50% os funcionários voltando ao escritório algumas semanas depois, e assim por diante. Uma abordagem em fases reduz a carga já cobrada das equipes sanitárias que estão trabalhando horas extras para acompanhar o exigente cronograma de limpeza e reduz o risco de um funcionário contagioso retornar ao escritório e transmitir a doença a toda a equipe.
4. Reestruture seus escritórios
As diretrizes de distanciamento social não desaparecerão tão cedo, portanto, os escritórios precisarão espaçar adequadamente as mesas e criar barreiras apropriadas entre as estações de trabalho dos funcionários. Para ajudar as instalações e os profissionais de RH a fazer essas acomodações, uma empresa na Holanda criou um modelo de trabalho chamado “6 pés de escritório” projetado para ajudar os funcionários a trabalhar com segurança no mesmo espaço de escritório compartilhado durante o distanciamento social. Além disso, as empresas podem precisar instituir políticas para limitar o número de pessoas por reunião e pessoas de fora que visitam o escritório sem aviso prévio.
5. Crie um local de trabalho sanitário
Todas as mesas, mesas, cadeiras e espaços comuns precisarão ser cuidadosamente limpos e desinfetados diariamente. De acordo com Jay Varkey, professor associado de medicina da Escola de Medicina da Universidade Emory, “deve haver uma estação de desinfetante para as mãos na entrada e na saída de cada elevador”. As empresas também devem considerar o estabelecimento de estações de higienização das mãos em áreas de alto tráfego e em superfícies de alto toque, como o saguão, salas de descanso e salas de conferência. Se possível, mantenha as portas abertas para reduzir o toque das maçanetas. o CDC também recomenda abrir as janelas, se possível, instalar filtros de ar de alta eficiência e ajustar os condicionadores de ar para aumentar a circulação e o fluxo de ar.
6. Incentive a boa higiene e o auto-isolamento
Incentive todos os funcionários a lavarem frequentemente e cuidadosamente as mãos ao longo do dia e a evitar tocar nos olhos, nariz e boca. Além disso, os funcionários devem ser instruídos sobre os sinais e sintomas do COVID-19 e ficar em casa se estiverem se sentindo mal para evitar a propagação de germes no escritório. Considere implementar uma política flexível de licença médica para acomodar funcionários com resultado positivo para coronavírus.
7. Tenha um plano de contingência
Com a incerteza contínua em torno do COVID-19, você deve permanecer flexível e preparado. Tenha um plano de contingência caso haja um surto do vírus em seu escritório. Você precisará agir de forma rápida e agressiva para impedir sua propagação. Os funcionários devem levar seus laptops e trabalhar em casa diariamente, caso precisem começar a trabalhar remotamente com curto prazo.
8. Obtenha feedback dos funcionários
É importante não esquecer o fator humano durante este período difícil. Seus funcionários passaram semanas ou meses trabalhando em casa sem interagir fisicamente com seus colegas e agora devem retornar ao escritório, mas mantendo distância uns dos outros. Todas essas mudanças provavelmente serão desafiadoras para sua equipe. Para garantir que você está avançando na direção certa, peça feedback aos seus funcionários para ver o que está funcionando e quais áreas podem ser melhoradas.
9. Revise suas ferramentas de comunicação
Como alguns funcionários continuam trabalhando em casa enquanto outros retornam ao escritório, é essencial ter as ferramentas certas para comunicação e produtividade perfeitas. Avalie as necessidades de sua equipe e obtenha ferramentas de mensagens instantâneas e videoconferência configuradas e prontas para uso para evitar atrasos no início do trabalho. Priorize as interações cara a cara para garantir que os funcionários remotos se sintam tão conectados e informados quanto seus colegas no escritório. Qualidade de vídeo realista do Lifesize faz parecer que toda a sua equipe está reunida na mesma sala e permite que você se conecte em um nível mais profundo, sendo capaz de ver e ouvir os membros remotos da sua equipe. Equipes distribuídas não serão eficazes se não se encontrarem cara a cara regularmente.
10. Manter os esforços de formação de equipe
Os funcionários podem se sentir sobrecarregados ou desconectados durante essa fase de transição. Você pode manter o moral da equipe alto introduzindo atividades de formação de equipe que promover a cultura da empresa. Para equipes com membros remotos, convém planejar atividades virtuais de formação de equipe, como happy hours virtuais, atividades de quebra-gelo, jogos online, degustações de vinho, e assim por diante. Para tornar esses eventos de formação de equipe ainda mais divertidos e envolventes, você pode usar fundos virtuais e filtros divertidos durante uma chamada de conferência. Além disso, você pode criar canais privados em ferramentas de bate-papo como Slack e Microsoft Teams para que os funcionários tenham conversas casuais não relacionadas ao trabalho ou se conectem com membros remotos de sua equipe em uma sala de descanso virtual usando o Lifesize.
O que aprendemos sobre o trabalho remoto durante o COVID-19
Trabalhar durante a pandemia de coronavírus tem sido um desafio para organizações e funcionários em todo o mundo, mas não foi de todo ruim. Muitos funcionários experimentaram trabalhar em casa pela primeira vez e ganharam uma nova perspectiva e visão sobre o trabalho remoto. Alguns funcionários descobriram que têm um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal e são ainda mais produtivos e engajados enquanto trabalham fora do escritório. As empresas tiveram que descobrir rapidamente como dar suporte a uma força de trabalho totalmente remota e implementar estratégias de comunicação e ferramentas para manter seus funcionários conectados e engajados. Aqui estão algumas coisas que aprendemos sobre trabalho remoto durante a pandemia.
1. A colaboração em vídeo vai longe
Não surpreendentemente, a demanda por videoconferência aumentou drasticamente quando funcionários de todo o mundo começaram a trabalhar remotamente. Com o distanciamento social e as ordens de permanência em casa, a videoconferência ajudou os funcionários a permanecerem conectados com seus colegas e clientes, adicionando um toque personalizado à conversa. As equipes podem se encontrar cara a cara com segurança, sem se preocupar em espalhar o COVID-19 entre si.
Além das reuniões relacionadas aos negócios, a videoconferência tornou-se a solução ideal para atividades de formação de equipes. Os tradicionais happy hours, festas de escritório e eventos sociais tornaram-se experiências virtuais por meio da videoconferência, que serviu como a alternativa mais próxima aos encontros presenciais.
2. O trabalho remoto economiza dinheiro para empregadores e funcionários
O trabalho remoto pode ser vantajoso tanto para empregadores quanto para funcionários. Trabalhadores totalmente remotos economizam às organizações, em média, US$ 22,000 por ano por funcionário uma vez que a empresa não tem que fornecer ao trabalhador imóveis de escritório, eletricidade, alimentos, bebidas e assim por diante. Para os funcionários, trabalhar em casa oferece um horário de trabalho flexível sem perda de tempo devido ao deslocamento. Casos mostram que um funcionário remoto economiza, em média, US$ 7,000 por ano devido aos custos reduzidos em viagens, estacionamento e alimentação.
3. Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal para trabalhadores remotos
A 2019 pesquisa relataram que 91% dos trabalhadores remotos optaram por trabalhar em casa para ter um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Embora haja uma grande diferença entre “escolher” trabalhar remotamente e ser “forçado” a trabalhar em casa por causa de uma pandemia, muitos funcionários experimentaram recentemente alguns dos aspectos positivos do trabalho remoto, como passar mais tempo com suas famílias, ter um horário de trabalho flexível e aumento da produtividade. Em um pesquisa por Tiny Pulse, uma ferramenta de engajamento de funcionários, 91% dos trabalhadores remotos afirmaram que realizam mais trabalho fora do escritório.
4. Obras de infraestrutura remota
Apesar ferramentas e soluções para o trabalho remoto existem há anos, muitas organizações não estavam preparadas para apoiar uma força de trabalho totalmente remota no início da pandemia. Essa mudança repentina na forma como trabalhamos obrigou as empresas a rever seus pilha de tecnologia e crie uma infraestrutura remota que conecte seus funcionários e mantenha seus negócios funcionando sem interrupções. A força de trabalho moderna não existe mais em um único local de escritório. Ferramentas dinâmicas e colaborativas e soluções baseadas em nuvem tornaram possível que equipes distribuídas em todo o mundo trabalhem juntas de maneira eficaz e produtiva, independentemente de sua localização.
Conclusão
A saúde e a segurança de sua equipe foram a força motriz para que todos os seus funcionários trabalhassem em casa durante a pandemia do COVID-19, portanto, a saúde e a segurança de seus funcionários devem ser seu objetivo final ao devolvê-los ao local de trabalho. Lembre-se dessas dicas e considerações ao desenvolver seu plano para fazer a transição de volta à vida no escritório. As coisas podem não voltar ao normal por um tempo, ou nunca, então você quer tornar essa transição o mais fácil e confortável possível para seus funcionários.
