Att dokumentera ditt möte är ett avgörande steg för ett framgångsrikt och effektivt videokonferenssamtal. Om du har blivit vald till ditt mötes heliga skriftlärare är det viktigt att du förstår detaljerna i att skriva och dela mötesprotokoll effektivt, intuitivt och enkelt med dina kollegor. Men stressa inte — här är allt du behöver veta om mötesprotokoll och några tips och tricks om hur du fångar de viktigaste delarna av ett möte.
Vad är mötesprotokoll?
Mötesprotokoll är de påtagliga protokoll som tas under ett möte som används för att informera deltagare och icke-deltagare om vad som diskuterades under mötet och definiera de nödvändiga nästa stegen för att hålla konversationen eller projektet på rätt spår. Mötesprotokoll gör att personer som inte deltog i mötet kan fångas upp om vad som diskuterades. Detta sammanfattade dokument föreslår också vilka ämnen som ska återkomma och informera framtida beslut vid uppföljningsmöten.
4 skäl att ta mötesprotokoll
Mötesprotokoll används inte bara för att riktmärka viktiga ämnen som diskuteras på möten, de används också som register så att alla som inte är på samtalet eller i mötesrummet kan fånga upp vad som diskuterades, minus partiskhet och småprat. Här är några goda skäl till varför mötesprotokoll förbättrar ditt möte:
Fånga det övergripande syftet med mötet
Folk träffas inte för skojs skull. Det finns alltid ett underliggande syfte med att ett möte kallas. Bra mötesprotokoll talar inte bara om varför mötet hölls i första hand, de joggar också minnen av uppgifter som måste göras.
Rekordröster om beslut som fattas
Genom att skriva ner stora beslut som fattats under mötet lägger du dig och dina kollegor ett steg före för eventuella uppföljningsmöten. Fånga motioner eller röster gjorda i mötesrummet för att förtydliga för deltagare och icke-deltagare när, varför och hur dessa beslut togs.
Planera nästa steg för framtida möten
Ett möte är aldrig bara ett möte – det finns alltid uppföljande synkroniseringar och uppgifter som människor behöver göra. Genom att spela in vad som behöver göras innan nästa möte sker, kan kollegor enkelt hålla reda på vad de behöver göra för att förbereda sig för nästa samtal.
Spåra åtgärder
Genom att logga vilka objekt som kan åtgärdas under ditt möte gör det enkelt för deltagarna att veta vad de behöver göra när mötet slutar, utan att avleda uppmärksamheten från det som diskuteras just nu.
Hur man skriver effektiva mötesprotokoll i 6 steg
1. Förplan
Genom att ställa in och skicka en mötesagenda till dina kollegor i förväg kan du hjälpa till att styra samtalet och skära bort eventuella tangenter som kan uppstå. Du kan använda dina mötesprotokoll för att ställa in mötesstrukturen för att enkelt göra anteckningar och ändra ämne. Detta gör att du också kan skapa en agenda i ett format som fungerar för mötet.
2. Strukturera ditt protokolldokument
Några viktiga saker att ta med i dina mötesprotokoll är tid och datum av mötet, deltagarnas namn på telefonkonferensen, fattade beslut, nya ämnen uppfostrat och den nästa möte tid och datum. Om några personer inte kunde gå med, skriv ner deras namn också för att se till att de fortfarande är i slingan.
3. Håll dina anteckningar tydliga
Det är lätt att hamna på efterkälken när du gör anteckningar i ett möte – konversationerna är snabba och det kan vara svårt att hänga med. Gör en mental anteckning innan mötet börjar vara objektivt och undvik bedömningar eller partiskhet. Du kan till och med gå tillbaka efter mötet och redigera dina protokoll så att de blir vettiga, fixa dina tider så att de blir konsekventa och bifoga eventuella extra dokument eller information som kan ha hänvisats till.
4. Få godkännande (om det behövs)
Om du är ny på att ta mötesprotokoll, få dem godkända av en överordnad om det behövs. Det är alltid trevligt att ha en andra uppsättning ögon titta över något du har satt ihop.
5. Dela protokollet
När du har redigerat dina protokoll, dela dem med dina kollegor. Om ditt företag har en övergripande mapp för protokollföring, ladda upp dem för enkel åtkomst. Om mötesdeltagare begär fysiska kopior, tillhandahåll dem och behåll dubbletter för dig själv - dessa dokument är något att vara stolt över!
6. Håll protokoll tillgängliga för framtida granskning
Se till att du tar med ditt protokoll till nästa uppföljningsmöte så att du kan kicka igång ditt möte med en sammanfattning. På så sätt kan du kontrollera om uppgifterna har utförts och du kan använda dessa protokoll för att vägleda hur ditt möte kommer att fortskrida.
Mötesprotokoll mall
Effektiva möten är produkten av gott ledarskap, ett samarbetande team, minimalt med småprat och utmärkt anteckningsföring. Få ut det mesta av dina mötesprotokoll med denna grundläggande mall för minuttagning. Kopiera mallen nedan och använd den till ditt nästa möte!
Mötes syfte
Ett möte [mötestyp] för [teamet eller organisationens namn] hölls den [datum] på [plats]. Det började vid [tid] och kallades av [mötesledare, person som kallade mötet], med [skrivarens namn] som skrivare.
Deltagare
[Lista över närvarande gruppmedlemmar]
[Lista över närvarande gäster]
[Lista över lagmedlemmar som inte deltog]
Ämnen/presentationer
[Ämne/presentationsnamn] presenterades av [presentatör/talare].
- Huvudsakliga takeaways
Uppföljningsuppgifter
Uppgift: Kallas av [namn] för [uppgiftsutövarens namn] till [slutför uppgiften] senast [datum]
Användbara verktyg för att spela in mötesprotokoll
Med ett videosamarbetsverktyg som Lifesize kan vi ge dig en mall för dina mötesprotokoll, plus lite extra. Optimera dina möten med enkel anteckning och journalföring med dessa Lifesize-funktioner och lösningar.
Livsstorlek Spela in och dela
lifesize Spela in och dela gör det möjligt för användare att på ett säkert sätt spela in sina videokonferenssamtal från någon av sina enheter eller mötesrumssystem. Fånga delat innehåll och presentationer med ett enda klick och börja skapa ditt företags personliga videokanal i din videokonferenslösning. På så sätt kan du skicka en fullständig inspelning tillsammans med dina mötesprotokoll.
Lifesize Share trådlös skärmdelning
Livsstorlek Share är en trådlös lösning för skärmdelning och rumsautomatisering som låter mötespresentatörer trådlöst dela sin presentation i mötesrummet samtidigt som de har möjlighet att komma åt anteckningsverktyg eller referensmaterial på sin egen privata skärm. Med den här lösningen kan du samtidigt dela din presentation och göra anteckningar i ett separat fönster - från en enhet.
Integrationer med Microsoft, Google och Slack
På Lifesize handlar vi om användarvänlighet. Integrera din Lifesize-lösning sömlöst med verktyg som Microsoft, Google och Slack för att stödja och förbättra ditt dagliga mötesarbetsflöde. Schemalägg möten, skicka dokument och starta gruppchattar med dina kollegor, allt från en lösning.
Slutsats
Att skriva mötesprotokoll behöver inte vara svårt. Med en dynamisk, inspelningsbar videokonferenslösning har du ett verktyg som har din rygg. Oavsett om du dokumenterar ett företagsomfattande konferenssamtal eller bara synkroniserar med ditt pågående projektteam, få ut det mesta av din tid genom att träffas smartare, vara organiserad och hålla bra mötesprotokoll. Se till att prenumerera på bloggen för fler gånger om mötesproduktivitet.
Vanliga frågor om mötesprotokoll
Vilken tid ska mötesprotokollen vara i?
Du bör alltid skriva dina mötesprotokoll i förfluten tid. Dessa kan betraktas som en sammanfattning av vad som hände under samtalet och kommer därför att läsas av kollegor efter mötet. Se till att gå tillbaka efter mötet och korrigera dina tider för att undvika förvirring.
Vem ska ta mötesprotokoll?
Att ha någon som kommer att närvara vid alla möten, inte kommer att presentera på samtalet och kan göra anteckningar snabbt och förstår ämnet som diskuteras skulle vara idealiskt.
Hur långa bör mötesprotokollen vara?
Längden på dina mötesminuter beror på hur långt ditt möte är och hur många ämnen du och ditt team planerar att ta upp. Håll dina meningar korta och objektiva – du behöver inte vara kreativ!
