Com mais empresas do que nunca trabalhando em casa devido à pandemia do COVID-19, a videoconferência está se tornando a norma na maneira como colaboramos e nos comunicamos no local de trabalho. As videoconferências e até os webinars agora são maiores e mais complexos, com conversas críticas para os negócios cada vez mais acontecendo por meio de videoconferências. Essas reuniões com mais de 20 participantes exigem recursos de áudio e vídeo mais avançados do que o Google Hangouts ou o Skype podem oferecer.

As soluções de plataforma de videoconferência que não se integram a salas de conferência e aplicativos gratuitos que limitam o número de participantes não são suficientes para equipes grandes que discam de várias salas de reunião, além de funcionários remotos individuais que ligam de seus dispositivos pessoais. Neste blog, discutiremos como capacitar sua equipe com as ferramentas certas para videoconferências bem-sucedidas em grandes grupos.

Videoconferência grande de tela dupla com participantes de vídeo e compartilhamento de tela

Os prós e contras de chamadas de grandes equipes

Feito corretamente, a videoconferência para grandes grupos é uma maneira perfeita de colocar todos na mesma página e criar metas de equipe coesas em diferentes escritórios (ou até mesmo fronteiras). Mas, como em tudo, há prós e contras nesses tipos de videoconferência.

PROS CONS
  • Possibilita uma força de trabalho distribuída
  • Economiza tempo e custos associados a viagens
  • Fornece uma alternativa verde para viajar
  • Permite que você se conecte em um nível mais profundo com comunicação cara a cara
  • Torna as reuniões de equipe mais eficientes e eficazes
  • Incentiva os funcionários a interagir uns com os outros para construir camaradagem
  • A multitarefa pode reduzir o tempo de atenção
  • Potencial para problemas técnicos
  • Ineficiente quando não usado corretamente
  • Alguns destinos de viagem podem ser vistos como uma vantagem

 

Melhor software de videoconferência: 6 recursos para grandes equipes

Chamadas de grandes grupos geralmente são onde os serviços gratuitos começam a falhar. Muitos são restritos pelo número de participantes ou duração da reunião, enquanto grandes equipes com vários escritórios e funcionários remotos exigem uma solução de videoconferência projetada para lidar com dezenas ou até centenas de participantes. 

Aqui estão algumas coisas a serem consideradas ao pesquisar soluções de videoconferência para sua equipe:

1. Recursos BYOD 

Aka, traga seu próprio dispositivo. Independentemente de os usuários estarem em seus laptops Mac ou Microsoft, telefones celulares ou tablets Android ou Apple, eles precisam de uma maneira fácil de participar de reuniões de videoconferência. O Lifesize oferece suporte a todas as diferentes maneiras pelas quais suas equipes desejam se conectar. Com um simples clique em um link de convite para reunião, os usuários podem até junte-se diretamente de seus navegadores sem ter que baixar um aplicativo ou um plug-in.

2. Resolução de vídeo da mais alta qualidade

Suas grandes reuniões de equipe podem incluir vários trabalhadores remotos individuais em uma videoconferência com várias salas de conferência grandes e pequenas, por isso é importante que todos possam ver e ouvir claramente seus colegas de trabalho. Você precisa de uma solução de videoconferência em HD que seja capaz de transmitir a melhor qualidade de resolução de vídeo possível para suas reuniões de grandes grupos, mesmo em condições de largura de banda abaixo do ideal. Suportes de tamanho real qualidade de imagem 4K realista e qualidade de som superior para garantir que todos na reunião tirem o máximo proveito da chamada. 

3. Conteúdo fácil e compartilhamento de tela

Uma das maneiras mais eficazes de explicar um projeto complexo para toda a sua equipe de uma só vez é realizar uma videoconferência na qual você apresenta os detalhes do projeto compartilhando sua tela ou conjunto de slides ou reproduzindo um vídeo. Compartilhamento de tamanho real permite que você controle sua apresentação sem fio diretamente de seu dispositivo móvel ou laptop durante sua videoconferência - sem necessidade de dongles.

4. Um grande número de participantes 

A maioria dos aplicativos gratuitos de videoconferência limita o número de participantes a cerca de 8 pessoas, impossibilitando a reunião com toda a sua equipe para empresas com um grande número de funcionários e escritórios remotos. O Lifesize permite até 300 participantes de vídeo por reunião online com a capacidade de transmissão ao vivo de conferências de grandes grupos para 10,000 espectadores simultâneos.

5. Capacidade de conectar várias salas de reunião

As equipes geograficamente distribuídas geralmente têm escritórios com salas de conferência em vários locais que precisam ser capazes de participar da mesma videoconferência. As videoconferências projetadas para pequenos grupos, aplicativos gratuitos e soluções somente de aplicativos não atendem às necessidades de videoconferências de grandes grupos com várias salas de reunião. A Lifesize oferece uma variedade de equipamento de sala de reunião desde pequenas salas de reunião até grandes auditórios ou espaços de reunião para todos.

Aprenda a projetar, configurar e implantar a sala de reuniões perfeita com base em suas necessidades exclusivas.

6. Capacidade de gravação e compartilhamento

Quando grandes reuniões de equipe abrangem vários fusos horários, é importante capturar uma gravação de reunião para compartilhar com os participantes que não conseguem fazer o evento ao vivo. Quando a reunião terminar, você poderá compartilhar o link com os participantes que a perderam. Registro e compartilhamento do Lifesize permite capturar suas reuniões importantes com um único clique no botão de gravação e compartilhar a gravação com toda a sua equipe imediatamente após o término da chamada. 

5 problemas comuns com chamadas de grandes equipes

Entre o desperdício de tempo, dificuldades técnicas e problemas de qualidade de vídeo e áudio associados a grandes chamadas de equipe, é compreensível que os funcionários fiquem frustrados com esses tipos de reuniões quando usam a solução errada. Aqui estão os cinco problemas mais comuns com grandes reuniões de equipe

1. Tempo perdido

Com funcionários realizando várias tarefas, sendo desatentos e até dormindo durante grandes chamadas de equipe, você pode se perguntar por que está se reunindo em primeiro lugar. De acordo com Atlassian, os colaboradores participam em média de 62 reuniões por mês com 31 horas de reuniões improdutivas. Se essas 62 reuniões tiverem uma hora de duração cada, isso significa que metade de todo o tempo de reunião é desperdiçado! Use nosso guia Como conduzir uma reunião eficaz para tornar suas reuniões mais produtivas e um melhor uso do tempo de todos.

2. Problemas de qualidade de vídeo

Com soluções de videoconferência fracas e ineficientes, ter um grande número de funcionários em uma chamada ao mesmo tempo pode fazer com que a qualidade do vídeo diminua e resulte em uma imagem pixelada ou irregular mesmo com uma conexão forte à Internet. Com o vídeo ruim, a qualidade do áudio é inferior, levando ao desperdício de tempo enquanto os funcionários tentam corrigir os problemas. Além disso, qualidade de vídeo ruim leva os funcionários a se desengajar, pois eles não podem ver ou ouvir claramente o que está acontecendo na reunião.

3. Participantes limitados permitidos

Se você tem uma equipe de 100 pessoas, mas seu software permite apenas 10, como todos podem fazer uma ligação? Você deseja uma solução de videoconferência que permita que toda a sua equipe se reúna em uma chamada de videoconferência, não apenas algumas selecionadas. O processo deve ser tão fácil quanto fazer uma ligação ou enviar uma mensagem de texto do seu celular. 

4. Dongles

Garantir que você tenha o dongle ou cabo correto para compartilhar sua tela durante uma videoconferência é um incômodo, sem mencionar o desperdício de tempo associado à passagem do dongle para o próximo apresentador durante a reunião. Encontre uma solução que permita compartilhar sua tela sem fio e apresentar em reuniões sem a necessidade de cabos e dongles. 

5. Gravação e compartilhamento complicados

Alguns membros da equipe não puderam participar da chamada? As gravações de vídeo podem ser disponibilizadas para eles, mas com muitas soluções de vídeo, mesmo um vídeo de uma hora leva horas para ser processado e, mesmo assim, é salvo apenas na área de trabalho, portanto, ele precisa ser recarregado e hospedado em algum lugar antes de ser compartilhado. Encontre uma solução com videoconferência e outras ferramentas de colaboração que permitem capturar e compartilhar importantes reuniões de equipe de maneira fácil e instantânea.

Por que você precisa investir em uma experiência adequada de chamadas grandes

Aproveite verdadeiramente sua equipe distribuída

Empresas com uma força de trabalho distribuída globalmente são capazes de empregar os melhores talentos de todo o mundo graças a ACD sistemas nos quais sua equipe pode confiar. No entanto, ser um trabalhador remoto às vezes pode ser solitário e isolado, especialmente se a maior parte de sua equipe trabalha junto no mesmo escritório principal. Permitir que os colegas de equipe se conectem facilmente cara a cara em videoconferências 4K os ajuda a construir relacionamentos mais profundos e a se sentirem conectados à equipe, semelhante a um ambiente de escritório. 

Represente sua empresa e sua marca

Uma chamada de vídeo ruim pode custar dinheiro. Ninguém quer fazer negócios com uma empresa que não consegue se comunicar de forma eficaz. Com recursos claros de compartilhamento de áudio, vídeo e tela em tempo real, suas ligações de vendas serão mais profissionais e você terá uma oportunidade melhor de estabelecer relacionamentos com clientes em potencial.

Faça mais em menos tempo

Um dos aspectos mais desafiadores de ter uma equipe distribuída globalmente é colocar todos na mesma página. As videoconferências são uma ótima maneira de sincronizar a equipe rapidamente ou agendar reuniões de equipe regularmente para garantir que todos trabalhem juntos como uma unidade. Quando você não precisa ficar muito tempo esperando o apresentador compartilhar sua tela ou perder tempo dizendo: “Você pode me ouvir agora?” você pode manter o foco na agenda da reunião e voltar a fazer seu trabalho. As reuniões agendadas para 1 hora podem ser reduzidas em 5 a 15 minutos se a equipe estiver envolvida e não tiver problemas com a qualidade da chamada.  

2 empresas de rápido crescimento que usam o Lifesize para videoconferência

Aqui estão duas empresas em rápido crescimento que usam o Lifesize para realizar reuniões cara a cara mais envolventes e autênticas com nossa solução de videoconferência 4K.

Serviços para Jovens e Famílias New Directions

“Nossa organização utiliza o Lifesize Video Conferencing para vincular nossos muitos sites. Desde conectar nosso conselho de administração em seis condados até permitir que nosso escritório de serviços de saúde converse por vídeo com nossos médicos externos, o Lifesize é um serviço e um produto sem os quais não poderíamos funcionar. Até mesmo o recurso apenas para telefone é tudo o que precisamos… Adoramos especialmente o aplicativo móvel disponível para smartphones e tablets quando precisamos nos encontrar enquanto estamos na estrada.” — Trevor Wilson, especialista em TI da New Directions Youth & Family Services | Leia a revisão completa

Grupo de mídia Action-MCFR

“Estamos usando esta solução para trazer especialistas remotos no assunto para aprendizagem à distância e sessões de colaboração global. Alguns fluxos são gravados e arquivados para o futuro. Se você está trabalhando com grandes equipes distribuídas em todo o país ou mesmo em todo o mundo, [Lifesize] é perfeitamente adequado para isso… No ano passado, organizamos cerca de 2,000 reuniões (~1,600 horas de reunião) e a Lifesize não nos decepcionou.” — Ilya Popovich, líder de teste de controle de qualidade do Action-MCFR Mediagroup | Leia a revisão completa

Conclusão

Quando você tem uma equipe distribuída globalmente, enfrenta o grande desafio de garantir que todos permaneçam conectados e trabalhem juntos como uma organização unificada. Grandes chamadas apresentam desafios únicos e geralmente são o ponto de ruptura dos serviços gratuitos de videoconferência. A Lifesize está equipada para lidar com comunicações empresariais de missão crítica com a confiabilidade, qualidade e recursos especializados necessários para videochamadas de grandes equipes. E por inscrevendo-se para sua conta gratuita, você pode se conectar facilmente com até 10 participantes em uma chamada de alta qualidade totalmente criptografada.