Covid-19-pandemin har i grunden förändrat vår arbetsmiljö och hur vi interagerar med våra kollegor. Men förändringen i hur och var vi arbetar erbjuder en möjlighet att omforma och återuppfinna arbetsplatsen för en post-COVID-19-verklighet. Istället för att definiera "arbete" som en enda kontorsplats, förutspår experter att en mycket större andel av de anställda kommer att få utföra sina arbetsuppgifter var de än kan ansluta till internet. Tack vare framsteg inom molnbaserad teknik och snabbt utvecklande policyer för distansarbete verkar dessa förutsägelser mer korrekta än någonsin.
En fördelad arbetsstyrka är dock bara möjlig om företagen ger sina anställda rätt verktyg, stöd och strategi. "Det är avgörande för företagsledare att förstå att storskaliga förändringar förändrar hur människor arbetar och hur affärer görs", säger Brian Kropp, vice vd för industriforskningsföretaget Gartner. "HR-ledare som reagerar effektivt kan se till att deras organisationer sticker ut från konkurrenterna." I den här bloggen tittar vi på hur covid-19-viruset förändrade arbetsplatsen, vad vi kan förvänta oss av framtida arbetsplatser efter 2020 och vilka verktyg du behöver för att förbereda dig för framtidens arbete.
Arbetsplatser före 2020
Medan 70 % av de anställda globalt arbetade på distans minst en gång i veckan före covid-19-krisen, de flesta arbetsplatser förblev koncentrerade, med endast 16 % av globala företag uppger att de enbart anställt distansanställda. Men när yngre anställda kom in på arbetskraften började stora och små företag att utveckla sina distansarbeten för att anpassa sig till förändringen i arbetspreferenser. En prepandemisk undersökning visade det 85% av årtusenden ville ha flexibla arbetstider och möjlighet att arbeta var som helst. Med millennials som nu representerar den största sysselsatta generationen är det ingen överraskning att från 2005 till 2018, distansarbete ökade med 173 %. Medan många organisationer övervägde distribuerat arbete eller att börja övergå till en hybridarbetsmodell bestående av distansanställda och anställda på kontoret, tvingade covid-19-pandemin under första kvartalet 2020 företag över hela världen att stödja en helt distanserad arbetsstyrka omedelbart.
Hur arbetsplatsen förändrades i början av 2020
A studie genomförd 2018 förutspådde att distansarbete skulle vara lika med eller överträffa fast kontorsarbete till 2025. Med utbrottet av covid-19 i början av 2020 kom arbetets framtid mycket snabbare än någon trodde. Analysföretaget Gallup släppte data i april 2020 som visar det 63% av de amerikanska anställda arbetade hemifrån på grund av oro för coronaviruset, och 91 % av lagen i Asien och Stillahavsområdet implementerat arbete hemifrån sedan utbrottet.
Denna plötsliga övergång till distansarbete har introducerat nya och djupgående problem för både arbetsgivare och anställda eftersom viruset krävde att organisationer prioriterade säkerhet framför beredskap. Forskning från Society for Human Resource Management (SHRM) hittades:
- 71 % av arbetsgivarna hade svårt att anpassa sig till distansarbete.
- 65 % av arbetsgivarna sa att det har varit en utmaning att upprätthålla de anställdas moral och välbefinnande.
- En tredjedel hade problem med företagskulturen.
Även om detta målar upp en dyster bild, en preliminär studie av analysföretaget Valoir fann att distansarbete endast hade en liten negativ inverkan (1–3 %) på produktiviteten under covid-19, trots betydande logistiska utmaningar, inklusive små arbetsytor, underordnad hemkontorsutrustning och otillräcklig barnomsorg för arbetande föräldrar.
Vad vi kan förvänta oss av framtida arbetsplatser
Framtidens arbetsplats kommer att se mycket annorlunda ut efter 2020 än den gjorde tidigare, även om det återstår att se i vilken utsträckning covid-19 arbetsplatsanpassning kommer att bestå efter att hotet om viruset har avtagit. Även om det har funnits en uppåtgående trend mot distribuerat arbete under de senaste två decennierna, har COVID-19 drastiskt accelererat denna trend med fler anställda som arbetar på distans än någonsin tidigare. Med pågående osäkerhet kring coronavirus-pandemin vet ingen exakt hur framtidens arbetsplatser kommer att se ut. Ändå baserat på Nuvarande trender, kan vi förvänta oss att arbetsplatserna efter 2020 kommer att vara mer tillmötesgående för distribuerat arbete och distansarbetare. Här är några sätt som framtida arbetsplatser kan se annorlunda ut i den nya arbetsvärlden.
1. Virtuella arbetsplatser
Jobb som inte kräver att anställda arbetar på plats kan se en stor vändning mot distansarbete. Tillverknings-, distributions-, hälsovårds- och tjänsterelaterade industrier behöver fortfarande majoriteten av sina anställda att pendla till arbetsplatsen för att verksamheten ska fungera; dock kan jobb utanför dessa branscher gå helt avlägset eller ha en mycket större andel av anställda som arbetar på distans.
Global arbetsplatsanalys, ett undersökningsföretag som specialiserat sig på trender för distansarbete, förutspår: "Ju längre det krävs för att människor ska arbeta hemma, desto större adoption kommer vi att se när dammet lägger sig. Vi tror, baserat på historiska trender, att de som arbetade på distans före pandemin kommer att öka sin frekvens efter att de får återvända till sina kontorsmiljöer. För dem som var nya med distansarbete fram till pandemin, tror vi att det kommer att bli ett betydande uppsving i deras adoption. Vår bästa uppskattning är att vi kommer att se 25–30 % av arbetsstyrkan arbeta hemma på flera dagar i veckan i slutet av 2021.”
2. Distribuerade kontor
Med fler anställda som arbetar på distans, kan organisationer öppna mindre regionala hubbar eller ge distansarbetare tillgång till lokala samarbetsutrymmen snarare än att majoriteten av deras personal pendlar till ett centralt kontor. Före pandemin var coworking spaces den snabbast växande typen av kontorslokaler inom kommersiella fastigheter. Även om de för närvarande representerar mindre än 5 % av marknaden, förväntas de omfatta 30 % till 2030, enligt fastighetsbolaget JLL.
"Människor kommer fortfarande att samlas för att arbeta", säger Brent Capron, designchef för interiörer på arkitektfirman Perkins och Wills studio i New York. "Men hur lång tid du arbetar i närheten av andra och hur din arbetsvecka ser ut - jag ser det som det största kulturella skiftet framåt."
3. Onlinemöten
När affärsresor och pendling till arbetsplatsen i stort sett stoppades under pandemin, sköt användningen av videokonferenser i höjden. Den distanserade arbetsstyrkan kunde säkert och effektivt träffas och samarbeta ansikte mot ansikte genom videosamtal med sina kollegor, kunder och kunder. När företag fortsätter att minska kostnaderna och balansera sina budgetar, tror många experter affärsresor som vi känner det kommer att vara ett minne blott. "Det finns några saker, som affärsresor, som jag tvivlar på att någonsin kommer att gå tillbaka", säger Bill Gates, medgrundare av Microsoft. "Det är helt enkelt ett mått på nödvändighet och risk." Eftersom videokonferenser har blivit det accepterade alternativet till att träffas personligen kommer vi sannolikt att se en ökning av virtuella möten i framtiden. Det är en kostnadseffektiv och effektiv metod för att bedriva affärer och kommunicera med människor över hela världen.
4. Slutet på öppna planlösningar
Öppna kontorsplanritningar populariserades på 1980-talet som ett sätt att sänka fastighetskostnaderna, bryta ner barriärer mellan anställda och chefer och öka teamsamarbetet. Det har skrivits mycket om för- och nackdelar med ett öppet kontor. Men om virus som covid-19 blir vanligare kan det bli slutet på öppna planlösningar och en övergång mot mer privata arbetsytor. En nyligen publicerad utredning av Sydkoreas Centers for Disease Control visar hur lätt ett virus kan spridas i ett öppet kontor. På en våning i ett callcenter där 216 anställda arbetade testade 94 personer positivt för coronavirus under 16 dagar.
ZDNet, en webbplats för affärsteknologi, förutspår, "Öppna kontor försvinner inte helt utan kommer att omprövas avsevärt för det nya normala på arbetsplatsen. Öppna kontor kan sluta betjäna hälften av de anställda de brukade på grund av kostnadsbesparingar, säkerhet och arbetarpreferenser."
5. Arbeta var som helst
Enligt en nyligen genomförd studie av Cushman & Wakefield, ett globalt företag för kommersiella fastighetstjänster, kommer troligen 50 % av arbetsstyrkan att arbeta i ett "Total Workplace Ecosystem" – balanserande arbete från kontoret, hemmet och andra platser. Av de tillfrågade i deras undersökning anser 73 % att deras företag bör anamma policyer för flexibelt arbete.
"Arbeta var som helst" kommer att vara det nya mantrat efter COVID-19. Lifesize VD Craig Malloy förklarar, "Precis som organisationer har börjat anpassa sig till att arbeta hemifrån som sina "nya normala", kommer det att dyka upp ett "nästa normala" snabbt vid horisonten - en som gör att man kan återvända till arbete från överallt. möjlig. Detta kommer återigen att förändra axeln i vårt personliga och professionella liv, eftersom kunskapsarbetare från utbildare till bankirer till arkitekter, såväl som frontlinjearbetare inom hälsovård, detaljhandel och kundsupport kontaktcenter strävar efter att leverera högkvalitativa tjänster från platser utanför traditionella fysiska miljöer."
Fastna inte i det förflutna – Använd dessa 5 verktyg för att förbereda dig för framtidens arbetsplats
Den senaste globala pandemin var H1N1-virus 2009. Även om det fanns massor av modern teknik vid den tiden som gjorde det möjligt för människor att kommunicera och samarbeta virtuellt, var molnbaserad teknik fortfarande i sin linda och ännu inte allmänt accepterad som den digitala vägen framåt för affärsverksamhet. Snabbspola ett decennium framåt och att arbeta på distans är enklare än någonsin tack vare framsteg inom dynamisk, molnbaserad teknik. Allt från videokonferenser till webbaserade projektledningsverktyg till avancerad dataanalys och artificiell intelligens-teknik byggs i molnet för att dra nytta av realtidsprocessorkraften hos data. Här är fem verktyg som levereras via molnet för att hjälpa dig att förbereda dig för framtidens arbete.
1. Videokonferenser: Livsstorlek
Molnbaserade videokonferenser är särskilt användbara för organisationer som anammar en hybrid arbetsmodell består av fjärranställda och anställda på kontoret eftersom du kan ansluta till ett videokonferenssamtal från konferensrum eller var du än har tillgång till internet eller ett mobilnät. De Livsstorlek app ger dig ett enkelt sätt att starta en videochatt, gå med i ett möte eller schemalägga ett videokonferenssamtal direkt från din PC, Mac, surfplatta eller smartphone. Detta innebär att teammedlemmar på distans som arbetar hemifrån, kaféer, kollegor och på språng alla enkelt kan ansluta till ett videosamtal och få samma användarupplevelse som sina kollegor på kontoret.
2. Teamchatt: Microsoft Teams
Microsoft-lag är en av de mest populära meddelandeapparna och ett exceptionellt verktyg för ihållande samarbete och dokumentdelning inom Office 365®-plattformen. Anställda kan skicka direktmeddelanden en-till-en eller gruppmeddelanden till sina medarbetare från vilken bärbar dator eller smart enhet som helst. Dessutom finns det ett antal tredjepartsappar som sömlöst integreras med Microsoft Teams. Lifesize integrationer med Microsoft Teams lägger till ljud- och videoupplevelsen i Lifesize-kvalitet till Microsoft Teams-gränssnittet och utökar videokonferensmöjligheterna till partners, potentiella kunder och andra kontakter utanför din organisation.
3. Projektledning: Asana
Asana är en populär webb- och mobilapplikation utformad för att hjälpa distribuerade team att organisera, spåra och hantera sitt arbete. En av de bästa sakerna med Asana är dess enkla och lättanvända gränssnitt. Det ger dig flexibilitet över hur din projektbräda ser ut, låter dig enkelt flytta runt uppgiftslistor och framhäver projektets förfallodatum, uppdragstagare och framsteg. Du har också tillgång till ett aktivitetsflöde på din instrumentpanel för att se vad ditt team arbetar med just nu. Asana gör det möjligt att arbeta i projekt med hela ditt team, även om ni inte är fysiskt tillsammans.
4. IT-aktivering: Okta
Okta är en åtkomsthanteringsplattform som säkrar ett företags kritiska resurser och tillhandahåller en enda inloggningslösning för anställda. Med Okta kan IT hantera anställdas åtkomst till vilken applikation eller enhet som helst, oavsett var de befinner sig. Den levereras med inbyggd rapportering och integreras djupt med moln, mobila och lokala applikationer, kataloger och identitetshanteringssystem.
5. Filhantering och delning: Google Dokument
Som en del av G Suite-apparna, Google Dokument låter dig skapa och arbeta med dokument med människor inom och utanför din organisation och se liveredigeringar när andra skriver och kommunicerar via en inbyggd chattfunktion. Eftersom dokumenten lagras på Google Drive behöver du inte installera ett program på din dator för att använda det, och du kan komma åt och underteckna dokumenten var du än har en internetanslutning. I huvudsak kan arbetare från hela världen arbeta på samma fil samtidigt för ökat samarbete och produktivitet.
Slutsats
Framtidens arbetsplats är inte längre en enda plats utan en samarbetsmiljö förstärkt av teknik som gör det möjligt för anställda att arbeta var de än är mest bekväma och produktiva. Det innebär att utforma arbetsplatser kring flexibla arbetsarrangemang där anställda kan komma och gå från kontoret baserat på preferenser och som projektarbetet kräver. Ännu viktigare, detta innebär att investera i verktyg som möjliggör sömlöst arbete och samarbete oavsett var dina anställda befinner sig. Framtidens arbetsplats är flexibel, mobil och uppkopplad.
