O que fazer e não fazer em chamadas de conferência

Steve Allen, Engenheiro de Vendas, Lifesize
Data: 20 de fevereiro de 2018

Olá, pessoal, e bem-vindos à edição desta semana do Lifesize Live! Este é um webcast ao vivo apresentado inteiramente na plataforma Lifesize.

Eu sou Nikhil. Sou representante de vendas aqui na Lifesize e tenho o prazer de apresentar a todos o Sr. Steve Allen, um dos nossos incríveis engenheiros de vendas. Hoje, vamos falar sobre o que fazer e o que não fazer nas conferências. Então, Steve, em suas atividades diárias, você provavelmente está em chamadas de vídeo o tempo todo.

Todos os dias, o dia todo.

Então, fale um pouco sobre algumas das coisas que as pessoas podem fazer para se preparar para uma reunião bem-sucedida.

Muitos problemas surgem do fato de as pessoas não estarem se preparando, e um ritual para testar o equipamento ajuda muito. A maioria das soluções e plataformas de videoconferência que você vai utilizar, como a Lifesize, terá um fluxo de chamadas de teste. Você poderá entrar, haverá ferramentas para testar seus alto-falantes, seu microfone — e você verá a barrinha saltando indicando que pode ouvi-lo. Você pode usar essas ferramentas para garantir que seu equipamento está sendo reconhecido pelo seu computador e que está configurado para entradas e saídas corretas, assim não terá que fazer ajustes durante a chamada. Se você tiver uma oportunidade, entre em uma chamada rápida e verifique tudo isso antes de a reunião começar, para não ser aquela pessoa que atrasa tudo enquanto tenta descobrir o que fazer.

É incrível o que uma pequena preparação de cinco minutos pode fazer para o resto da reunião.

Exato, especialmente se você nunca usou a plataforma antes. E, mesmo que já tenha usado, as coisas mudam no seu computador conforme você conecta e desconecta dispositivos. Certifique-se de que a configuração que você usou antes ainda está definida corretamente antes de participar de uma chamada. Apenas garantir que tem o equipamento certo é muito importante. A maioria das webcams em um computador hoje em dia são de qualidade bastante elevada, mas o áudio ainda não está totalmente à altura, então adquirir um fone de ouvido de uns 50 dólares poderá fazer uma enorme diferença. Uma coisa que os fones farão é isolar somente a sua voz no seu áudio. Isso poderá ajudar a cortar um monte de ruído de fundo, porque o microfone no seu laptop vai captar seus alto-falantes, já que capta qualquer ruído ao seu redor.

Eles não são realmente projetados para videoconferências.

Exato. Mesmo o melhor software de cancelamento de eco poderá ter problemas se os alto-falantes forem deixados com volume muito alto. E também prepare-se para a iluminação. Muita gente pensa "eu tenho uma janela atrás de mim. Está iluminando o cômodo" —

Você acaba com a aparência de identidade sigilosa.

Você acabará com aquela silhueta fantasma. Certifique-se de que a fonte de luz seja principalmente frontal para que possam ver o seu rosto. Geralmente, há uma pequena prévia de imagens que mostra o que todo mundo está vendo. Use isso para se certificar de que não é apenas um fantasma no fundo e que sua luz é frontal.

Isso faz sentido. A preparação para a reunião é muito importante, mas o que é preciso saber durante a reunião? Você quer se certificar de que seus filhos não estão atrás de você, correndo por aí.

Sim, há etiqueta de videoconferência que as pessoas esquecem quando só estão olhando para uma tela. Há um monte de coisas que você não faria se eu estivesse sentado aqui em uma reunião com você ou se você estivesse em uma sala com um monte de funcionários. Há certa etiqueta quando você está fisicamente perto das pessoas, e as pessoas começam a perder isso quando estão atrás de um computador —

Elas se esquecem, principalmente quem trabalha em casa, trabalha à distância —

Sim, você fica à vontade no seu escritório. O principal é silenciar sua chamada. Certifique-se sempre de estar no silencioso e não confie no botão de silenciar, entendeu? Você ouve aquelas histórias de terror sobre as pessoas que dizem coisas que não deveriam quando pensavam que estavam sem áudio. Mas também é só distração, não é? Se você não está falando, é sempre uma boa ideia silenciar. Use esse botão. Verifique se você sabe qual é. Novamente, sobre o planejamento, esteja familiarizado com a interface e mantenha seu áudio desativado a menos que esteja falando. Se você estiver em casa ou na estrada, minimize as distrações. As pessoas estão sempre digitando e-mails, atendendo a outras chamadas e você verá que eles primeiro desativam o áudio e só depois atendem a outra chamada. Se for uma chamada muito importante, desative seu vídeo também, mesmo que não escutem, as pessoas veem você como um participante e não querem vê-lo em outra chamada. Você não quer ser aquela pessoa que desvia ou perturba a chamada. E, novamente, use a etiqueta como se estivesse na sala. Não vou atender a um telefonema quando estou em uma reunião presencial. Não vou enviar um e-mail enquanto estão falando comigo. Use essa mesma etiqueta como se estivesse pessoalmente na chamada e considere o vídeo como se estivesse cara a cara. Essa é a ideia com o vídeo — é importante porque nós estamos nos vendo, nós estamos interagindo face a face, então aja como se fosse assim.

Certo. Que tal se preparar e se organizar de verdade para a reunião como o organizador? Como hoje, por exemplo, eu sou o anfitrião, eu fiz algumas coisas antes desta reunião para realmente me preparar para ter sucesso como organizador. Fale um pouco sobre algumas dicas e truques ou quaisquer recomendações que você tem para realmente organizar uma reunião.

Todos nós queremos ser os anfitriões das nossas próprias reuniões ou, às vezes, somos incumbidos com "preciso que você conduza a grande reunião do conselho da empresa ou a reunião geral". Por isso, prepare-se da mesma maneira que faria para uma reunião pessoal. Tenho que fazer coisas como me certificar de que a sala está reservada.

Você tem uma reunião, ela está agendada previamente e as coisas parecem que vão bem. Então, de repente: "minha nossa, minha sala de reuniões está reservada para outra coisa".

Certifique-se de que todos saibam onde a reunião ocorrerá e dedique-se a organizar tudo. Como é o áudio na sala? Como é a iluminação na sala? Que tipo de ângulos você tem para posicionar a câmera? Existe um sistema de videoconferência configurado na sala? Eu vou precisar levar esse equipamento? Planeje isso e pense também pense sobre quem vai falar. Todos estarão presentes na sala? Será para uma audiência maior e remota por vídeo ou diversas pessoas falando de locais diferentes por vídeo para se levar em consideração? É apenas uma reunião de curso livre, como se todos estivessem falando e respondendo como uma conversa mais fluida? Quem será o público? Devo organizar tudo como uma reunião palestra, onde teremos uma pessoa se apresentando para muitas pessoas que não precisam ser ouvidas, exceto por motivos de perguntas e coisas do tipo? Sua audiência consiste em pessoas que talvez não usem vídeo com frequência? Talvez você precisará ajudá-los, dar alguns conselhos, como "isto é uma chamada, mas veja algumas coisas para testar antes da chamada para ficar tudo bem e funcionar sem problemas".

Considere essas coisas e use as ferramentas da plataforma utilizada. Com o Lifesize, temos recursos de moderador e recursos de palestra que você pode usar para se certificar que tudo está indo bem, mas a maioria das plataformas de videoconferência terá algo similar. Entre, atribua um moderador e um líder. Se eu for falar e me apresentar para todos, provavelmente não terei tempo para cuidar de quem está no modo silencioso, quem está distraindo os outros, se alguém deve ser removido da conferência, se apresentação de slides está configurada. Se a reunião for maior e mais formal, nomeie uma pessoa para conduzir a reunião para que você não precise cuidar de tudo enquanto está falando. Para o Lifesize Live!, temos o Kenny conduzindo tudo nos bastidores sem ninguém ver, não é mesmo?

Dicas visuais, troca de slides—

Porque nós não podemos conduzir essa reunião enquanto falamos com todo o mundo. Deixe alguém responsável por isso para que possa controlar as coisas. Essa pessoa pode começar tudo e ajudar as pessoas que têm problemas para entrar na reunião—

Para dar as dicas visuais e tudo isso.

Exatamente. A maioria dessas ferramentas de moderador dará a você a opção de silenciar as pessoas, então, se alguém tem um cão que não se cala, você pode silenciar sem ter que desviar ou parar a reunião para que tudo transcorra sem problemas.

Incrível, sim, isso faz muito sentido. Nós realmente agradecemos sua presença aqui hoje para dar dicas e explicar truques. Às vezes, pode parecer um pouco demais, mas acho que é realmente importante gastar uns cinco, dez minutos a mais um pouco antes da reunião apenas para verificar se está tudo no lugar, para não se surpreender com um soluço no meio da reunião ou algo assim.

Exatamente. Você quer que tudo transcorra sem problemas. E, se você é o responsável pelo vídeo na sua empresa, use as ferramentas disponíveis da plataforma utilizada. Para o Lifesize, temos treinamento e uma ótima equipe de sucesso do cliente que realiza atividades de familiarização e treinamentos para seus administradores e usuários saberem de tudo. O vídeo é uma ferramenta poderosa, mas muitas vezes você só tem uma chance para implementá-lo. E, se as pessoas têm problemas com essas reuniões, se estavam envergonhadas porque não conseguiram usar o áudio e a reunião foi atrasada em cinco minutos porque não sabiam mexer no computador, elas ficarão com vergonha de usar vídeo.

Sem dúvidas.

Ou, se as pessoas têm uma experiência ruim, porque uma pessoa tinha o cachorro latindo e saiu para atender um telefonema e agora temos que esperar cinco minutos para que a pessoa volte e não podemos nos livrar dela, a reunião está indo por água abaixo. As pessoas deixarão de usar vídeo porque tiveram uma experiência ruim. Use suas ferramentas, prepare-se, certifique-se de que as chamadas por vídeo transcorram sem problemas e as pessoas terão uma experiência surpreendente, enxergarão o potencial do vídeo e vão querer usá-lo e implementá-lo.

Sem dúvidas. Muito obrigado, Steve. Juntem-se a n´´os semana que vem para mais uma edição do Lifesize Live!. Até a próxima.