Utbrottet av covid-19 har tvingat företag att delta i världens största experiment för distansarbete. Medan 63 % av företagen i USA hade en avlägsen arbetsstyrka Före pandemin hade majoriteten ingen formell distansarbetspolicy på plats, vilket lämnade tiotusentals företag och miljontals arbetare ifrågasatta vad de skulle göra efter en abrupt övergång till en ny arbetsstil.

Med praktiskt taget alla icke-nödvändiga företag ombeds att hålla anställda hemma inom ett förkortat intervall på bara ett par veckor, många försöker aktivt ta itu med nya problem som:

  • Inrätta anställda med nödvändig utrustning och verktyg
  • Standardisera intern och extern kommunikation över hela företaget
  • Garanterar dataskydd utanför kontoret
  • Etablera en tidsspårningsmetod för olika avdelningar

Det är här en lufttät policy för distansarbete kommer in i bilden. En policy för distansarbete och formell vägledning spelar en avgörande roll för att etablera företagsnormer, eliminera gissningar och kommunicera förväntningar till både fast anställda och nya medarbetare. Utan en fastställd policy för distansarbete undrar anställda i vilken utsträckning företaget, eller deras direkta chef, förväntar sig att distansarbete ska likna livet på kontoret. Detta kan inte bara leda till felkommunikation mellan anställda och ledning, det leder oundvikligen till att vissa anställda uppfattar att de behandlas annorlunda än sina kamrater eftersom chefer fyller tomrummet för distansarbete med sina egna direktiv.

I det här blogginlägget kommer du att lära dig:

  • Varför en policy för distansarbete är viktig
  • Allt du bör inkludera i din policy för distansarbete
  • Hur du skapar en för ditt företag på mindre än 10 minuter

Låt oss börja!

Lila arkivmapp med orden Remote Work Policy skrivet överst i mappen

COVID-19 och uppkomsten av distansarbete

Covid-19-coronaviruset tvingar företag som har stått emot framtidens arbete att anpassa sig till en avlägsen arbetsmiljö med kort tid att förbereda sig. Med länder runt om i världen som stänger icke-nödvändiga företag, utsätts de som inte har en policy för distansarbete för säkerhetsrisker och ineffektivitet i arbetsflödet.

Vad är en policy för distansarbete?

En policy för distansarbete är en uppsättning riktlinjer och gränser som beskriver hur och när anställda kan arbeta hemifrån eller någon annan avlägsen plats. Dessa distansarbetspolicyer kommunicerar de bästa metoderna att följa, vilket hjälper företaget att upprätthålla ordning och tydliga förväntningar på dig återgång till arbetet post covid.

Varför är en policy för distansarbete viktig?

Till att börja med visar forskning att en policy att arbeta hemifrån kan minska din personalomsättning med 50 %! Enligt Gallup, den genomsnittlig kostnad för att ersätta en anställd varierar från en halv till två gånger sin årslön. Med andra ord, att ha en policy för distansarbete är helt enkelt en bra affär.

Hur man gör en policy för distansarbete under covid-19-pandemin i 7 steg

COVID-19 har skapat mycket rädsla och förvirring för anställda och företag runt om i världen. Med en policy för distansarbete på plats kan du hjälpa din arbetsstyrka att anpassa sig till ett nytt sätt att arbeta samtidigt som du anger tydliga riktlinjer för hur du ska bemöta andra och vilka steg du ska följa för att hålla data säker.

1. Bestäm arbetstider för anställda

En policy för distansarbete måste definiera tillgänglighetsförväntningar och arbetstider. Utan det kommer dina anställda att ha udda arbetstider och chefer kommer inte att kunna komma i kontakt med teammedlemmar vid avgörande tidpunkter.

Se till att din policy svarar på följande frågor:

  • Hur många timmar behöver distansanställda arbeta varje dag eller vecka?
  • Mellan vilka timmar förväntas anställda vara online?
  • Behöver anställda hålla sig till specifika tidszoner baserat på geografiska prioriteringar?
  • Finns det ett strikt eller flexibelt arbetsschema?
  • Hur och var ska anställda meddela kollegor om de inte kan uppfylla typiska tillgänglighetskrav?

På produktivitetsfronten kommer definiering av arbetstider att driva arbetets effektivitet. Varför? För att ha definierade arbetsdagar kommer att skapa en känsla av brådska i din medarbetares arbetsveckor.

Dessutom kommer dina anställda att ha välorganiserade arbetsveckor, så att de börjar (och avslutar) sina arbetsdagar på konsekventa tider. Och detta innebär en hälsosam balans mellan arbete och privatliv, bättre mental hälsa och till och med en konsekvent sömnschema (en viktig del av en produktiv arbetsvecka för anställda).

2. Skapa en närvaropolicy

För timanställda och entreprenörer behöver du också en policy för distansarbete som definierar frånvaro samt hur du förväntar dig att anställda ska spåra sina timmar. Se till att skapa separata närvaropolicyer för deltids- och heltidsanställda, om det behövs. Med många arbetsgivare som tillåter flexibla arbetsarrangemang på grund av covid-19, bör din policy för distansarbete inkludera följande:

  • Definition av närvaro (t.ex. dagar eller antal timmar varje vecka)
  • Metod för att spåra närvaro (t.ex. programvara för tidsspårning)
  • Hur begär man ledigt för semester, kortvarig funktionsnedsättning osv.
  • Rutiner för oplanerad ledighet eller oförlåten frånvaro

3. Säkra dina data

Enligt Shred-it's Tillståndet för industrin, 86 % av cheferna på C-nivå är försiktiga med distansarbete eftersom det skapar en högre risk för dataintrång. När du tar bort anställda från kontor med säkra nätverk måste du ta hänsyn till säkerhetshot och dataskydd.

Använd din policy för att arbeta hemifrån för att ta itu med:

  • Protokoll för åtkomst, ändring och överföring av dokument
  • Hur och när en offentlig Wi-Fi-anslutning är tillåten
  • Hur man får åtkomst till ett VPN eller annan form av säkerhet vid åtkomst till konfidentiell data
  • Där anställda får och inte får ta konfidentiella samtal och möten
  • Protokoll för när det har skett ett säkerhetsintrång
  • Önskad antivirusprogramvara (om den inte hanteras centralt)

4. Bestäm hur du ska spåra produktiviteten

Tidsspårning hjälper dig att kommunicera och dokumentera vad du förväntar dig av fjärranställda. Din policy för att arbeta hemifrån måste nämna följande:

  • Anställda som arbetar övertid: Ange det maximala antalet timmar en individ kan arbeta per vecka utan föregående tillstånd. Detta hjälper dig att kontrollera oplanerade kostnader.
  • Produktivitetsspårning: Specificera hur du ska spåra prestanda, om det är tid som spenderas på projektet, kvot, antal lösta ärenden eller kundinteraktioner.

5. Skapa tydliga kommunikationsriktlinjer

När du inte kan träffa dina teammedlemmar personligen är företagets policy kring kommunikation och samarbete avgörande. Eftersom anställda inte längre kan prata med varandra så lätt som de kunde på kontoret, måste du standardisera kommunikationen för att förhindra att den blir rörig.

Tänk på följande när du skapar din policy:

  • Vilka typer av kommunikationsverktyg fungerar bäst i olika situationer (t.ex. teammöten, introduktion av nya kunder, Etc)
  • Vilken plattform anställda kan använda för teamsamarbete och virtuellt vattenkylarprat
  • Regler kring förväntade svarstider
  • Fastställ när, var och hur möten ska äga rum

6. Lista alla utrustningskrav

A fjärrstyrka behöver specifik utrustning för att slutföra sitt arbete. Oavsett om det är en pålitlig Wi-Fi-anslutning eller en bärbar dator, måste de anställda veta vilken utrustning företaget är villigt att erbjuda och vad de behöver tillhandahålla för sina hemmakontor, från pedagoger till arbeta hemifrån callcenteragenter.

Här är några frågor som din policy behöver svara på:

  • Förväntas arbetare tillhandahålla någon utrustning?
  • Vilka varor kommer företaget att leverera?
  • Behöver internethastigheten uppfylla ett visst krav?
  • Hur begär anställda fjärrsupport?
  • Vilka utgifter berättigar till ersättning?
  • Vilken programvara krävs och vem betalar för det?
  • Behöver IT-teamet tillgång till utrustningen för att installera antivirusprogram?

7. Diskutera uppsägningsförfarandet

Avsnittet om uppsägning av din policy för distansarbete beskriver vad som händer när ett avtal om distansarbete löper ut. Den ska ange vilka steg som behöver ske under den anställdes avgång. Till exempel:

  • Databorttagning
  • Retur av utrustning
  • Ta bort åtkomst till filer och kommunikationskanaler
  • Intervju med Human Resources

Konfigurera dina fjärrarbetare med rätt verktyg

Även om det kan kännas utmanande att byta till en fjärrmodell över en natt, finns det massor av verktyg för externa team som hjälper dig att förenkla processen och göra det enklare att hantera ditt team och implementera din telekonferenspolicy.

Videokonferenser

Medan en snabb chatt på Microsoft Teams eller Slack är lämplig för vissa kommunikationsbehov, är videosamtal det näst bästa när ni inte alla kan vara i samma rum. Virtuella händelser, virtuella möten, kundsamtal och fjärrpresentationer är en stor del av att arbeta online och kommunicera med team och kunder.

Investera i en pålitlig och säkert videokonferensverktyg som Lifesize för att upprätthålla kontakt ansikte mot ansikte och göra distansarbete så effektivt som möjligt.

Kommunikation på arbetsplatsen

Den största utmaningen för avlägsna team är kommunikation. Telefonsamtal är ofta inte idealiska för team som är åtskilda av flera tidszoner, och e-posttrådar kan snabbt hamna i en enda röra utan tydligt ägande eller åtgärder.

Dedikerad verktyg för snabbmeddelanden som Slack eller Microsoft Teams, som den integrerade chatta i ditt videokonferensprogram, är ett utmärkt sätt att hålla team uppkopplade samtidigt som data skyddas. Liksom de flesta företagsverktyg är dessa appar utformade för pågående konversationer mellan flera personer och hjälper till att hålla inkorgen överväldigad till ett minimum samtidigt som du enkelt kan checka in på teammedlemmar.

Fildelning

Ett sätt att säkert dela och hitta information är ett viktigt verktyg för fjärrsamarbete. Populära verktyg som Microsoft OneDrive, SharePoint, Box eller Google Drive är mycket använda molnlagringsplattformar byggd speciellt för att hålla dina filer på en säker och centraliserad plats. Filer synkroniseras också mellan enheter så att du kan komma åt dem var som helst.

Projektledning

Det är ingen lätt uppgift att hålla sig överst på din egen att-göra-lista såväl som dina teams listor över projekt. När du byter till ett distansarbetsarrangemang kan du behöva stödja ditt beslut med en agilt hanteringsverktyg utformad för att hjälpa dig och ditt team spåra vem som gör vad och status för pågående projekt. Detta hjälper dig inte bara att hålla uppgifterna på rätt spår, det ger intressenter en enda destination för att övervaka framstegen för olika initiativ.

Produktivitetsverktyg

Vissa människor tror att att arbeta hemifrån innebär att du inte behöver titta lika noga på klockan när det i verkligheten är tvärtom. Vanan att spåra tid är avgörande för avlägsna team. Oavsett om du behöver spåra fakturerbara timmar för en kund eller om du vill analysera hur lång tid specifika uppgifter tar att slutföra, håller ett tidshanteringsverktyg avlägsna team produktiva.

Några av de bästa tidsspårarna för heltidsanställda på distans är:

  • Att göra lista
  • Time Doctor
  • Toggl

Ett exempel på en policymall för fjärrarbete

Din distansarbetespolicy måste beskriva allt du förväntar dig av ditt team. Den ska gå in i detalj om förväntningar kring arbetstider, cybersäkerhet och kommunikation. Här är en policymall för distansarbete som du kan skräddarsy efter ditt företags behov och skicka ut till dina anställda.

Policy för fjärrarbete:

[Ange företagsnamn]
[Ange företagsadress]

1. Syfte
Syftet med policyn för distansarbete

2. omfattning
Inkludera vem och vad försäkringen omfattar

3. Regler och förväntningar
Lista uppgifter, ansvar och skyldigheter

4. Arbetsyta och utrustning
Inkludera utrustning som tillhandahålls av arbetsgivaren, utrustning som tillhandahålls av den anställde och arbetsplatsens förväntningar

5. kommunikation
Beskriv metoder och förväntad tillgänglighet för online- och offlinekommunikation

6. Säkerhet
Lista säkerhetsprotokoll och krav

7. sekretess
Lista riktlinjer för sekretess för alla anställda

8. Frånvaro
Lista över godkänd frånvaro, dokumentation som krävs, hur man begär ledighet och disciplinära förfaranden

9. Uppsägning
Beskriv tillvägagångssättet för vad som behöver hända under en anställds avgång

Undertecknad av: [Ange anställds namn, signatur och datum undertecknad]

Att mäta framgången för din policy för distansarbete

Din policy för distansarbete är bara så bra som det affärsvärde den låser upp. När du inte enkelt kan se vad som upptar dina anställdas tid är det viktigt att tillhandahålla formell vägledning och en policy för distansarbete som tar bort oklarheter och säkerställer att det nödvändiga arbetet utförs. Om du upptäcker att det finns luckor i produktivitet eller förvirring bland dina team, gå igenom policyn regelbundet för att se till att alla förväntningar är tydligt definierade och överensstämmer med dina värderingar och kultur. När allt kommer omkring är den bästa policyn för distansarbete en som fungerar för både företaget och dina anställda.