En av de största trenderna som driver revolutionen för huddle room är den öppna planlösningen för kontoret. Idag väljer många företag färre fristående kontor och fler delade arbetsplatser som främjar kommunikation och hjälper till med produktivitet. Enligt de senaste marknadstrenderna som identifierats av Frost & Sullivan beräknas huddle-rum att ersätta nästan 70 % av alla mötesrum till 2022.

Här är en fullständig sammanfattning av fördelar med huddle room och tekniktrender för att hjälpa dig framtidssäkra dina kontor med effektiva och produktiva huddle rooms.

Huddle-rum beräknas ersätta nästan 70 % av alla mötesrum till 2022. Här är en fullständig uppdelning av huddle-rumsfördelar och tekniktrender för att hjälpa dig att framtidssäkra dina kontor med effektiva och produktiva huddle-rum.

Vad är ett sammanslagningsrum?

Ett mötesrum är ett litet mötesrum för 3-6 personer utrustat med ljud/videofunktioner som används för snabba teammöten (aka team huddles). Perfekt för både oplanerade arbetssessioner och schemalagda möten, huddle rooms tillåter team att hålla diskussioner utan att reservera ett större rum.

5 fördelar med mötesrum

Företag av alla storlekar och branscher, coworking spaces och universitet har alla börjat bygga ut dessa smidiga små rum som ett sätt för små team att arbeta tillsammans mer effektivt. Huddle-rum är vanligtvis billiga att utrusta och kräver lite fysiskt utrymme, och många skulle hävda att de är de mest produktiva rummen i byggnaden. Här är de fem bästa fördelarna med att distribuera huddle-rum:

1. Inga reservationer krävs

Många organisationer väljer att distribuera huddle-rum utan en bokningssystem. På så sätt kan team ha en plats att träffas för en improviserad arbetssession utan att behöva stoppa vad de gör och skapa ett schemalagt möte.

2. Förvandla underutnyttjade små rum till effektiva utrymmen

De flesta små mötesutrymmen är underutnyttjade eftersom de saknar den teknik som krävs för produktiva möten. För att hjälpa till att lösa problemet med underutnyttjande har videokonferensleverantörer börjat utveckla videokonferenssystem optimerade för huddle-rum och små mötesrum, vilket gör det enkelt för organisationer att utrusta sina huddle-rum med alla fördelarna med videokonferenser.

3. Spara stora konferensrum för stora möten

Enligt färsk forskning från analytikerföretaget Frost & Sullivan är 75 % av alla möten i stora konferensrum bland bara tre till fyra personer, vilket gör resten av dessa tomma stolar till ett slöseri med utrymme. Huddle-rum har perfekt storlek för små lagsynkroniseringar.

4. Idealisk för teammedlemmar på distans

Huddle-rum ger team och distansarbetare möjligheten att ansluta ansikte mot ansikte för alla möten eller snabb teamsynkronisering under dagen. Och medan traditionella konferensrum är bra för videokonferenser med stora grupper för att fånga alla i rummet är huddle-rummen perfekt storlek för att ge alla en verklighetstrogen närvaro i onlinemötet. Den regelbundna kadensen för videosamtal i huddle-rum kan få avlägsna team att känna sig mindre avlägsna.

5. Billig att sätta upp

Mindre arbetsytor har mindre budget och kräver mindre komplexitet, så tekniken i rummet måste vara kostnadseffektiv och lätt att använda. Gör-det-själv videopaket och specialbyggda huddle room-lösningar kan installeras för mindre än priset för en anställd laptop. Och med en långvarig livscykel på sex till åtta år, kommer du att få fortsatt värde i många år framöver.

Topp 3 tips för en produktiv huddle

Vi publicerade nyligen vår tips och tricks guide för att hålla ett framgångsrikt videokonferenssamtal, och även om alla tips kan leda till ett lyckat möte i mötesrummet, passar dessa tre perfekt till den mindre storleken och ad-hoc-karaktären hos mötesrummet:

1. Håll mötet i rätt storlek

Den begränsade storleken på ett huddle-rum är en bra liknelse för storleken på ett funktionellt team för att samarbeta och få jobbet gjort. Ju fler som ansluter sig, desto mer distraherande kan saker vara. Använd stora konferensrum för den första brainstormsessionen, använd sedan huddle-rum för breakout-sessioner och träffas tillbaka i konferensrummet för att dela innehåll och resultat. 

2. Optimera samlingsrummet för video

De flesta huddle-rum är designade med en enda display monterad på väggen och ett mötesrumsbord tryckt rakt upp mot väggen. Mindre rum som kryprum bör prioritera ett vidvinkelsynfältsobjektiv för att hjälpa till att fånga mötesdeltagare som sitter nära kameran. 

Lär dig hur du designar, konfigurerar och distribuerar det perfekta mötesrummet baserat på dina unika behov.

3. Glöm inte att vara dig själv

Vi har kommit långt förbi att videokonferenser enbart används för kvartalsvisa styrelsemöten med ditt ledningsteam – det har förvandlats till ett dagligt sätt att kommunicera ansikte mot ansikte. Precis som att sms:a, prata i telefon eller gå fram till din kollegas skrivbord och chatta personligen handlar videokonferensupplevelsen om vad som diskuteras. Så oroa dig inte när det kommer till kameran – var bara dig själv!

Så här ställer du in ditt huddle-rum: 5 måsten för alla fantastiska huddle-utrymmen

Oavsett om ditt kontor precis har börjat bygga ut huddle room-lösningar för små team eller om du letar efter ett sätt att optimera dina gamla telefonrum med modern samarbetsteknik, vill du inkludera dessa fem måsten i din design: 

1. möbler

Följ din företagskultur när du bestämmer dig för stilar för dina mötesrum – stilar, plural, eftersom många företag väljer ett unikt utseende för varje utrymme. Den begränsade ytstorleken i ett huddle room gör att du kan göra djärva val utan att behöva totalrenovera hela kontoret. Det typiska rummet kommer att ha sittplatser för fyra till fem med slitstarka arbetsytor. Om krypa/konferensrum design och inredning är inte din starka sida, sök hjälp från en byrå eller konsultera din favoritsökmotor för idéer. Här är några nyckelord för att komma igång: modernt kontor, bra samlingsrum och kreativt kontor.

2. Visa

Okej, ditt rum är dekorerat med betsade betonggolv, en återvunnen ladugårdsdörr, exponerade rör, bordsskivor av flygplanskvalitet och Herman Miller®-stolar – vad nu? Det är dags att ta in tekniken som förvandlar ditt stilfulla vardagsrum till ett rymligt hoprum. Oavsett om du är brainstorming koncept för den senaste marknadsföringsvideon eller för att analysera data i en försäljningsrapport, är tillgängligheten av en visning till skärmdelning avgörande för detta utrymme. Lag ska inte behöva förlita sig på att samlas runt en bärbar dator för att se en presentation eller videokonferens med en annan grupp.

Priserna på skärmar har sjunkit dramatiskt under de senaste åren, så gå så stor som din budget tillåter – men kom ihåg att det fortfarande är ett litet utrymme, så intervallet 42”–50” är förmodligen tillräckligt. När du bestämmer dig för en monteringshöjd rekommenderar vi att du håller dig nära ögonhöjd, särskilt när du utrustar rum för att ansluta till varandra med en videokonferenslösning för huddle room.

3. Whiteboard

Vare sig det är traditionell vit emalj, interaktiv smart eller bara en glasruta, se till att du inte förbiser möjligheten att skriva ut idéer och koncept i samlingsrummet. Whiteboardtavlor kan fungera som en parkeringsplats för idéer som du inte är redo att agera på, hjälpa dig att visualisera dina prioriteringar och tillhandahålla en enkel metod att ändra idéer när du inser att det fanns några dåliga i att "ingen idé är en dålig idé " spåna. I slutet av mötet tar du bara några bilder på ditt arbete så att du inte behöver skriva ner det igen.

4. Stämning

Akustik

Med många kontor som övergår till ett mer öppen planlösning koncept är det viktigare än någonsin att ha utsedda samarbetsutrymmen fria från buller och distraktioner. Ljudisolering förhindrar brusläckage in och ut ur rummet, och en mikrofoninställning av professionell kvalitet kan avsevärt öka ljudkvaliteten på ett möte med inbyggt omgivande brusreducering och full rumstäckning.

Belysning

Naturlig belysning har kopplats till bättre hälsa och ökat engagemang hos medarbetarna. Det är ett underbart tillskott till många mötesplatser, men man bör se till att ge ljusstyrning i mötesrum med fönster. Rum i direkt solljus vid fel tid på dagen kan se uttvättade ut på video, och en ljuskälla direkt bakom ett motiv kan skapa en hård siluett.

5. Videoanslutning

Med videokonferenser kan teammedlemmarna ha en plats vid mötet var de än är. Så om ditt team inkluderar distansarbetare, personer på ett annat campus eller kollegor som reser regelbundet, a lösning för videokonferenser är en smart investering för att upprätthålla ditt gruppsamarbete och koppling. När du utrustar ditt huddle-rum med videokonferenser, se till att leta efter en lösning som är enkel att hantera och använda, uppfyller dina krav på säkerhet och tillförlitlighet och framför allt hjälper dina team att känna sig så sammankopplade som möjligt. Lifesize Dash™-kit är huddle room-lösningar designade för enhetsflexibilitet, medan lifesize® Ikon 300 ger dig en beprövad allt-i-ett-lösning med 4K full-motion innehållsdelning för en premiär upplevelse av huddle room.

Livsstorlek kan hjälpa till att behålla utrustning för videokonferenser hanterbar för alla samlingsrum, allt samtidigt som den ger tydlig ljud- och videoteknik och ger arbetarna möjlighet att samarbeta i en effektiv miljö.

Är du redo att komma igång med Lifesize huddle-rum?

På Lifesize är allt vi gör designat, byggt och stöds för att göra användarupplevelsen utmärkt och enkel från dag ett. Efter mer än femton år av utveckling huddle room och konferensrumssystemtrådlösa mötesrumspresentationsenheterappar för videokonferenser och globalt molnnätverk som binder ihop allt, vi nöjer oss inte med något mindre än fantastiskt. Lifesize ger en oöverträffad enhetlig mötesupplevelse som du kan lita på att den fungerar första gången, varje gång. Planera en demo med en Lifesize videokonferensexpert eller skapa ditt gratiskonto för att se en Lifesize huddle room-lösning i aktion.