É fácil se perder em toda a sobreposição de ferramentas de comunicação no escritório. Com diferentes ferramentas sendo implantadas por diferentes departamentos com diferentes necessidades, colaborar no local de trabalho é como tentar se comunicar em um escritório onde cada pessoa fala um idioma diferente. Para os departamentos de TI em particular, a lista de ferramentas para gerenciar e soluções para acompanhar fica mais longa e mais complicada à medida que os usuários finais se tornam desonestos e procuram suas próprias ferramentas de reunião ad-hoc. O que eles muitas vezes acabam lidando é com uma bagunça caótica de ferramentas de comunicação sobrepostas e uma lista de taxas de assinatura e licenciamento a serem pagas, e confie em nós – essa é uma situação que não desejamos a ninguém.
Neste guia, fornecemos algumas etapas que você pode seguir para remediar as complicações e a confusão que vêm com muitas ferramentas de colaboração sobrepostas e transformar seu ecossistema de colaboração em uma obra-prima cuidadosamente construída, econômica e de recursos.
O que é um ecossistema de colaboração?
Um ecossistema de colaboração é o conjunto de ferramentas e serviços que uma empresa usa para manter os funcionários conectados. Construir um local de trabalho verdadeiramente conectado requer a combinação certa de ferramentas e cultura de colaboração. Seu ecossistema de colaboração deve ser cuidadosamente interconectado, sem sobreposições e confiável o suficiente para manter o mundo girando. Deve ser consistente entre os usuários – uma calma em meio à turbulência tecnológica. Deve garantir que a comunicação interna e externa seja de alta qualidade, eficiente em termos de tempo e custo. E, acima de tudo, deve permitir a colaboração da forma mais fácil possível e sem atrapalhar a conversa.
Em uma pesquisa recente que fizemos com a Spiceworks, descobrimos que 68% dos 410 tomadores de decisão de TI que participaram citaram a colaboração como uma alta prioridade em seus escritórios. Não é surpreendente, certo? Colaboração e comunicação constantes são o que mantém nosso mundo de negócios girando, especialmente quando esse mundo está se tornando cada vez mais remoto e tecnologicamente experiente.
Quanta sobreposição é demais?
O departamento de TI desempenha um papel crucial nas habilidades de comunicação de uma organização. Com a ascensão da força de trabalho remota definindo como as empresas funcionam, há uma necessidade ainda maior de colaboração no escritório moderno, e as equipes vão começar a procurar ferramentas que façam o trabalho, com ou sem suporte de TI. De acordo com nossa pesquisa, 56% dos tomadores de decisão de TI não sabem o custo mensal real de suas assinaturas e licenças de conferência e colaboração, e as grandes empresas médias estão presas a fazer malabarismos com aproximadamente quatro soluções em três provedores diferentes. Além de três soluções e dois provedores serem demais, o risco de implantações não gerenciadas só aumenta quanto mais você espera para montar uma estratégia de colaboração que evite sobreposições e elimine custos excessivos.
E estamos falando apenas das soluções que a TI realmente conhece. Em nosso guia O gerente de TI que destruiu a Shadow IT, descobrimos que a grande empresa média usa cerca de 1,220 serviços de nuvem individuais. Percorrer a TI e implantar ferramentas que eles não aprovaram simplesmente ignora o gerenciamento crítico, a integração e as proteções relacionadas à segurança e à conformidade que eles estabeleceram para os negócios. Ao simplificar para uma solução tudo-em-um, você não apenas reduz custos, mas também evita a criação de um ecossistema de colaboração completamente ad-hoc desde o início.
Histórias de sucesso de simplificação
Empresa 1: muitas assinaturas somente de áudio para contar
Um cliente veio até nós de um ambiente com uma base de usuários muito segmentada e presa em ferramentas de comunicação legadas. Eles eram focados apenas em áudio, com todas as soluções de propósito único e nenhuma tecnologia baseada em vídeo ou nuvem à vista. Embora essa organização tenha solicitado apenas arrancar o Band-Aid e transformar completamente sua solução de comunicação da noite para o dia, isso teria surpreendido completamente seus usuários apenas de áudio, que não estavam prontos para a tecnologia mais recente.
Ao implantar o Lifesize, não apenas substituímos suas soluções somente de áudio baseadas em minutos, mas também atualizamos seu ecossistema de colaboração para incluir áudio, web e videoconferência, além de bate-papo, em uma única ferramenta que facilitou a adoção. Chega de lidar com várias soluções, chega de aborrecimentos nas sessões de treinamento, chega de se perder tentando aprender várias novas tecnologias ao mesmo tempo.
Empresa 2: Caos Alimentado pela Complexidade
Certo dia, recebemos uma chamada interessante de suporte de um cliente reclamando que a Lifesize era complexa demais para seu escritório. O que descobrimos foi que eles estavam realmente implantando tantas ferramentas diferentes além do Lifesize que cada sala de conferência tinha um conjunto completamente exclusivo de instruções de uso. Ninguém queria ter tempo para aprender e lembrar como trabalhar com cada sistema, e ficou tão ruim que um membro de TI teve que sentar em cada sala e trabalhar a solução para eles!
A primeira coisa que recomendamos a essa organização foi fazer um processo de inventário aprofundado e orientado por TI de todos os seus softwares e eliminar todas as ferramentas em excesso. Ao implementar o Lifesize, essa empresa conseguiu unificar e simplificar a colaboração no local de trabalho e evitar o pagamento de muitos custos de licenciamento e hardware. Apenas escolhendo e aderindo a uma única solução de colaboração, eles facilitaram a adoção, o treinamento e o gerenciamento.
Como construir um ecossistema de colaboração orientado por TI
A mudança não é fácil, especialmente quando se trata de tecnologia. O processo de transformar seu conjunto de ferramentas de comunicação atual em um ecossistema de colaboração eficiente e simplificado pode definitivamente parecer intimidador. Felizmente, temos algumas etapas que você pode seguir quando estiver pronto para começar a construir uma solução de comunicação melhor para sua empresa porque, como a maioria das coisas na vida, trata-se de dar um passo de cada vez para alcançar seus objetivos.
1. Faça um inventário de suas tecnologias de colaboração atuais e com que frequência elas estão sendo usadas
Os membros da sua organização provavelmente estão usando aplicativos e ferramentas que você não conhece. Fazer um inventário e identificar o que você já está utilizando é a etapa mais crítica para descobrir quais ferramentas você precisa. Muito deste trabalho pode ficar um pouco tedioso. Mas, ao criar um diálogo aberto e iniciar uma conversa com outros departamentos usando ferramentas ad-hoc, você pode se tornar um parceiro e conselheiro confiável em vez de um policial ruim e uma babá.
2. Identifique as ferramentas que você simplesmente não precisa
Depois de identificar todas as diferentes ferramentas que cada departamento de sua organização implanta, descubra o que está realmente sendo usado e o que está apenas acumulando poeira. Ao reservar um tempo para avaliar seus aplicativos atuais, coisas que já existem e doohickeys, identificando o que os usuários finais estão procurando e se livrando de soluções antigas que custam muito ou que os funcionários nem usam mais, você pode simplificar suas necessidades de colaboração e comunicação.
3. Consolide sempre que possível
Depois de identificar e avaliar as ferramentas que sua organização precisa e não precisa, é provável que você encontre sobreposição de recursos. O melhor a fazer nessa situação é reduzir o número de fornecedores e encontrar uma solução única que consolide todos os recursos de que você precisa. Integrar e condensar seus serviços sem problemas não apenas reduz custos, mas também facilita o controle e a implantação em todos os departamentos de sua organização.
4. Reúna as principais partes interessadas em cada departamento para impulsionar a adoção de novas ferramentas
É claro que, para consolidar suas soluções de tecnologia de forma suave e bem-sucedida, você também precisa incluir seus usuários finais, líderes de departamento e todos os demais membros da organização. Encontre um parceiro importante em cada departamento que possa ajudar a impulsionar a adoção e fazer com que seus colegas participem. Dessa forma, você pode gerar entusiasmo sobre a adoção e, ao mesmo tempo, reduzir quaisquer contratempos e surpresas que afastariam os usuários.
Economize dinheiro, economize tempo, salve sua empresa, salve o mundo
Seja o herói de TI que assumiu o comando e implantou um ecossistema de colaboração eficiente em sua empresa. Ao fazer o inventário, eliminar ferramentas antigas e desnecessárias e substituí-las por uma solução de colaboração completa da Lifesize, você pode economizar custos, tempo e estresse para você, sua equipe e sua empresa.
O Lifesize foi desenvolvido com a TI em mente. Não só temos mais de uma década de experiência projetando e desenvolvendo câmeras HD e telefones de conferência com tela sensível ao toque, como também temos recursos como um diretório compartilhado e integrações do Skype for Business que facilitam as reuniões e a colaboração. Ao combinar áudio, vídeo e webconferência, bate-papo e a capacidade de transmitir e gravar, o Lifesize é a solução de que você precisa para alcançar a máxima produtividade de colaboração. Confira o demonstração interativa do produto e baixe um Teste gratuito do dia 14 para ver o Lifesize em ação.
