Covid-19-pandemin tvingade de flesta organisationer att påskynda digitala transformationsinitiativ, och inget koncept gick till toppen av prioriteringslistan som videokommunikation och digitalt samarbete. När ledare omvärderar sina anställdas arbetsmiljöer måste de redogöra för hur mycket mer intäktsgenererande affärer som sker digitalt. Samtidigt måste de respektera det faktum att den sociala strukturen i deras organisationer har förändrats på grund av minskad personlig interaktion.
Vi kallar denna skärningspunkt av professionell och personlig digital interaktion för Human Enterprise – ett ämne som vi utforskar i den här serien från CMO Josh Kivenko. Läs det första stycket om "Bygga kapaciteten för hybridarbete" här.. I den här andra delen beskriver Josh de förbättringar som fortfarande behövs inom videokommunikationsapplikationer för att bättre passa modernt arbete och människorna bakom det.
Våra arbetsliv på distans under det senaste året har förändrat allas syn på videosamarbete. Det är mer genomgripande, visst, och irritationsmomenten ("Du är tyst!" eller "Nästa bild, tack!") kvarstår. Men den verkliga förändringen i uppfattning för många är att de inte längre tror att videokonferensappar bara kan vara "tillräckligt bra".
Jag har arbetat med proffs i många branscher och roller. För det mesta har videokonferenser varit en mer eller mindre standardiserad upplevelse för alla när möten helt enkelt är möten. Men när det kommer till aktiviteter som faktiskt genererar intäkter, arbetsflöden som involverar känslig data eller uppgifter som kräver att deltagarna är mer nedsänkta än video, så saknas många appar som vi är bekanta med antingen bedrövligt eller för fokuserade på flashiga extracurricular funktioner snarare än att spika grunderna. Om hybridarbete är framtiden — och det tror vi absolut att det är — Videokonferenser måste fortsätta att utvecklas på flera sätt för att möta behoven hos människor i företaget.
Evolutionens fyra pelare
Pandemin riktade strålkastarljuset på brister i videokonferenser som många inte visste fanns tidigare - eller åtminstone inte hade internaliserat förrän de behövde utföra alla sina arbetsuppgifter på distans. Eftersom varje organisation omvärderar sina strategier och kommunikationsverktyg i spåren av pandemin, är här fyra huvudpelare av evolution som vi tror måste ske i video för att göra hybridarbete och ett äkta mänskligt företag möjligt.
Trohet och pålitlighet
I slutet av dagen förväntar vi oss att de kommunikationsverktyg vi använder för att leverera rätt budskap. Så när den grundläggande tillförlitligheten och troheten hos en videoplattform inte kan räknas med, hotar det medarbetarnas förmåga att utföra. I Human Enterprise förväntar vi oss att våra verktyg hjälper oss att ansluta på mänsklig nivå, inte göra dessa anslutningar svåra eller omöjliga.
- Trohet: Kvaliteten och klarheten på själva videon har utan tvekan förbättrats för många molnvideoplattformar — det är tillräckligt bra för de flesta huddles och incheckningar. Men hur är det med brainstorms där vissa deltagare är virtuella och andra använder en fysisk whiteboard på kontoret? Vad sägs om att visa en ritning eller tygprov över en video mötesrumssystem? Trohetsöverväganden gäller nästan alla aktiviteter där det är avgörande att förmedla visuell information i realtid för att ansluta och få arbetet gjort - som under kvalitetskontroller, labbtester, granskning av juridiska dokument och besök på distansvård. Fidelity kan påverkas av hårdvaran, plattformen och nätverket, så det kan vara en komplex utmaning att ta itu med och avancera. Ändå kvarstår faktum att tröskeln för pan-industrin har en väg att gå för att gå längre än "tillräckligt bra" kvalitet.
- Pålitlighet: Avbrutna samtal, uppkopplingsproblem och frusna strömmar var skämten under de första månaderna av distansarbete, men blev snabbt mer än enkla irritationsmoment. En videoplattform som inte på ett tillförlitligt sätt kan leverera slöseri med både tid och pengar, särskilt i segment för professionella tjänster, där timmar faktureras och tjänster inte kan renderas effektivt om inte realtidskommunikation är i spel. Pålitlighet måste förbättras för att mänsklig interaktion (och affärer) ska fortsätta obehindrat.
Användarvänlighet
Mycket av samtalet om videokommunikation handlar om att verktygen är lätta att använda, men begreppet användarvänlighet är mycket mer nyanserat än det verkar. Ett FoU-team kan till exempel kräva en funktionsrik uppsättning videoverktyg så att de kan förmedla och samarbeta på en modell eller skiss på rätt sätt. Men i scenarier där de flesta användare är sällsynta gäster, som i virtuella vårdkonsultationer, kräver patienter en digital ytterdörr som är ren, enkel och välkomnande.
"Användarvänlighet" betyder något lite annorlunda för alla, men det kommer alltid tillbaka till att sätta en baslinje av enkelhet som kan skalas. I den stora kapprustningen med videokonferenser verkar vi ha tappat bort det faktum att mindre ibland är mer. När verktyg blir alltför komplexa eller röriga kan samarbete och produktivitet lida, och det slutliga målet att koppla samman människa till människa och komma igång med verksamheten blir grumlig. Denna sanning förstärks nu av det faktum att video har sträckt sig massivt bortom kunskapsarbetare och har bli ett viktigt medium för tillhandahållande av tjänster.
Tillgänglighet
Det pågick redan en viktig diskussion kring ökad digital tillgänglighet före pandemin, men nu är denna mycket mänskliga fråga i framkant. Pandemin har förändrat vårt sätt att tänka kring tillgänglighet, särskilt när det gäller att video är ett affärskritiskt kommunikationsmedium, inte en lyx eller ett alternativ. Här är några frågor att ställa för att övervaka utvecklingen av tillgänglighet:
- Förmåga: Vi tänker mest på uppenbara förmågor och funktionsnedsättningar när vi överväger tillgänglighetsfunktioner för video, som om verktyget har ett högkontrastläge för personer med nedsatt syn eller har funktioner för livetextning för dem som har olika hörselförmågor. Men videotillgänglighet kan innebära mer. Kan verktyget eller systemet vara manövreras med röst? Hur mycket fysisk installation kräver systemet?
- Geografi: Fungerar en given videoplattform likadant i alla regioner, länder och språk där anställda, kunder och partners kan arbeta? Har anställda och kunder på landsbygden, underbetjänade eller mindre tätbefolkade områden tillräckligt hög bandbredd för att hantera video?
- Kompetens: Tillgänglighet kräver att vi kontrollerar våra fördomar och antaganden. Vissa anställda - frontlinjearbetare som supportpersonal och de som verkar på fältet - är inte alltid lika bekanta med videokommunikation som vi andra. Som sådan måste videoleverantörer ta hänsyn till alla nivåer av teknisk kompetens och bakgrund.
Säkerhet och efterlevnad
Massanvändningen på distans av videokonferenser har väckt ett antal nya och giltiga farhågor runt omkring säkerhet. Dåliga skådespelare har nu fler ingångspunkter och attackyta än någonsin i organisationer, och videokonferensappar eller tredjepartsintegrationer som inte prioriterar säkerhet kan skapa sårbarheter. The Human Enterprise betyder exakt det - människor är ytterst i dess kärna, och människor gör misstag. Leverantörernas betoning på säkerhet samt de obligatoriska mekanismerna och anpassningsbara kontrollerna som är konstruerade i videoplattformar måste hålla jämna steg och ta hänsyn till den sanningen.
Dessutom, med videoverktyg som i allt högre grad erbjuder transkription, inspelning och andra kringtjänster och integrationer, finns det genuina frågor om vår förmåga att hålla mänskliga anställda i fullständig efterlevnad. Är lagring av ett kundsamtal förenligt med alla regler i en given bransch? Hur lätt är det att hitta och radera videoinspelningar, enligt lagar som GDPR och CCPA?
Utvecklas för att trivas
Videokonferenser som helt enkelt är funktionsdugliga eller stela och outvecklade är inte längre ett gångbart alternativ för att stödja modernt hybridarbete. På samma sätt tjänar inte applikationer av konsumentklass som är överdrivna alla användningsfall som har dykt upp. Att bygga ett blomstrande mänskligt företag under de kommande åren bygger på att videokommunikation ständigt förbättras på grundpelarna trohet och tillförlitlighet, användarvänlighet, tillgänglighet, säkerhet och efterlevnad – för att i slutändan hitta ett bättre sätt att stödja människorna bakom modernt arbete.
Lär dig mer om Lifesize videokonferenslösningar och hur de ständigt utvecklas.
