Open office-konceptet har varit ett hett diskussionsämne för arbetskulturen under det senaste decenniet. I mitten av 2010-talet, mer än 70 % av alla kontor hade öppnade upp sina planritningar med avsikten att öppna upp affärssamtal och öka samarbetet mellan medarbetare. Resultaten är fortfarande blandade, men oavsett om du är för eller emot öppna kontor finns det en sak du behöver för att få rätt: dina konferensrum.
Vad är en öppen planlösning?
En öppen planlösning eller öppen kontorsplats är en arkitektonisk och inredningsterm som betyder ett rum eller golv som inte har några (eller minimala) blockerande väggar. En plan för öppet kontor läggs vanligtvis på plats för att öka kommunikationen och öka transparensen runt kontoret.
Varför företag är för öppna kontor
Det ursprungliga konceptet med planen för öppet kontor var att uppmuntra innovation, kreativitet och lagarbete mellan anställda och deras chefer. Skåp och privata kontor har ett rykte som ovänliga och ålderdomliga, medan konceptet med öppna kontor bara verkar vara en mer energisk, modern och positiv arbetsmiljö. Här är de främsta anledningarna till att företag garanterar den öppna planlösningen för kontoret.
Bättre kommunikation
Med en öppen planlösning på kontoret är alla tillgängliga. Möjligheten att se över på kollegor och enkelt ställa en fråga till dem istället för att behöva gå till deras kontor eller skicka ett e-postmeddelande gör att kommunikation och samarbete sker i realtid. E-postkedjor mellan team reduceras och utbyts med livediskussioner som generellt leder till snabbare beslutsfattande.
Mer transparens med ledarskap
I ett öppet kontor är chefer och arbetsledare inte instängda i ett separat utrymme, och många väljer att sitta bredvid sina team. För ledningen leder den ökade närheten till mer engagerade och informerade ledare, och juniora medarbetare drar nytta av mer mötestid och mer direkta kommunikationsmöjligheter med sina ledningsgrupper.
Lägre designkostnader
I praktiken kostar byggnadsavdelare pengar. Väggar, dörröppningar, dörrar, ljudisolering, elektriska körningar, skrivbord och möbler är allt det priset som krävs för att dela upp dina team i privata kontor. Den öppna planlösningen är byggd kring gemensamma utrymmen och delade utrymmen med delade bord och delade bekvämligheter. De är också vanligtvis uppbyggda kring flexibla arbets-hemifrån-policyer som innehåller "hot desks" för anställda att komma in och arbeta enligt sina egna scheman.
Större utrymmen
Dessutom, med färre innerväggar, maximerar det öppna kontoret antalet kvadratmeter, erbjuder fler öppna ytor och den extra fördelen med naturligt ljus. Detta ger kontoret en mer rymlig känsla för de anställda.
Varför företag är notoriskt mot öppna kontor
Den öppna kontorslayouten omfamnas dock inte av alla. Idén om ett barriärfritt utrymme kan kännas skadligt för produktivitetsnivåerna, och anställda börjar se igenom tjusningen med moderna möbler och funky estetik. Här är argumenten mot den öppna designtrenden.
Ingen integritet
Ett kontor utan väggar eller skiljeväggar kan få medarbetarna att känna sig utsatta och oroliga över kvaliteten på sitt arbete. Planritningar för öppna kontor tvingar anställda att söka privata rum bara för att återfå en känsla av integritet.
Många distraktioner
Rader av kollegor på en liten yta gör det lätt att dras in i många olika samtal. Å ena sidan får du skapa dessa fantastiska personliga relationer och lära dig hur dina medarbetare arbetar och lever sina liv utanför kontoret – å andra sidan kan det bli irriterande och distraktionerna kan hindra dig från att göra ditt jobb effektivt.
Brus
Av öppna kontorsanställda rapporterar 29% produktivitetsproblem på grund av buller. Maskiner för vita brus och brusreducerande hörlurar hjälper, men för nästan en tredjedel av de anställda har bullerdistraktioner på öppna kontor en enorm inverkan på vår förmåga att få arbetsuppgifter gjorda.
Otillräckliga samarbetsutrymmen
Utan personliga utrymmen eller tillräckligt med mötesrum kämpar alla för en privat vrå för att ringa sina samtal. Möten som kanske bara är mellan två till tre personer som skulle samarbeta bättre i ett huddle-rum sitter ofta på huk i ett stort konferensrum byggt för 10 bara så att de kan ha ett eget, garanterat privat utrymme att tänka.
Vårt svar: Båda lider utan en strategisk plan för konferensrum
Konferensrummet är hjärtat i de flesta möten, med fjärrdeltagare som ringer in från sina bärbara datorer eller telefoner. Samma team som får sammanhållning och kamratskap i ett öppet kontor behöver en plats att gå för att aktivera idéer och förverkliga projektplaner. Och de som motsätter sig det öppna kontoret är vanligtvis i behov av privata utrymmesalternativ för både självtänkande och strategisk samarbetstid. Oavsett om du har rader av privata kontor eller öppna skrivbord, behöver vi alla dedikerade samarbetsutrymmen för personliga möten och privata videosamtal.
Använd en zonstrategi
Genom att skapa olika zoner för olika arbetsstilar ger du dina anställda friheten att arbeta som de känner att de kan vara mest produktiva, utan att tvinga dem in i en miljö de inte trivs i. Skapa till exempel ett kluster av stående skrivbord i ett område utformat för samarbete och separera det från ett tyst arbetsområde som är avsett för koncentration. Med detta tillvägagångssätt kan dina anställda få det bästa av två världar – och friheten att välja hur de vill arbeta.
Ange utrymme för privata samtal
Nästan en tredjedel (31 %) av amerikanska kontorsanställda har gått till en garderob, en hall eller till och med ett badrumsbås att ta ett personligt telefonsamtal. Genom att skapa små telefonkiosker och privata pop-in-utrymmen runt kontoret kan anställda ta telefonsamtal i avskildhet och minska känslan av utsatt ångest.
Utrusta konferensrum för samarbete
Dagens affärsmän spenderar nästan 40 % av sin tid i mötesrum. Det är därför det är viktigare än någonsin att utrusta dina mötesutrymmen med rätt videokonferensverktyg. Väldesignade mötesutrymmen som är utrustade med lättanvända, högkvalitativa videokonferensrumslösningar tillåter möten att flyta på utan ansträngning och medarbetarna blir mer produktiva och engagerade.
Identifiera mindre utrymmen för huddle-rum
Huddle-rum är perfekta för små, ad hoc-möten eller arbetssessioner — genom att ha krypa rum alltid tillgänglig och aldrig bokningsbar, team har alltid en plats att träffas och arbeta genom projekt. Huddle-rum kan också fungera som små, privata utrymmen för att föra videosamtal borta från det öppna kontoret
