Efter månader av anställda som arbetar på distans i svar på COVID-19, företag står nu inför en ny utmaning: hur och när man kan återvända till kontoret på ett säkert sätt. Trots osäkerheter och betydande logistiska problem är en arbetsplats efter COVID-19 oundviklig, även när organisationer arbetar för att anpassa anläggningar baserat på utvecklande riktlinjer från folkhälsoinstitutioner.
För att framgångsrikt gå över till nästa arbetsfas måste företag förbättra sina nuvarande strategier, vara flexibla och göra sina anställdas säkerhet och välbefinnande till högsta prioritet. Dessutom, med en större andel anställda som fortsätter att arbeta på distans och förväntningar på att team i allt högre grad kommer att bestå av både anställda på kontoret och distans, kommer företagen att behöva stärka samarbetsverktyg och tekniker så att anställda kan fortsätta att arbeta effektivt tillsammans, oavsett var de befinner sig. . Ingen lösning fungerar för alla företag, men en återintroduktion till kontorslivet utan en genomtänkt plan kan vara riskabelt och farligt. I den här bloggen erbjuder vi användbara tips, förslag och överväganden för att säkert återgå till jobbet efter covid-19.
Hur kommer återgången till jobbet efter covid-19 se ut?
Med pågående osäkerhet kring coronavirus-pandemin vet ingen exakt hur det kommer att se ut efter covid-19 att återgå till jobbet. Vissa företag kommer att förbli helt avlägsna, medan andra kommer att lämna tillbaka hela sin personal till kontoret. De allra flesta organisationer kommer att befinna sig någonstans mellan dessa två ytterligheter. Global Workplace Analytics, ett undersökningsföretag som specialiserat sig på trender för distansarbete, förutspår det 25–30 % av de anställda i USA kommer att arbeta hemifrån flera dagar i veckan i slutet av 2021, en ökning från 3.6 % av de anställda som citerade att arbeta hemifrån flera dagar i veckan före hälsokrisen.
Vad är en hybrid arbetsmodell?
En hybrid arbetsmodell består av både distansarbetare och anställda på kontoret och ger medarbetarna möjlighet att välja hur, var och när de utför sina arbetsuppgifter. Detta inkluderar ofta kontorsutrymmen utformade kring flexibla arbetsarrangemang där anställda kommer och går från kontoret baserat på preferenser och som projektarbete dikterar.
Kanske som ett tecken på att framtidens arbete har anlänt har flera stora företagsföretag formellt tillkännagett nya policyer utformade för att omfatta en hybrid arbetsmodell som ger anställda möjlighet att frivilligt återvända till kontoret eller fortsätta att arbeta på distans under en obestämd period.
I en ny intervju, Twitter CEO Jack Dorsey förklarade sitt företags avsikt att omfamna hybridarbete och sa: "Om våra anställda befinner sig i en roll och situation som gör det möjligt för dem att arbeta hemifrån och de vill fortsätta göra det för alltid, kommer vi att få det att hända. Om inte kommer våra kontor att vara deras varma och välkomnande jag, med några ytterligare försiktighetsåtgärder, när vi känner att det är säkert att återvända.” I slutändan kommer att återgå till jobbet efter COVID-19 se olika ut för varje organisation, så du måste hitta en lösning som fungerar bäst för alla dina anställdas säkerhet och välfärd.
10 tips för företag som återgår till jobbet efter covid-19
Företag som planerar att flytta tillbaka sina anställda till kontoret behöver en plan som upprätthåller säkerheten, återuppbygger moralen och håller medarbetarnas komfort och välbefinnande i åtanke. Nedan finns tio tips, förslag och överväganden för att säkerställa en framgångsrik övergång tillbaka till arbetet efter COVID-19. Organisationer bör också arbeta för att implementera förebyggande åtgärder och säkerhetsåtgärder som tillhandahålls av Occupational Health and Safety Administration (OSHA), den Centers for Disease Control and Prevention (CDC), såväl som statliga och lokala folkhälsotjänstemän.
1. Omfamna en hybrid arbetsmodell
Det kanske bästa sättet att bibehålla medarbetarnas produktivitet och hålla alla nöjda under denna övergångsperiod är att tillåta anställda att arbeta var de än är mest bekväma och produktiva. I en färsk studie, fann undersökningsföretaget Valoir att distansarbete endast hade en liten negativ inverkan (1–3 %) på produktiviteten under covid-19 trots betydande logistiska utmaningar på grund av den plötsliga förändringen, inklusive brist på adekvat utrustning för hemmakontor och otillräcklig barnomsorg för arbetande föräldrar .
Du kanske upptäcker att vissa anställda vill återvända till kontoret medan andra jobbar bäst hemifrån eller behöver fortsätta arbeta på distans av medicinska eller personliga skäl. Att skapa en hybrid arbetsmodell med en blandning av fjärranställda och anställda på kontoret ger de anställda flexibiliteten att återvända till kontoret endast om de är bekväma och redo. Dessutom kan en mindre personal återvända till kontoret hjälpa arbetare att följa bestämmelser om social distans och minska spridningen av coronaviruset.
2. Implementera ett roterande arbetsschema
Ett annat bra sätt att minska riskerna för covid-19 på ditt kontor är att implementera ett roterande arbetsschema. Till exempel, dela dina anställda på kontoret på mitten och sätt upp ett schema där varje grupp roterar dagar de pendlar till kontoret (se till att dela upp varje avdelning jämnt för att undvika att stora kluster av anställda arbetar fysiskt nära varandra). Detta ger varje anställd möjlighet att arbeta hemifrån och från kontoret varje vecka samtidigt som det begränsar det totala antalet anställda på kontoret vid varje given tidpunkt. Naturligtvis kan båda grupperna fortsätta att effektivt arbeta tillsammans med hjälp av kommunikationsverktyg som chattappar och videokonferenser.
3. Ta ett stegvis tillvägagångssätt
Att få hela din arbetsstyrka tillbaka till kontoret dag ett är inte realistiskt. Överväg att implementera ett stegvis tillvägagångssätt där en liten andel av de anställda återvänder till kontoret under en viss tid. Du kan till exempel börja med att 25 % av dina anställda på kontoret återvänder till kontoret under den första fasen. Om allt går bra, öka till 50 % av de anställda som återvänder till kontoret några veckor senare, och så vidare. Ett stegvis tillvägagångssätt minskar den börda som redan tas ut på sanitetspersonal som arbetar övertid för att hålla jämna steg med det krävande städschemat och minskar risken för att en smittsam anställd återvänder till kontoret och för över sjukdomen till hela din personal.
4. Strukturera om dina kontor
Riktlinjer för social distansering kommer inte att försvinna någon gång snart, så kontor kommer att behöva separera skrivbord ordentligt och skapa lämpliga barriärer mellan anställdas arbetsstationer. För att hjälpa anläggningar och HR-proffs med att göra dessa boenden har ett företag i Nederländerna skapat en arbetsmodell som kallas "6 fotkontor” utformad för att hjälpa anställda att arbeta säkert i samma delade kontorsutrymme samtidigt som de är socialt avståndstagande. Dessutom kan företag behöva införa policyer för att begränsa antalet personer per möte och att utomstående besöker kontoret oanmälda.
5. Skapa en sanitär arbetsplats
Alla bord, skrivbord, stolar och gemensamma utrymmen kommer att behöva rengöras och desinficeras noggrant dagligen. Enligt Jay Varkey, docent i medicin vid Emory University School of Medicine, "Det borde finnas en handspritstation vid ingången och utgången av varje hiss." Företag bör också överväga att etablera handspritstationer i områden med hög trafik och på ytor med hög beröring som lobbyn, pausrum och konferensrum. Om möjligt, håll dörrarna öppna för att minska beröringen av handtagen. De CDC rekommenderar också att om möjligt öppna fönster, installera högeffektiva luftfilter och justera luftkonditioneringarna för att öka luftcirkulationen och flödet.
6. Uppmuntra till god hygien och självisolering
Uppmuntra alla anställda att ofta och noggrant tvätta händerna under dagen och undvika att röra vid ögon, näsa och mun. Dessutom bör personalen utbildas om tecken och symtom på covid-19 och stanna hemma om de mår dåligt för att förhindra spridning av bakterier på kontoret. Överväg att implementera en flexibel sjuktidspolicy för att tillgodose anställda som testats positivt för coronavirus.
7. Ha en beredskapsplan
Med den pågående osäkerheten kring COVID-19 måste du vara flexibel och förberedd. Ha en beredskapsplan på plats om det skulle bli ett utbrott av viruset på ditt kontor. Du måste agera snabbt och aggressivt för att stoppa spridningen. Anställda bör ta sina bärbara datorer och arbeta hem dagligen ifall de behöver börja arbeta på distans med kort varsel.
8. Få feedback från anställda
Det är viktigt att inte glömma den mänskliga faktorn under denna svåra tid. Dina anställda har tillbringat veckor eller månader med att arbeta hemifrån utan att fysiskt interagera med sina kollegor och förväntas nu återvända till kontoret men behålla avståndet till varandra. Alla dessa förändringar kommer sannolikt att bli utmanande för din personal. För att säkerställa att du går framåt i rätt riktning, be dina anställda om feedback för att se vad som fungerar och vilka områden som kan förbättras.
9. Se över dina kommunikationsverktyg
Eftersom vissa anställda fortsätter att arbeta hemifrån medan andra återvänder till kontoret, är det viktigt att ha rätt verktyg på plats för sömlös kommunikation och produktivitet. Bedöm ditt teams behov och få verktyg för snabbmeddelanden och videokonferenser inställda och redo att gå för att undvika förseningar när arbetet påbörjas. Prioritera interaktioner ansikte mot ansikte för att säkerställa att distansarbetare känner sig lika uppkopplade och informerade som sina kollegor på kontoret. Lifesizes verklighetstrogna videokvalitet gör att det känns som att hela ditt team träffas i samma rum och låter dig ansluta på en djupare nivå genom att kunna se och höra dina fjärranslutna teammedlemmar. Utdelade team kommer inte att vara effektiva om de inte träffas ansikte mot ansikte regelbundet.
10. Upprätthålla teambyggande ansträngningar
Anställda kan känna sig överväldigade eller frånkopplade under denna övergångsfas. Du kan hålla teammoralen hög genom att introducera teambuilding-aktiviteter som främja företagskulturen. För team med fjärrmedlemmar kanske du vill planera virtuella teambuildingsaktiviteter som virtuella lyckliga timmar, isbrytaraktiviteter, onlinespel, vinprovningar, och så vidare. För att göra dessa teambuilding-evenemang ännu roligare och engagerande kan du använda virtuella bakgrunder och roliga filter under ett konferenssamtal. Dessutom kan du skapa privata kanaler i chattverktyg som Slack och Microsoft Teams så att anställda kan ha tillfälliga, icke-arbetsrelaterade konversationer eller få kontakt med fjärranslutna medlemmar i ditt team i ett virtuellt pausrum med hjälp av Lifesize.
Vad vi har lärt oss om distansarbete under covid-19
Att arbeta under coronavirus-pandemin har varit utmanande för organisationer och anställda globalt, men det har inte varit helt fel. Många anställda upplevde att arbeta hemifrån för första gången och fick ett nytt perspektiv och insikt i distansarbete. Vissa anställda fann att de har en bättre balans mellan arbete och privatliv och är ännu mer produktiva och engagerade när de arbetar utanför kontoret. Företag var tvungna att snabbt ta reda på hur de skulle stödja en helt distanserad arbetsstyrka och implementera kommunikationsstrategier och verktyg för att hålla sina anställda uppkopplade och engagerade. Här är några saker vi har lärt oss om distansarbete under pandemin.
1. Videosamarbete räcker långt
Inte överraskande ökade efterfrågan på videokonferenser dramatiskt när anställda runt om i världen började arbeta på distans. Med social distansering och hemmabeställningar på plats, videokonferenser hjälpte anställda att hålla kontakten med sina kollegor och kunder samtidigt som de ger en personlig touch till konversationen. Lag kan säkert mötas ansikte mot ansikte utan att behöva oroa sig för att sprida covid-19 till varandra.
Förutom affärsrelaterade möten blev videokonferenser den bästa lösningen för teambuilding-aktiviteter. Traditionella glada timmar, kontorsfester och sociala evenemang blev virtuella upplevelser genom videokonferenser, som fungerade som det närmaste alternativet till personliga träffar.
2. Distansarbete sparar pengar för arbetsgivare och anställda
Distansarbete kan vara fördelaktigt för både arbetsgivare och anställda. Helt distansarbetare sparar organisationer i genomsnitt 22,000 XNUMX USD per år per anställd eftersom företaget inte behöver förse arbetaren med kontorsfastigheter, el, mat, dryck och så vidare. För anställda ger arbete hemifrån dem ett flexibelt arbetsschema utan tidsförlust på grund av pendling. Studier visa en distansanställd sparar i genomsnitt 7,000 XNUMX USD per år på grund av de minskade kostnaderna för resor, parkering och mat.
3. Bättre balans mellan arbete och privatliv för distansarbetare
A 2019 undersökning rapporterade att 91 % av distansarbetarna valde att arbeta hemifrån för att få en bättre balans mellan arbete och privatliv. Även om det är stor skillnad mellan att "välja" att arbeta på distans och att "tvingas" att arbeta hemifrån på grund av en pandemi, har många anställda nyligen upplevt några av de positiva aspekterna av distansarbete som att spendera mer tid med sina familjer, ha en flexibelt arbetsschema och ökad produktivitet. I en undersökning av Tiny Pulse, ett verktyg för medarbetarengagemang, hävdade 91 % av distansarbetarna att de får mer arbete gjort utanför kontoret.
4. Avlägsen infrastruktur fungerar
Även verktyg och lösningar eftersom distansarbete har funnits i flera år var många organisationer inte beredda att stödja en helt distanserad arbetsstyrka i början av pandemin. Denna plötsliga förändring i vårt sätt att arbeta tvingade företag att se över sina tech-stack och ta fram en fjärrinfrastruktur som kopplar samman deras anställda och håller deras verksamhet igång utan avbrott. Den moderna arbetskraften finns inte längre på en enda kontorsplats. Dynamiska, samarbetsverktyg och molnbaserade lösningar har gjort det möjligt för distribuerade team över hela världen att effektivt och produktivt arbeta tillsammans oavsett var de befinner sig.
Slutsats
Din personals hälsa och säkerhet var drivkraften för att alla dina anställda skulle arbeta hemifrån under covid-19-pandemin, så dina anställdas hälsa och säkerhet bör vara ditt yttersta mål när de återvänder till arbetsplatsen. Ha dessa tips och överväganden i åtanke när du utvecklar din plan för att gå tillbaka till kontorslivet. Saker och ting kanske inte återgår till det normala på ett tag, om någonsin, så du vill göra denna övergång så enkel och bekväm som möjligt för dina anställda.
