Vi undersökte nyligen Lifesizes användarbas för att lära oss mer om kopplingen mellan videokonferenser och produktivitet. Inte överraskande (åtminstone för oss) höll 98 % av de tillfrågade med om uppfattningen att förbättrad kommunikation och samarbete leder till förbättrad produktivitet. Statistik visar att genom att lägga till videokonferenser till mötet markerades relationerna som förbättrade, tiden som krävdes för att slutföra projekt och uppgifter minskade, resorberoendena eliminerades nästan och kommunikationsförståelsen mellan deltagarna var avsevärt starkare.

Alla dessa resultat kombineras för att öka produktiviteten – få mer gjort med bättre kvalitet och på kortare tid. Med hur mycket? Enligt våra respondenter förbättras produktiviteten med upp till 50 % bara genom att lägga till video i möten. För att verkligen tippa mötesproduktivitetsskalorna har vi samlat några fler mötestips:

1. Planera intelligent

Oavsett om du leder eller deltar i ett möte, var noga med att planera innan du dyker upp. Mötesminuter är ett utmärkt sätt att hålla uppgifterna på rätt spår och enligt schemat. A mötesagenda ger alla tid att förbereda sina bidrag och håller samtalet på rätt spår och relevant. Om du behöver hjälp med att utarbeta en agenda, kolla in vår

nedladdningsbar exempel på agendamall.

2. Möten Add Up

Det är viktigt att komma ihåg att möten kommer till alternativkostnaden för annat arbete. Att blockera två timmar och bjuda in 10 personer till ditt möte tar upp nästan en hel kalenderdags arbetstimmar. Bjud bara in de personer som kommer att bidra till diskussionen och bidra meningsfullt till mötesmålen. Om innehållet i mötet är fördelaktigt för en större publik kan du överväga att spela in det och dela länken så att folk kan titta på eller lyssna på under deras stillestånd.

3. Akta dig för det återkommande mötet

Kommer du ihåg arbetstimmar vi pratade om tidigare? Återkommande möten gör problemet exponentiellt värre. De är ofta mindre produktiva än engångsmöten eftersom ämnena vanligtvis kretsar kring projektstatusuppdateringar. Ett sätt att hålla sig uppdaterad om projekt utan att slösa tid på möten är att använda ett beständigt samarbetsverktyg som chatt. Chatt kan hålla en löpande historik över projektanteckningar och låta människor hålla sig uppdaterade på sin egen tid utan att behöva delta i ett möte.

4. Var i tid, slösa inte tid, håll koll på tiden

Tid är en stor del av produktivitetsekvationen. Var respektfull och kom i tid för att undvika att försena mötets kickoff. Att sitta och försöka fylla den döda luften med pendlingsprat medan du väntar på att den sista personen ska dyka upp är en produktivitetsgrop. Börja i tid och slut i tid (eller tidigare).

5. Parkera sidosamtal

Det är frestande att använda mötestiden för att snabbt täcka upp något annat medan vi alla är här, men gör det inte. Om det inte var på agendan så behöver det ett separat samtal. Ge människor tid att förbereda sig och komma till bordet med den information de behöver för att bidra på ett meningsfullt sätt.

6. Automatisera anteckningar

Det är svårt att balansera att bidra till ett möte eller en brainstormsession och även ta anteckningar av alla andras bidrag. Du har två val här – anlita en skribent på heltid som följer dig runt, eller låt tekniken sköta den tunga journalföringen. Att spela in möten med något som Lifesize Cloud Amplify låter dig fokusera mer på att vara närvarande i nuet eftersom du alltid har inspelningen att falla tillbaka på.

Är du redo för förbättrad mötesproduktivitet? Det är ditt beslut.

Produktiva möten kommer från en kombination av mötesrumsteknik och goda mötesvanor. Om du letar efter mer om ämnet mötesproduktivitet, kolla in vår guide om Hur du äger dina möten.