COVID-19:s krav på distansarbete kan ha varit en abrupt övergång, men det behöver inte hindra ditt förstånd och din produktivitet. För de flesta anställda krävs helt enkelt att arbeta hemifrån heltid ny teknik och rutiner.
Lyckligtvis finns redan många av de nödvändiga teknikerna för att arbeta hemifrån effektivt, så den största utmaningen för anställda som är nybörjare på distans är beteendemässiga. Från att pendla till kontoret till att prata med dina kollegor, allas vanliga vanor och dagliga rutiner har förändrats.
När du anpassar dig till ett nytt sätt att arbeta, använd dessa 7 tips om hur du arbetar hemifrån för att hjälpa dig att förbli lycklig och produktiv.
7 tips för att få arbeta hemifrån, jobba åt dig
1. Ställ in tydligt definierade arbetstider
När du arbetar hemifrån är det lätt att vara "på" hela tiden, vilket många distansarbetare snabbt kommer att erkänna. Att hålla fasta arbetstider på dagarna är hållbart; att tvångsmässigt kontrollera och svara på arbetsmail hela natten är det inte. Du måste tillbringa tid mentalt borta från jobbet, så prata med din chef om arbetsförväntningar och gränser. Vilka timmar ska man jobba varje dag, och när är det okej att koppla av? Att inte ha en definierad start- och sluttid för din dag kan sudda ut gränserna mellan ditt hemliv och arbetsliv. Med tiden kan detta leda till arbetströtthet och utbrändhet.
2. Skapa nya rutiner
Eftersom du inte längre behöver vara på kontoret vid en viss tid är det lätt att börja sova sent och låta ditt arbetsschema bli för avslappnat. Detta kan avsevärt hindra din produktivitet. Skapa en ny och konsekvent rutin som efterliknar den du hade tidigare. Ställ in ett alarm för att vakna vid en viss tid varje morgon, koka kaffe, äta frukost och klä på dig till jobbet precis som du skulle in på kontoret. Detta hjälper dig att komma i rätt tänkesätt för att börja arbeta varje morgon.
”För att våra sinnen ska fungera med maximal effektivitet måste vi ha ordning och reda och just nu är det svårare än någonsin att ha det heller. Enkla vanor som vi kanske har gjort tidigare – bädda sängen, föna håret – är enkla aktiviteter vi kan göra för att påminna vår hjärna om att livet fortfarande pågår trots de avbrott vi står inför.” — Erin Wiley, psykoterapeut och verkställande direktör för Willow Center
3. Umgås med ditt team varje vecka
Arbete är ett socialt utrymme, inte bara ett produktivt. Men med den senaste tidens brist på personliga interaktioner, vissa distansanställda har upplevt känslor av ensamhet och isolering. Det är därför virtuella lyckliga timmar har blivit så populära. De är lätta att organisera igenom videokonferenser, och de hjälper anställda att ansluta och interagera med sina medarbetare ansikte mot ansikte. Du kan också välja en rolig virtuell bakgrund från Hawaii till någonstans på månen
Lagarbete handlar om mer än arbete, så använd den här tiden till att dela ett skratt och hålla vardagliga konversationer flytande. Detta är också ett utmärkt tillfälle att kolla in dina medarbetare och se hur de hanterar denna utmanande situation. Att diskutera svårigheter och nöjen hjälper alla att hålla sig friska och påminner dina medarbetare om att de inte går igenom detta ensamma.
4. Skapa en produktiv miljö i ditt hem
Kontoret ger ett sammanhang för arbete, medan ditt hem vanligtvis är en plats för fritid och avkoppling. Många jobb har omstrukturerats med uppkomsten av distansarbete, tänk på arbeta hemifrån callcenter och onlineskola som har flyttat sitt arbete online från nya hemarbetsplatser. För att arbeta produktivt hemifrån måste du skapa en privat arbetsyta som är fri från distraktioner (särskilt om du delar ditt hem med familj, husdjur eller rumskamrater). Experter föreslår att du arbetar utanför ditt sovrum när det är möjligt, eftersom din produktivitet tenderar att bli lidande om du använder detta utrymme för arbete. Helst skulle du vilja ställa in ditt hemmakontor i ett separat rum i ditt hus.
Se till att det finns en stark WIFI-anslutning, hörlurar för videokonferenssamtal och gott om avstånd från familjemedlemmar som kan vara en distraktion.
Stäng dörren medan du arbetar och klistra en lapp på denoch ber dig att förbli ostörd. Du kan också lägga upp ditt schema på dörren för att låta andra i ditt hushåll veta när de kan förvänta sig att du ska dyka upp igen och interagera med dem.
5. Begränsa distraktioner
Även med ett privat hemmakontor finns det många distraherare som kan hindra din produktivitet. För att hjälpa dig att enbart fokusera på arbetet och effektivt slutföra dina dagliga uppgifter, prova:
- Batchar din e-post
- Sätta din telefon på stör ej eller flygplansläge under arbetstid
- Ställa in timers för bitar av tid då du fokuserar på specifika uppgifter
- Använder en app som Frihet för att begränsa distraherande internetfunktioner (som sociala medier eller Netflix) när du borde arbeta
6. Ring improviserade videosamtal
Videosamtal är en modern supermakt. Att arbeta hemifrån hindrar dig från att stanna vid din kollegas skrivbord för att ställa en snabb fråga, så om något är brådskande eller för komplicerat att förklara via text, använd din smartphone eller bärbara dator för att ringa ett snabbt och improviserat videosamtal. Det kan kännas besvärligt att ringa någon, speciellt om du är orolig för att avbryta dem, men i detta nya, socialt isolerade sammanhang skulle de flesta av oss välkomna samtal av typen vattenkylning under arbetstid. Improviserade konferenssamtal är fram och tillbaka diskussioner i realtid med dina kollegor som tillåter nyanser i ton, timing, ansiktsuttryck, handgester och annat ickeverbala signaler som ska förmedlas under samtalet. De är mer personliga, mer mänskliga och mer känslomässigt tillfredsställande än textbaserade konversationer som e-post- och chattappar.
7. Ge och begär feedback från ditt team
Fungerar vissa verktyg och procedurer inte för dig? Fortsätter du möta samma hinder dagligen eller veckovis? Det här är en ny och ovanlig tid för alla, så kommunicera dina problem och lär av andra så att du kan använda nya strategier och verktyg för att hålla ditt team igång.
4 verktyg du behöver för fjärrarbete
Även om ditt hemmakontor inte kommer att vara identiskt med ditt arbetskontor, finns det verktyg som kan hjälpa dig att vara lika produktiv. Genom att kombinera kommunikationslösningar och produktivitetsverktyg som efterliknar ditt arbetsflöde på kontoret kan du gå över till att arbeta hemifrån med minimal friktion. Det här är verktygen du behöver för att effektivt arbeta hemifrån.
1. Pålitlig videokonferens
Pålitliga videokonferenser är de flesta teams största behov. Det håller distribuerade team anslutna, engagerade och produktiva oavsett var de befinner sig. Som svar på pandemin erbjuder Lifesize gratis, obegränsad videokonferenstjänst för alla globala företag i sex månader. Vårt mål är att stödja företag så gott vi kan under denna svåra tid och hålla världen igång.
2. Teammeddelandeappar
När det gäller meddelanden, Microsoft-lag och Slack är de två ledande alternativen för att arbeta hemifrån. Båda verktygen integrera med Lifesize för att göra kommunikationen smidig. Integrationen lägger till Lifesizes bästa ljud- och videokvalitet och avancerade kommunikations- och samarbetstekniker till dina befintliga Microsoft Teams och Slack-arbetsflöden.
3. Projektledningsverktyg
Monday.com och Asana är anpassningsbara projekthanteringsverktyg för externa team. De gör det enkelt att spåra och övervaka projekt och individers uppgifter så att alla vet exakt vad de ska arbeta med och när deras uppgifter ska ske. Dessa verktyg fungerar också som en plattform för att underlätta samarbete mellan projektintressenter. Detta är särskilt användbart för komplicerade projekt som har flera anställda som arbetar mot samma gemensamma mål.
4. Samarbetsdokument
För textdokument, kalkylblad och bildspel, Google Drive är guldmyntfoten. Du kan begränsa behörigheter för varje dokument så att det endast är tillgängligt genom:
- Medlemmar i din organisation
- Specifika e-postadresser
- Alla med länken
Med Google Drive kan ni arbeta och samarbeta i samma dokument tillsammans i realtid även om ni inte är fysiskt tillsammans.
Slutsats
Att jobba hemifrån behöver inte vara hemskt. Genom att skapa en distraktionsfri hemmakontorskonfiguration med rätt verktyg och skapa en konsekvent arbetsrutin kommer du att se positiva resultat. Du kanske till och med upptäcker att det är mer fördelaktigt och produktivt att arbeta på distans än att pendla till kontoret.
Nu mer än någonsin är det viktigt att uppskatta de människor vi älskar, förmågan att arbeta och den lediga tiden att utforska nya passioner och färdigheter innan vi återgång till arbetet. Få ut det mesta av det! Var glad och produktiv samtidigt som du arbetar säkert hemifrån.
