Över hela världen anpassar sig företag och anställda till ett nytt sätt att arbeta i ljuset av Coronavirus (COVID-19) pandemi. Som en del av ett försök att skydda mot spridningen av viruset har många företag inrättat ett arbete hemifrån eller policy för distansarbete för alla anställda. Fastän 70 % av världens arbetskraft arbetade på distans minst en gång i veckan före covid-19-pandemin, att ha 100 % av arbetsstyrkan arbeta hemifrån heltid innebär nya utmaningar för arbetsgivare. Denna plötsliga förändring i vårt sätt att arbeta innebär också att chefer omedelbart måste ta reda på hur man effektivt kan hantera och motivera ett helt avlägset team.
Harvard University instruktör Julie Wilson förklarar, "Att leda ett virtuellt team kräver att chefer fördubblar grunderna för god ledning, inklusive att fastställa tydliga mål, genomföra bra möten, kommunicera tydligt och utnyttja teammedlemmarnas individuella och kollektiva styrkor." Att framgångsrikt leda ett avlägset team är utmanande, även för de mest erfarna cheferna. Det tar tid, tålamod och mycket övning, men med rätt processer och verktyg på plats är det möjligt att ha ett produktivt och engagerat team på helt distans. Här är sex tips för att framgångsrikt hantera ett distribuerat team.
.ashx?h=393&&w=751&la=en)
6 nyckelstrategier för att leda ett distribuerat team
1. Sätt tydliga förväntningar
Vid övergången till ett helt distanserat team bör chefer prioritera utvecklingen av tydliga riktlinjer och förväntningar. De flesta team består av en mångfaldig grupp människor. Vissa anställda kan ha tidigare erfarenhet av distansarbete, medan andra anställda kan vara helt nya när det gäller att arbeta hemifrån. För att säkerställa att alla fungerar på lika villkor är det viktigt att du ställer tydliga och realistiska förväntningar på hela ditt team direkt.
Att inte klargöra förväntningarna tidigt kan leda till problem och missförstånd på vägen som kan orsaka stora störningar i ditt teams arbetsflöde och prestation. Förtydliga vilka verktyg ditt team kommer att använda, hur du kommer att kommunicera, vilka timmar alla förväntas arbeta, hur och när projekt kommer att slutföras och, när saker förändras, kommunicera det också. Dina förväntningar ska skrivas ner, skickas i ett e-postmeddelande och vara lätt tillgängliga för hela ditt team. Detta kommer att säkerställa att alla är på samma sida och det finns ingen tvetydighet i vad som förväntas av varje gruppmedlem.
2. Använd rätt verktyg
Efter att du tydligt har definierat dina förväntningar är det dags att hitta rätt verktyg som hjälper ditt team att möta dessa förväntningar och få deras arbetsdagar att löpa smidigt och effektivt. Forskning visar att genomsnittlig kontorsarbetare har 5 eller fler appar öppna vid varje given tidpunkt, så det är viktigt att välja klokt för att undvika att skapa ännu mer apptrötthet eller förvirring om vart anställda ska gå för att leta efter information.
Det finns hundratals samarbets- och kommunikationslösningar och otaliga produktivitetsverktyg utformade för att hjälpa distribuerade team att vara produktiva. Molnbaserade videokonferensverktyg som lifesize och chattappar som Slak och Microsoft-lag gör det enkelt att hålla ständig kommunikation med dina fjärranslutna teammedlemmar. Projektledningsverktyg som Asana, Monday.com och ProjectManager.com hjälp med tidshantering och håll ditt team på rätt spår för att undvika att slösa tid på distraktorer och icke-produktivt arbete. I ljuset av den senaste coronasituationen, många företag erbjuder sina tjänster gratis, inklusive lifesize. Med Lifesize kan du få tillgång till en mängd funktioner som inte är tillgängliga på andra gratis videokonferenstjänster som Google Hangouts eller Zoom. Gör din research för att hitta de verktyg som fungerar bäst för dig och ditt team.
3. Skapa en video-först kultur
Utan de dagliga personliga interaktionerna som traditionella anställda på kontoret är vana vid är det lätt för distansarbetare som arbetar hemifrån för första gången att känna sig ensamma och bortkopplade från resten av sitt team. Genom att skapa en video-first kultur som prioriterar att använda videokonferensverktyg för kommunikation, i motsats till konferenssamtal med endast ljud eller textbaserade appar, kan ditt team ha meningsfulla och engagerande interaktioner ansikte mot ansikte. Videokonferenser ger mer av en "personlig" interaktion och tillför ett mänskligt element till konversationen som ofta saknas i andra former av digital kommunikation. Genom att tydligt kunna se och höra dina lagkamrater kan du bättre förstå dem genom att lyssna på dem ickeverbala signaler och få kontakt med dem på en djupare nivå.
WP Engine är den ledande WordPress digitala upplevelseplattformen med över 500 anställda i USA, Europa och Australien. Som ett företag som gör sin kultur till en högsta prioritet, ställdes de inför utmaningen att skapa enighet i team spridda över tre kontinenter på sex olika kontor. Genom att ha Lifesize i mötesutrymmen på alla kontor och på varje anställds bärbara dator, kan kollegor omedelbart ansluta till varandra och chefer kan effektivt hantera fjärranställda i en-till-en-videosamtal. Mänsklig interaktion hjälper anställda att ha engagerande samtal och personliga kontakter med chefer och teammedlemmar tusentals mil bort. Läs hela fallstudien
4. Håll regelbundna en-mot-en- och teammöten
Konstant kommunikation är nyckeln till att hålla ditt distribuerade team produktivt och engagerat. Planera för regelbundna teammöten tidigt i veckan med hjälp av videokonferenser för att diskutera projektstatus, hinder som teammedlemmarna möter och mål för veckan. Att komma på samma sida så här är särskilt viktigt om ditt lag är utspridda över olika tidszoner. Sen, senare i veckan, överväg att vara värd för längre "avslutningsmöten" för att prata om lagets prestationer, tillsammans med stand-up möten att checka in med anställda och se till att teamet förblir fokuserat. Du kan också använda denna tid för att känna igen enastående arbete och planera för nästa vecka.
Utöver teammöten rekommenderas regelbundna en-till-en-möten med var och en av dina anställda för att säkerställa att alla håller kontakten och engagerar sig. Faktiskt, studier visa att anställda hos chefer som returnera inte har regelbundna 1:1-möten är risken fyra gånger större att känna sig oengagerad på jobbet. Även om 1:1-möten kan vara tidskrävande för chefer med stora team, spelar de en avgörande roll för att få teammedlemmar att känna sig värderade som individer samtidigt som de ger dem möjlighet att ställa frågor, diskutera problem eller komma med förslag som de kanske inte känner sig bekväma med att dela med sig av. i gruppmiljö.
En-mot-en-möten bör vara en del av ditt nya schema, även när du återgång till arbetet som vanligt!
5. Överkommunicera mål för att hjälpa anställda att lyckas
För många anställda blir det plötsliga skiftet i var och hur de arbetar extra utmanande. Som Bill Gates en gång sa, "När vi blickar framåt in i nästa århundrade, kommer ledare att vara de som stärker andra."
För anställda som tycker att distansarbete är svårt, är överkommunicering av individuella mål och uppgifter ett effektivt sätt att säkerställa att de är fokuserade på rätt saker. Det innebär att använda ett tydligt och exakt språk som medarbetarna lätt kan förstå för varje projekt. Använd projektledningsverktyg för att hjälpa medarbetarna att hålla på med uppgiften, förstå varje skede av projektet och veta när projektet ska beräknas. Att effektivt hantera ett distribuerat team fungerar inte om du bara är fokuserad på att spåra anställdas arbetstimmar. Istället är det bästa sättet att mäta en anställds prestation att fokusera på deras resultat. Att skapa en resultatorienterad kultur innebär att lita på ditt team och släppa den godtyckliga och påtvingade nio till fem, 40 timmar långa arbetsveckan. Fokusera istället på individuella bidrag från teammedlemmar. Hur och när de slutför uppgifter ska inte spela någon roll så länge arbetet är väl utfört och gjort i tid.
6. Erbjud bindningsmöjligheter
Social distans betyder inte social isolering. Eftersom personliga sammankomster för de flesta företag för närvarande inte är ett alternativ, hitta andra sätt att få ditt distribuerade teamband utanför dina vanliga teammöten. Anställda kan skapa arbetsanpassade sociala mediesidor, bokklubbar och privata chattgrupper där de kan spela virtuella lagbyggande aktiviteter, ha lättsamma konversationer om deras arbete och personliga liv, publicera bilder på deras familjer eller husdjur och dela personliga framgångshistorier. Vissa företag är även värd regelbundet virtuella lyckliga timmar att låta anställda interagera vardagligt och komma ikapp genom videokonferenser medan de arbetar på distans.
Sheel Gupta, Chief Growth Officer på Humble Dot, delade vidare Quora hur hon håller sin distansarbetare engagerad, "En av de vanligaste utmaningarna med distansarbete är att teammedlemmar känner sig ensamma och frånkopplade. Att vara avlägsen innebär att ditt team är mindre benägna att ha spontana samtal och icke-arbetsrelaterade aktiviteter. Jag uppmuntrar distansteam att ta med sig traditioner på kontoret i sin distansarbetsstil. Till exempel har mitt team spelkvällar varannan vecka och under vårt fjärrexperiment höll vi en virtuell spelkväll.”
Slutsats
Att hantera ett helt distanserat team kan vara utmanande, särskilt i den nuvarande miljön med osäkerhet kring koronaviruset. Men med rätt processer och kommunikationsverktyg kan du skapa en engagerande och produktiv miljö som sträcker sig bortom fysiska begränsningar. Att vara värd för vanliga team- och 1:1-videomöten hjälper ditt team att hålla kontakten och hålla projekt på rätt spår. Interaktionen ansikte mot ansikte lägger till ett mänskligt element till konversationen och hjälper kollegor att ansluta på en djupare nivå. När anställda känner att de är en del av ett team och är investerade i teamets mål och uppdrag, tenderar de att vara mer engagerade i sina medarbetare och vara stolta över sitt arbete, även under denna tid av oro och osäkerhet. Om du vill höra fler goda nyheter, kolla in vår positiva berättelser om coronaviruset!
