Möten är ett kraftfullt verktyg som är tänkt att öka produktiviteten och effektiviteten på jobbet, men ofta gör de precis tvärtom. Vi har alla fastnat i frustrerande möten som verkar vara för evigt utan något egentligt syfte eller mål. Tack och lov kan improduktiva möten undvikas med lite planering, struktur och rätt verktyg. Att strukturera om ditt sätt att genomföra möten kommer att ha stor inverkan inte bara på tiden som spenderas under mötet utan också på de handlingsplaner och mål som uppnås efter mötet. Dra fördel av dessa åtta möteshanteringssteg så blir dina möten och ditt team mer effektiva och produktiva.
Allas värsta mardröm = Dysfunktionella möten
Det bästa sättet att döda produktiviteten under din arbetsdag är att sitta igenom ett dysfunktionellt möte som drönar vidare och fortsätter och får dig att undra: Varför är jag här?
Efter flera år av att ha bidragit till min 401(k) deltog jag i ett företagssponsrat 401(k) finansplaneringsmöte om att göra smarta finansiella investeringar. Ivrig att lära mig satt jag på första raden redo att göra anteckningar. I början av mötet ställde flera personer mycket rudimentära frågor till talaren angående syftet med en 401(k) och hur man skapar ett konto. Jag satt kvar i nästan två timmar bara för att inse att vi aldrig skulle komma förbi grunderna. Hela mötet dominerades av frågor från ett fåtal personer som var nya inom ekonomisk planering. Med lite planering och struktur kunde detta möte ha varit till nytta för alla.
Enligt Wolf Management konsulter, hälften av all mötestid slösas bort, med 73 procent av yrkesverksamma som erkänner att de utfört orelaterade arbete och 39 procent till och med slumrar till på möten. Tänk på de verkliga kostnaderna för ditt företag i samband med improduktiva möten. Med tiden blir mängden pengar som slösas bort astronomiska.
Hur man kör ett effektivt möte i 8 steg
Effektiva möten måste hålla sig vid ämnet och vanligtvis löpa utanför ett schema eller en lista. Med andra ord effektiva möten som ger resultat kräver en agenda och struktur. Att ha ett tydligt definierat mål, engagerande och fokuserad dialog och uppföljningsinstruktioner kommer att säkerställa att varje möte löper smidigt och effektivt, vilket sparar dig och dina teammedlemmar tid och pengar.
1. Definiera ett tydligt mål
Skapa en effektiv mötesdagordning och att skicka ut det i förväg hjälper till att sätta tonen och fokus för mötet. Att ha en fast agenda som du strikt håller dig till kan komma i vägen för organiska samtal, men att ha tydliga start- och sluttider med skrivna mål och ämnen för större delar av mötet kan hjälpa till att hålla mötet framåt och på punkt.
2. Inkludera endast rätt personer
En viktig aspekt av att genomföra effektiva möten är att se till att du har rätt personer närvarande som aktivt kan bidra till mötet. För en riktig game changer, försök att tänka på deltagare utanför ditt närmaste team som kanske kan ta med olika perspektiv och erfarenheter till mötet. Se dessutom till att du inkluderar en videokonferens inbjudningslänk i din mötesbeskrivning så att fjärranställda enkelt kan gå med i samtalet och delta ansikte mot ansikte.
3. Engagera deltagare
Se till att alla i rummet är uppmärksamma och bidrar till mötets mål genom att hålla mötet optimistiskt och engagerande. Att dela upp deltagarna i par eller små grupper med uppgifter att arbeta med tillsammans kommer att säkerställa att alla är aktivt engagerade i mötet. Du kan också ge energi till dina möten med vänlig konkurrens mellan grupperna. För distansanställda, se till att de känner sig lika inkluderade som de personer som deltar i mötet personligen. Lifesize gör det enkelt för fjärrdeltagare delta i mötet och dela sina skärmar. Interaktionen ansikte mot ansikte håller dem också fokuserade och engagerade under samtalet.
4. Skapa en säker mötesplats
För att få olika perspektiv och insikter bör alla i mötet delta, men ofta domineras möten av bara ett fåtal frispråkiga personer. Ibland kommer de bästa idéerna från den tystlåtna medarbetaren som inte är bra på att prata i stora grupper, särskilt när det finns större personligheter i rummet. Främja en miljö som välkomnar allas feedback och åsikter genom att balansera deltagandet. Ge tillfällen för varje person att tala under mötet genom att regelbundet be om input och bjuda in frågor.
5. Håll konversationen fokuserad
Ett team tappar fart när människor börjar på flera samtalsspår som går ur kurs. Detta är ytterligare en anledning till att en agenda är viktig. Om ett ämne dyker upp som inte finns på dagordningen, be deltagaren att spara ämnet till slutet av mötet om det finns tid eller att ta upp det ämnet i ett annat möte. Överväg att använda en mötesmoderator som kommer att ge en försiktig påminnelse om ämnet som diskuteras när mötet börjar glida av spåret.
6. Var öppen för feedback
Uppmuntra deltagarna att hitta sätt att göra dina möten mer effektiva. Låt dem veta i förväg att du kommer att be om feedback så att de kan samla sina tankar och ge användbara förslag. Håll feedbacken kort, enkel och positiv. Istället för att fråga "Vad gick fel?" fråga, "Hur kan vi förbättra oss?" Detta kommer att behålla gruppens fokus på att förbättra mötena istället för att peka på brister. Be slutligen deltagarna att ge specifika exempel på hur de tror att mötet skulle kunna bli mer produktivt.
7. Beskriv nästa steg
Det är ganska vanligt att människor kommer ifrån samma möte med helt olika tolkningar av det som diskuterades. För att undvika förvirring, sammanfatta mötet kort, påminn alla om det stora målet och se till att varje person vet vad deras nästa åtgärd är innan mötet är över. Skicka ut efter mötet mötesanteckningar, givna ansvarsområden och deadlines för att säkerställa att alla är på samma sida.
8. Spela in och dela möten
Med fullspäckade scheman, personlig ledighet och motstridiga händelser är det inte möjligt för alla anställda att delta i varje möte de är inbjudna till. Chefer kommer ofta att dela med sig av dokumenten eller de kort som granskats under ett möte, men presentationsmaterialet återspeglar bara en liten bråkdel av vad som verkligen hände under mötet och utelämnar helt det organiska samtalet och de beslut som fattas. Livsstorlek Spela in och dela gör att du kan vara en del av konversationen även om du inte gjorde mötet. Den slingrar in de som inte kunde närvara vid mötet och fungerar som en referens eller uppfräschning för de som deltog. Med Lifesize Record and Share får du ett robust videobibliotek som du direkt kan visa, organisera, spara och dela, allt från din webbläsares bekvämlighet.
8 tips för effektiva möten
Att förbättra dina möten kräver inte en fullständig översyn av mötesproceduren. Det finns enkla sätt att strukturera möten så att de blir produktiva och till och med roliga. Här är åtta enkla steg som du omedelbart kan implementera för att förbättra ditt nästa möte.
- Utse någon att föra mötesprotokoll
- Håll bärbara datorer stängda såvida du inte presenterar eller gör anteckningar
- Håll mobiltelefoner borta från möten
- Möts ansikte mot ansikte över ett videokonferenssamtal
- Ställ in en timer
- Sammanfatta och fördela ansvar
- Boka kortare möten
- Ge snacks eller roliga incitament för att delta i mötet
Hur WP Engine använder Lifesize för effektiva möten
WP Engine, en WordPress digital upplevelseplattform, har sex kontor spridda över tre kontinenter. Eftersom ett stort antal chefer och teammedlemmar arbetar på olika kontor, sökte de sig till Lifesize för att överbrygga den geografiska klyftan. Genom att ha Lifesize på varje kontor och på varje anställds bärbara dator kan kollegor omedelbart ansluta till varandra och chefer kan effektivt hantera fjärranställda i en-till-en-videosamtal.
Interaktionen ansikte mot ansikte hjälper anställda att ha engagerande samtal och personliga kontakter med chefer och teammedlemmar tusentals kilometer bort. WP Engine använder också Lifesize för sin veckovisa rådhus möten där de samlar hela företaget för att säkerställa att alla kontor är på samma sida och arbetar tillsammans som en enhet.
"Genom att kunna hoppa på Lifesize känns det bara som om vi är ett team, ett kontor som arbetar sömlöst tillsammans."
— Sarah Jones, Sr. HR Business Partner på WP Engine
Slutsats
Möten fyller ett stort antal timmar under en arbetsvecka, så det är viktigt att du gör dem så effektiva och produktiva som möjligt. Effektiva möten har en agenda, för samman rätt personer för ett specifikt syfte och utgör ett forum för öppen diskussion som ger påtagliga resultat. Utan dessa faktorer kan ett möte vara ett slöseri med allas tid (kolla in vår möte meme inlägg för att se vad vi menar). Beslut, uppgifter och bra idéer bör delas efter mötet.
Ännu bättre, Lifesize låter dig enkelt spela in och dela mötet för att få fart på de som inte deltog och ger en bra referens för dem som gjorde det. Med rätt mötesverktyg, struktur och engagemang från mötesdeltagarna får du effektiva möten som snabbar på processer och ökar laganda och produktivitet.
