När sekunderna tickar ner till toppen av timmen börjar ett dussintal fot att samlas precis under det frostade integritetsglaset i mötesrummets dörr. Du visste vilken risk du tog när du laglöst satt på huk i det där konferensrummet. Jiggen är uppe. Det är dags att lämna in dig själv och lämna tillbaka rummet till sin rättmätige ägare. Att sitta på huk är helt enkelt inte värt stressen, inte när du lär dig rätt sätt att boka konferensrum för dina möten.
Grundorsaken till konferensrumscamping
När du delar ett gemensamt utrymme, oavsett om det är en lägenhet med rumskamrater eller en kontorsmiljö, kommer ett begränsat antal konferensrum att orsaka spänningar. Schemaläggningskonflikter kommer från både brist på tillgängliga rum och rum som är dåligt utrustade för en mängd olika mötestyper. Och om inte dina rum är konfigurerade för bokningar kommer schemaläggningskonflikter att fortsätta att uppstå.
Brist på tillgängligt mötesutrymme
Upptagna kontor är benägna att ha problem med mötesutrymmen och rumsreservationer, särskilt under högtrafik. Det kan finnas otillräckligt med utrymmen för att flera möten ska kunna äga rum samtidigt, eller så kan rummen i sig helt enkelt vara dåligt utnyttjade för de typer av möten de stödjer. Många möten är mellan bara två till tre personer som skulle vara bättre betjänade i en kramrum snarare än ett stort konferensrum byggt för 10.
Dåligt utrustade rum
Är alla dina rum utrustade med fungerande videokonferens- och presentationsutrustning? Om inte kan dina team campa i prisvärda rum eftersom de behöver tillgång till tekniken för att hjälpa dem att utföra sitt arbete. Att fumla med video- och presentationslösningar för gör-det-själv-kit kan få dina team att kämpa för att få sina möten att fungera snarare än att diskutera agendapunkter och spela in åtgärder.
Konferensrumsschemaläggning Kalenderintegrationer
Ett integrerat schemaläggningssystem för konferensrum ger dina team möjlighet att se tillgängligheten för mötesrum, undvika dubbelbokningar och boka rum genom att bjuda in dem till dina möten precis som du skulle göra för alla andra mötesdeltagare. Så här fungerar det:
Lifesize konferensrumssystem integreras med Microsoft Exchange®, Office365® och Google Calendar™, vilket gör att rum kan reserveras direkt från dina befintliga kalenderappar. I rummet visar telefonen en löpande lista över tillgängliga tidsluckor och kommer automatiskt att uppmana användare att starta samtalet så snart medlemmar kommer in i rummet och mötet börjar.
5 sätt att förbättra din bokningsprocess för mötesrum
1. Konfigurera reservbar utrustning för konferensrum
Lifesize konferensrumssystem kan konfigureras för kalenderintegration genom att skapa en rumspostlåda i Microsoft Exchange, Office 365 eller G Suite™ och prenumerera konferensrumssystemet på brevlådan. Detta säkerställer att ditt kontors mötesschema är helt synkroniserat, vilket hjälper dig att undvika eventuella schemaläggningshickar.
2. Skapa fler improviserade mötesplatser
Lägg till flexibilitet till din möteskultur genom att implementera improviserade mötesutrymmen på hela kontoret. Till och med något som en espressobar bänkskiva eller en liten soffa kan vara perfekt för två personer att gå över ett projekt eller ta ett kundvideosamtal.
3. Skapa rum som endast kan gå in
Skapa icke-reserverbara huddle-rum designade för två till fyra personer så att dina små team kan samlas och arbeta utan att binda ihop dina stora konferensrum.
4. Samarbeta med dina kamrater
Använder du mötesrummet för att öva på en presentation medan sju andra teammedlemmar behöver det för en kund? Om så är fallet, försök att vara flexibel. Om du kan ge mötesrummet till något mer brådskande, gör det. De kommer att vara mer benägna att ge tillbaka tjänsten i framtiden.
5. Använd en mötesdagordning för att hålla möten i tid
När ditt möte körs på övertid kan det minska nästa grupps samtalstid – vilket kan kosta dem den nya klienten som de har försökt få på ett samtal. Kolla in vår guide på hur man skapar en mötesagenda som fungerar (komplett med en gratis mall för mötesdagordning).
Hur Evolution Gaming gjorde möten enkla med Lifesize
Schemaläggningsproblem för konferensrum är vanliga i företag överallt. Här är hur ett företag, Evolution Gaming, kunde skapa ett strömlinjeformat boknings- och schemaläggningssystem med Lifesize.
Utmaning:
Med över 250 anställda i kontorsutrymmen över hela världen, plus satellitstudior och team i hela Europa, behövde Evolution Gaming en snabb och enkel lösning för samarbete och mötesscheman.
Lösning:
Evolution Gaming arbetade med Lifesize på en videokonferenslösning för att schemalägga möten och föra samtal via rumsvideosystem och mobila deltagare.
”Vi kanske är ett tekniskt företag, men vi behövde en lösning som passade alla. Allt användare behöver göra nu är att ange ett användarnamn och lösenord och klicka på ett namn eller ett mötesrum. Varje anställd kan när som helst komma åt eller vara värd för ett möte från sin egen dator eller telefon – så enkelt är det.”
— Alex Haywood, chef för infrastruktur, Evolution Gaming
Företaget använder nu Lifesize videokonferenser för att vara värd för brainstormsessioner; underlätta ad hoc-kommunikation, dag-till-dag och veckovis kommunikation; och genomföra intervjuer och pitcher. Användare kan dela sina skärmar, presentera dokument och använda direktchattfunktioner, och företaget kan visa upp kommande produkter och planer med licenstagare över hela världen.
Slutsats
Schemaläggning av konferensrum och problem med bokning av videosamtal kan orsaka stora förseningar i din verksamhet. Alla i ditt företag – på kontoret eller utomlands – kommer att dra nytta av ett strömlinjeformat system. Undvik vanliga misstag med schemaläggning av konferensrum med ett bekvämt bokningssystem för konferensrum från Lifesize.
