Organisationer runt om i världen har infört obligatoriska policyer för att arbeta hemifrån för hela sin arbetsstyrka mitt i spridningen av Covid-19. Inte överraskande har denna plötsliga förändring i var och hur vi arbetar, samarbetar och kommunicerar varit utmanande för många anställda.

Vissa jobbar hemifrån för första gången, vilket innebär att de måste ta reda på hur man kan hålla sig fokuserad och produktiv i en ny distraherande arbetsmiljö. Även anställda med tidigare erfarenhet av att arbeta hemifrån ställs inför nya utmaningar i ljuset av coronavirus-pandemin. Med beställningar på plats och skolstängningar jonglerar miljontals arbetande föräldrar med att ta hand om sina barn samtidigt som de arbetar tillsammans med sina makar, partner eller betydande andra.

Lyckligtvis finns det sätt att framgångsrikt arbeta hemifrån och undvika att bli galen under denna tid av osäkerhet. Från inrätta en dedikerad arbetsyta För att effektivt kommunicera med dina kollegor och ha en konsekvent morgonrutin ger den här bloggen användbara tips för att hålla dig produktiv och leverera resultat när du arbetar hemifrån.

12 tips för att vara produktiv hemma

1. Skapa ett hemmakontor eller en dedikerad arbetsyta

Ett sätt att hålla ditt arbete och ditt hem åtskilda är att skapa en dedikerad arbetsyta. Helst skulle detta utrymme vara en permanent plats för arbete i ett separat rum så att alla i ditt hushåll vet att om dörren är stängd så jobbar du. Om du inte har plats för ett hemmakontor, försök att hitta ett lugnt och halvprivat område för att sätta upp en dedikerad arbetsstation. Detta är särskilt viktigt om du delar hus eller lägenhet med en rumskamrat, make eller barn.

2. Bygg ett setup du älskar

Älskar du dubbla bildskärmar? Har du en bekväm stol som du kan sitta i under långa stunder? Fungerar du bäst i ett utrymme med naturligt solljus? Förbered dig för framgång genom att skapa en arbetsplats som du älskar och som hjälper dig att vara produktiv och underlättar din dagliga rutin. Om möjligt, försök att efterlikna din inställning på kontoret för att hjälpa dig att hålla dig fokuserad och i rätt arbetstänk. The Muse, ett populärt företag för professionell utveckling och jobbsökning, publicerade nyligen en användbar styra för att designa ett hemmakontor du faktiskt vill arbeta på.

3. Sätt gränser för människor i ditt hem

Sätt spelregler och gränser för andra som bor i ditt hem om vad de får och inte får göra medan du arbetar. Genom att sätta en tydlig skillnad mellan ledig tid och arbetstid säkerställer du att din produktivitetsnivå förblir hög och att du håller fokus.

Detta är särskilt viktigt för arbetande föräldrar med barn hemma. Du kommer säkert ihåg videon som blev viral 2017 av Robert Kellys barn avbryter en intervju han gjorde med BBC. Även om ett visst antal avbrott från barn är oundvikliga, ger tydliga riktlinjer om var de kan leka, tider under dagen du kommer att vara tillgänglig för att interagera med dem och specifika tidsperioder du inte får störas kommer att hjälpa dig att arbeta med färre distraktioner. Arbetande föräldrar kan också tycka att det är bra att skapa ett enkelt rött "stopp" och grönt "gå"-skyltsystem uppsatt på deras skrivbord eller kontorsdörr för att indikera om de är tillgängliga eller inte.

4. Tysta aviseringar

Forskning visar att den genomsnittliga smartphoneanvändaren får 46 aviseringar per dag och kollar sin telefon 58 gånger per dag eller mer. Såvida de inte är direkt relaterade till jobbet behöver du inte WhatsApp, iMessage, Facebook Messenger och andra meddelandeplattformar för sociala medier som avfyras medan du arbetar. Ställ telefonen på tyst eller utom synhåll under arbetstid för att enbart fokusera på jobbet.

5. Få en konsekvent rutin

Ett av de bästa sätten att börja arbeta hemifrån på rätt fot och utveckla hälsosamma arbetsvanor är att komma in i en rutin och hålla fast vid den. Precis som att arbeta på ett traditionellt kontor bör du hålla regelbundna och konsekventa arbetstider. Ställ in ett alarm så att du inte försov dig och bestäm vilken tid du ska börja jobba varje morgon, när du ska äta lunch och när du ska sluta jobba för dagen. Det kan vara svårt i början, men med tiden kommer din dagliga rutin att arbeta hemifrån bli en vana och hjälpa dig att fokusera på arbetet under dagen.

Populära appar som Habit och Produktiv är också bra verktyg för att spåra mål och ställa in påminnelser tills nya vanor blir andra natur.

6. Prioritera ditt arbete

Vad behöver göras ASAP? Vad kan vänta till imorgon? Skapa en lista av alla uppgifter du behöver göra och numrera sedan uppgifterna i ordningsföljd. Listan hjälper dig att vara fokuserad och engagerad i att slutföra dagliga uppgifter. Men se till att listan är realistisk i vad du faktiskt kan åstadkomma under en viss dag. Använd uppgiftslistan som en guide för att skapa dina dagliga tidsblock.

7. Använd tidsblockering

Tidsblockering är ett enkelt sätt att dela upp din dag i bitar av tid för olika typer av uppgifter och aktiviteter. Detta är bra för att hålla en hälsosam balans mellan arbete och privatliv eftersom du kommer att ha tydligt definierade start- och sluttider för din arbetsdag. Du kan schemalägga tider för att träna, ta pauser, äta lunch och umgås för att undvika att bli överväldigad av din arbetsbörda. Tidsblockering är också bra för tidshantering och produktivitet under din arbetsdag. Genom att skapa tidsblock för att arbeta med specifika uppgifter som att svara på e-postmeddelanden, förbereda och delta i möten och arbeta med projekt hjälper dig att hålla fokus på att effektivt slutföra uppgifter. Genom att vara medveten om hur du spenderar din arbetsdag kan du kontinuerligt finjustera dina tidsblock för att hitta mer effektiva sätt att slutföra dina dagliga uppgifter.

8. Ta pauser

Det är viktigt att ta pauser under dagen för din mentala hälsa. Istället för att sitta vid skrivbordet och titta på YouTube-videor eller bläddra igenom sociala medier, lämna din arbetsplats och umgås med din familj, läs något som inte har med jobbet att göra eller gå en promenad utomhus. Du kan också tycka att det är fördelaktigt att ta en dedikerad 30-minuters eller en hel timmes lunchrast för att hjälpa dig att ladda om mitt på dagen.

9. Ha virtuella chattar med vattenkylare

En 2018 undersökning visade att 20 % av distansarbetarna känner att ensamhet är deras största problem med att arbeta på distans. Många traditionella kontorsanställda är vana vid att ha tillfälliga "vattenkylare" konversationer med sina kollegor om icke-arbetsrelaterade ämnen. Detta gör det möjligt för anställda att etablera sig personliga kontakter och ta en paus från det dagliga arbetstrycket. Detta kan verka kontraproduktivt, men a studie av Bank of America anställda visade att de mest produktiva arbetarna tillhörde sammansvetsade team och pratade ofta med sina medarbetare. Du kan skapa privata kanaler i chattverktyg som Slack och Microsoft Teams för att ha tillfälliga, icke-arbetsrelaterade konversationer med kollegor.

Alternativt, för att lägga till mer av ett mänskligt element till konversationen, kontakta medlemmarna i ditt lag och spela några virtuella isbrytare i ett virtuellt pausrum med Lifesize .The interaktion ansikte mot ansikte kan lägga till en snabb dos lättsinne och skratt till din dag.

10. Lär dig att säga nej

Forskning visar att ju svårare du har att säga nej, desto mer sannolikt är det att du upplever stress, utbrändhet och till och med depression. Att lära sig säga nej när du har för mycket på tallriken är ett kraftfullt sätt att skydda dig från att bli överväldigad. Det gäller både ditt arbetsliv och ditt privatliv. Att engagera sig för för många uppgifter samtidigt kan hindra kvaliteten på ditt arbete och produktivitet. Om du är säker på att du inte kan ta på dig den extra arbetsbördan, var direkt och tydlig med den person som begär din hjälp och be din chef om klarhet angående prioriteringar. Kom ihåg att att tacka nej till ett nytt engagemang ger dig möjligheten att genomföra aktuella projekt framgångsrikt och hjälper dig att undvika att ställa falska förväntningar hos kollegor om hur mycket du kan göra på en gång.

11. Välj en definitiv stopptid varje dag

Du kan anta att arbete hemifrån ger dig en bättre balans mellan arbete och privatliv, men nästan en tredjedel av distansarbetarna säga att de kämpar för att uppnå en bra balans. Utan en definitiv tid att sluta arbeta varje kväll är det lätt att sudda ut gränserna mellan ditt hemliv och arbetsliv. En del av att vara produktiv när du arbetar hemifrån är att inte känna dig stressad, så ställ in en tid varje dag för att stänga din bärbara dator och gå från jobbet. Du kan till och med ställa in ett alarm så att det går igång vid en specifik tidpunkt som påminner dig om att det är dags att börja spara ditt arbete och koppla från till nästa arbetsdag.

12. Gå ut

Slutligen, ta dig tid att gå ut och få frisk luft och solljus regelbundet. Det är lätt att känna sig instängd och stressad när man jobbar inne hela dagen. Ta en promenad, cykla, träna eller gör vad som helst för att få blodet att pumpa. Bjud in andra i ditt hushåll att gå med dig. Studier visa att att gå ut kan förbättra ditt minne, hjälpa till att bekämpa depression och sänka ditt blodtryck.

Glöm inte verktygen som hjälper dig att lyckas

Pålitligt internet

Utan pålitligt internet är det svårt arbeta hemifrån effektivt. Se till att du har tillräckligt med bandbredd för att ansluta till videosamtal och hålla kontakten under arbetsdagen. Ta hänsyn till hur många enheter som kommer åt internet samtidigt. Har du barn anslutna till wifi? Strömmar din smarta TV video? Använder andra i ditt hushåll också internet när de arbetar hemifrån? Om din anslutning inte är robust, ställ in spelregler för när andra i ditt hushåll kan vara online eller om möjligt förväxla dina videomöten med andra arbetare i ditt hushåll.

Kvalitetsvideokonferenser

Molnbaserad videokonferenser är särskilt användbart för anställda som arbetar hemifrån eftersom du enkelt kan ansluta till ett videosamtal från vilken smart enhet eller bärbar dator som helst. Interaktionen ansikte mot ansikte lägger till ett mänskligt element till konversationen och låter dig ansluta på en djupare nivå med dina kunder, partners och medarbetare.

Som svar på coronavirus-pandemin erbjuder Lifesize gratis, obegränsad videokonferenstjänst för alla globala företag i sex månader. Vårt mål är att stödja företag och anställda så gott vi kan under denna svåra tid och hålla världen igång.

Textbaserade chattverktyg

Snabbmeddelandeappar som Microsoft-lag och Slak är perfekta för snabba, improviserade, textbaserade konversationer för att hjälpa dig att hålla kontakten med ditt team under hela arbetsdagen. Förutom texter kan du även skicka GIF:er och videor på plattformarna, vilket gör meddelandena mer engagerande. Alla filer och chattar är synkroniserade, arkiverade och sökbara så att du kan hitta chattar och dokument i framtiden på alla dina enheter. Du kan också skapa unika kanaler så att mindre grupper av medarbetare eller avdelningar kan arbeta tillsammans i specifika uppgifter och projekt.

Verktyg för projektledning

Projektledningsverktyg som Asana, Trello och Monday.com är utformade för att hjälpa dig att hålla dig organiserad och på rätt spår. Dessa verktyg är särskilt användbara för att samarbeta i projekt som har många rörliga delar och gör det enkelt att se när uppgifterna ska utföras, vem som är tilldelad varje uppgift och det övergripande framsteg för att säkerställa att varje projekt slutförs korrekt och i tid.

Slutsats

Det är lätt att blanda ditt arbetsliv med ditt privatliv när du jobbar hemifrån coronavirusets ålder. För att övervinna detta, försök att komma in i en vanlig arbetsrutin precis som du gick in på kontoret varje dag. Ställ in tydliga start- och stopptider samt raster under dagen. Om möjligt, sätt upp en dedikerad arbetsstation som speglar den du har på kontoret. Alla dessa steg hjälper dig att komma in i ett fungerande tankesätt och hålla dig fokuserad under hela dagen. För att undvika att känna dig ensam och frånkopplad från ditt team, särskilt under denna tid av osäkerhet, använd chattappar och videokonferenser ansikte mot ansikte under hela dagen för att ha tillfälliga och improviserade konversationer med dina kollegor.