Para muitos, as apresentações virtuais são um gosto adquirido. Mas, com as equipes remotas se tornando cada vez mais populares – especialmente agora devido ao início da pandemia do COVID-19 – as apresentações virtuais não são apenas esperadas, mas também estão se tornando rapidamente a norma em nossas vidas profissionais diárias. Além de ajudar os colegas a se manterem alinhados nos principais projetos, as apresentações virtuais são uma ferramenta de vendas útil que ajuda você melhorar suas margens de lucro e também são um elemento básico de clientes ou engajamentos de clientes, seja na forma de análises trimestrais de negócios, introduções de novos recursos ou fornecimento de relatórios regulares.
Como as apresentações virtuais diferem das apresentações regulares?
É tentador pensar que as mesmas regras que se aplicam às apresentações presenciais também se aplicam às apresentações virtuais. Na realidade, no entanto, os dois exigem abordagens diferentes para manter os espectadores envolvidos na apresentação. Aqui estão duas grandes diferenças entre apresentações virtuais e regulares:
Apresentações virtuais estão competindo com mais distrações
Os participantes que assistem a uma apresentação virtual se distraem com muito mais facilidade do que um participante típico de uma reunião ao visualizar o conteúdo na mesma sala que o apresentador. Com apresentações no escritório, os participantes normalmente estão na sala de conferência, que é um ambiente controlado com menos distrações competindo por atenção, tornando mais fácil sintonizar a linguagem corporal e o que o orador está dizendo. Com apresentações virtuais, o contexto é muito diferente.
Muitas vezes, os espectadores ficam sem som (vídeo ou áudio), tornando muito mais difícil para os apresentadores entenderem quem está se envolvendo com o conteúdo. A qualquer momento, os participantes podem estar atendendo uma chamada telefônica, verificando e-mails, navegando meios de comunicação social ou simplesmente multitarefa devido à falta de interesse, para todos os quais o apresentador não seria o mais sábio.
Apresentações virtuais oferecem maior escalabilidade
As apresentações virtuais permitem que você faça apresentações para mais pessoas ao mesmo tempo, auxiliado por serviços de videoconferência em grupo, como o Lifesize, que permite centenas de participantes por reunião. Para participar, tudo o que os participantes da reunião precisam é de um dispositivo com conexão à internet, simplificando bastante a logística quando comparado a uma apresentação tradicional no escritório, que muitas vezes exige fazer planos de viagem, bloquear alguns dias de viagem e reservar uma sala de conferência. Mesmo assim, você não pode ter certeza de que todos comparecerão na data e hora combinadas até o início da reunião.
Embora as apresentações virtuais sejam convenientes, isso não as torna necessariamente mais fáceis para você ou para os membros do seu público. Todos nós já experimentamos as dores de apresentações virtuais malsucedidas atormentadas por baixa qualidade de áudio ou vídeo ou apresentadores que não se sentem totalmente à vontade para navegar pelos controles para compartilhar conteúdo. Além disso, quando você não está apresentando fisicamente para um público cara a cara, você precisa trabalhar muito mais para estabelecer uma conexão e manter a atenção deles. Aqui está como fazê-lo.
4 dicas de apresentação virtual para sua próxima reunião
Ótimo conteúdo, preparação e prática de falar em público são fatores-chave para cada apresentação, mas se você não conseguir manter seu público envolvido eliminando todas as distrações, sua apresentação provavelmente fracassará. Aqui estão quatro dicas de apresentação que ajudarão você a minimizar as distrações da próxima vez que estiver no centro das atenções da reunião.
1. Mantenha-o curto
Ao apresentar virtualmente, seu público tem um suprimento quase infinito de distrações na ponta dos dedos, de e-mail a mensagens instantâneas e feeds de mídia social. Portanto, se você estiver fazendo uma apresentação virtual, mantenha-a concisa e direta. Mesmo se você estiver comprometido com uma apresentação mais longa como uma webinar, manter o foco e não se desviar é fundamental.
A intervalo de atenção médio ao ouvir um apresentador é entre 5 e 10 minutos. Mesmo oradores experientes e de elite lutam para manter a atenção do público por mais de 20 minutos. Para evitar a fadiga do ouvinte e prender a atenção da sala (virtual), você quer dar um soco na sua apresentação, condensando o conteúdo em não mais do que cinco pontos-chave junto com um resumo sucinto da ação que você deseja que o público tome após a apresentação.
Uma maneira de fazer isso é começar com o fim em mente. Por exemplo, se você estiver fazendo uma apresentação sobre como ser produtivo trabalhando em casa, seu objetivo pode ser fazer com que o público coloque os conselhos em prática e forneça feedback sobre sua experiência. Tendo identificado isso, você saberá a quantidade de informações que precisa fornecer para levá-los a tomar a ação específica que você deseja que eles tomem.
2. Feche as janelas que você não precisa
Antes de compartilhar sua tela, certifique-se de ter o conteúdo que deseja apresentar já preparado. Os primeiros momentos de sua apresentação são críticos para estabelecer uma conexão com o público, e ninguém gosta de ver um orador lutando nervosamente para encontrar sua apresentação em uma área de trabalho desordenada ou, pior, compartilhando inadvertidamente informações confidenciais ou pessoais que podem ser exibidas de outro inscrição.
Além disso, se você estiver usando a mesma apresentação para públicos diferentes, certifique-se de avaliar cada slide para garantir que seja relevante e adaptado à sala. Distrair seu espectador por ter que passar por um monte de slides genéricos que não foram adaptados à sua organização, função de trabalho ou prioridades faz você parecer despreparado, dando ao público a desculpa perfeita para sintonizar o que você tem a dizer. Sempre que você faz isso, você quebra o fluxo de sua apresentação e a vontade deles de ficar por perto até terminar.
3. Peça ao público que se comprometa com uma reunião sem distrações
Muitas empresas remotas têm uma regra tácita: silencie seu microfone se você não estiver apresentando. É fácil para uma ambulância que está passando atrapalhar uma apresentação, então, antes de começar, peça aos participantes que silenciem seus microfones até que você esteja pronto para perguntas e respostas. Felizmente, muitas plataformas de videoconferência permitem que os hosts da reunião silenciem os microfones dos participantes para controlar melhor a experiência da reunião. Como benefício adicional, o silenciamento ajuda os apresentadores a prender a atenção dos participantes da reunião, estabelecendo quando será sua vez de falar.
Para equipes totalmente remotas e distribuídas, também é comum pedir aos participantes da reunião que evitem multitarefas e silenciem os telefones durante a reunião. Isso cria um ambiente de reunião que mais se assemelha a uma reunião no escritório com distrações mínimas competindo com o orador pela atenção.
4. Teste seu equipamento com antecedência
Se você está lendo isso, provavelmente já participou de uma reunião online em que alguém apresentou por vários minutos sem saber que o microfone estava mudo ou que o conteúdo não estava sendo exibido na tela. É uma experiência desconfortável tanto para o apresentador quanto para o público e, felizmente, muito fácil de evitar.
Antes de sua próxima apresentação virtual, certifique-se de testar seu microfone, compartilhamento de tela e câmera de 5 a 10 minutos antes de entrar ao vivo. Isso ajuda a identificar o que está funcionando e o que não está e corrigi-lo. Esta é também uma grande oportunidade para verifique sua iluminação para garantir que seu feed de vídeo esteja claro e pronto para o horário nobre.
Além disso, saber que suas ferramentas estão em boas condições aumenta sua confiança, pois você tem certeza de que elas não interromperão sua apresentação.
Como apresentar virtualmente no Lifesize
Lifesize é uma solução de videoconferência segura e de alta definição para reuniões online que ajuda você a realizar apresentações ininterruptas e proporcionar uma experiência excepcional para os participantes da reunião em diferentes dispositivos. Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a usar o Lifesize para sua próxima apresentação virtual:
1. Prepare sua apresentação
Imagens e textos atraentes tornam qualquer apresentação melhor. Não se preocupe se suas habilidades de design estiverem faltando; use o conteúdo do site, blog ou feeds de mídia social da sua empresa.
Uma boa cópia ajuda a fazer backup de seus slides e convence seu público a agir. Você quer falar sobre os benefícios de agir, superar objeções e fornecer apelos à ação irresistíveis para facilitar o envolvimento do seu público.
Para suas apresentações mais críticas, considere contratar um serviço de redação para ajudá-lo a criar slides atraentes que deixem uma impressão duradoura na mente de seu público para que, quando você pedir que eles tomem uma ação, eles estejam prontos para fazê-lo. Ferramentas interativas de desenvolvimento de apresentações como Visme também simplifique o processo de criação de conteúdo exclusivo e imersivo que será exibido de maneira excelente durante as reuniões. A empresa também publica regularmente boas práticas de apresentação para ajudar os usuários a evitar layouts excessivamente confusos ou com muito texto.
2. Clique em "Apresentar"
Quando estiver pronto com sua apresentação, participe da reunião do Lifesize no aplicativo para desktop/web, confirme se os participantes estão presentes e clique no ícone “Compartilhar sua tela” para iniciar sua apresentação. Você será solicitado a selecionar qual monitor ou aplicativo deseja compartilhar.
3. Compartilhe seus slides ou a tela inteira
Depois de fazer sua seleção, clique no botão "Compartilhar" para mostrar seus slides. Lembre-se de que você não pode compartilhar slides ao mesmo tempo que outro apresentador, portanto, certifique-se de que todos os outros palestrantes tenham encerrado a apresentação antes de tentar compartilhar seus slides.
O que fazer após a apresentação
Ótimas notícias - você arrasou na apresentação. Agora, o que você faz? Os melhores apresentadores não param quando a reunião termina. Após cada apresentação, reserve alguns minutos para avaliar a si mesmo ou peça feedback aos colegas, para ver como você se saiu e se atingiu seu objetivo. Além disso, aqui estão algumas maneiras de garantir que a apresentação se traduza em impacto nos negócios.
1. Envie o link da sua reunião gravada
Dependendo do material, seu público pode precisar assistir novamente à reunião para ajudá-los a obter detalhes cruciais em sua apresentação. Lifesize permite que você gravar e compartilhar suas apresentações para que, quando terminar, tudo o que você precisa fazer é compartilhar um link da gravação com seus participantes para referência posterior. Você também pode usar um editor de vídeo para unir vídeos diferentes para usar como material adicional em futuros webinars, reuniões ou apresentações.
2. Agende uma reunião de acompanhamento, se necessário
Quando é o momento apropriado para se reunir novamente e discutir o progresso? Em uma semana? Duas semanas? Todas as grandes reuniões virtuais resultam em algum tipo de ação, então não espere para agendar e enviar um convite de reunião para sua próxima chamada Lifesize. As reuniões de acompanhamento são uma ótima maneira de se manter atualizado com os clientes, avançar os projetos ou corrigir o curso se houver algum desalinhamento em relação às próximas etapas.
Conclusão
Sua próxima apresentação não será ruim por causa de uma coisa: manter seu público engajado. Você tem excelentes habilidades de apresentação e ótimo conteúdo, mas as distrações são seu maior inimigo.
Ao implementar as ideias que discutimos acima, é possível se livrar dessas distrações para ajudá-lo a se concentrar em tirar o máximo proveito de suas apresentações.
Perguntas frequentes sobre apresentações virtuais
Como você cria uma apresentação virtual?
Você precisará de algum tipo de meio visual para criar uma apresentação virtual (como o PowerPoint) e uma solução de teleconferência como o Lifesize, que permite compartilhar telas. Com os recursos visuais, você só precisa criar um discurso ou plano de fala para acompanhar sua apresentação.
Como você envolve o público em uma apresentação virtual?
Para criar uma apresentação virtual envolvente, certifique-se de que a apresentação flua suavemente, sem pausas incômodas, e que você tenha várias coisas a dizer para cada slide ou referência visual. A partir daí, você deve falar de maneira animada e envolvente e fazer perguntas ao público, se possível, para mantê-los engajados.
Quais são alguns dos desafios que você precisa considerar ao apresentar em um ambiente online?
O curinga são as dificuldades técnicas: tempo de atraso, baixa qualidade de vídeo/áudio ou problemas de conectividade podem arruinar uma apresentação. Se você possui uma solução de videoconferência integrada, o principal desafio é manter a atenção do público (que pode ser facilmente perdida).
