Att ansluta till en videokonferens från din bärbara dator är tillräckligt enkelt. Ladda ner din favorit videokonferenser app, välj att använda din inbäddade webbkamera och mikrofon, sätt in några hörlurar och anslut till din virtuellt möte rum. Men de flesta möten inkluderar minst ett mötesrum för grupper att gå ihop. Att skjuta en bärbar dator med ett Skype-samtal till slutet av mötesrummets bord och trängas runt den är inte svaret. Det finns en bättre lösning för webbkonferenser, och den inkluderar inte komplicerad konferensprogramvara och donglar. Så här skapar du ett videokonferensrum så att du kan genomföra produktiva och professionella affärsmöten.

3 objekt som behövs för att ställa in ditt videokonferensrum

Molnbaserade videokonferenser gör det otroligt enkelt för alla att skapa ett videokonferensrum på cirka tio minuter. Här är de tre komponenterna du behöver när du ställer in videokonferenser:

1. Ansluten TV (eller flera skärmar)

Konferensrum kan variera i storlek från små hoprum till stora styrelserum, och det är viktigt att anpassa displayen till rummets storlek. Vår artikel om välja en videokonferensskärm ger mer information om fördelarna med 4K-skärmar och hur dubbla skärmar kan ge ett dedikerat presentationsutrymme, men den allmänna tumregeln är ju större rummet är, desto större bildskärm.

2. Videokonferenssystem

Ett videokonferenssystem består av en högupplöst kamera och full videobearbetningscodec, och skickar och tar emot krypterad videoinformation och avkodar den som livevideo på din mötesrumsskärm. Precis som en webbkamera kräver processorkraften hos din bärbara dator för att fungera, är ett videokonferenssystem mycket mer än bara en kamera. Favoriter i naturlig storlek UDP för att minska förseningar och säkerställa smidiga samtal varje gång.

Allt-i-ett-system som Lifesize-serien av 4K-videokonferenssystem är specialbyggda för mötesrummet och designade för det enda syftet att fånga och överföra felfria live 4K-videoflöden över Lifesize molntjänstnätverk.

3. Konferenstelefon

En konferenstelefon med pekskärm ger ett dedikerat användargränssnitt för att navigera i din katalog, kontrollera kamerans panorerings-/lutnings-/zoomalternativ och starta samtal. Konferenstelefoner och konferenssamtalsmikrofoner specialbyggda för videokonferenser kommer att ha ekodämpning, automatisk förstärkningskontroll och automatisk brusreducering för att ge mötesrum och konferensdeltagare kristallklart ljud.

Hur du ställer in ditt videokonferenssystem i tre enkla steg

Kolla in vår komplett handledning för uppackning och installation för att lära dig hur du kan komma igång med Lifesize® Icon 700™ och ringa 4K-videosamtal på några minuter med dessa tre enkla steg:

  1. Anslut videosystemet till din rumsskärm(ar)
  2. Para ihop videosystemet med ditt Lifesize-konto
  3. Ring ditt första 4K-videokonferenssamtal, dela din skärm i 4K och njut av fördelarna med kommunikation ansikte mot ansikte

Varför trådlös skärmdelning är idealisk i konferensrummet

Det grundläggande syftet med möten är att dela information och samarbeta kring idéer för att fatta mer välgrundade beslut. Från att dela applikationer, presentationer och filer till strömmande video och ljud i mötesrummet, trådlös skärmdelning tar bort komplexiteten i att behöva ta med dig rätt sladd eller dongel till mötet. Här är de tre främsta anledningarna till att företag har övergett trådbunden presentationsdelning:

1. Sladdar går sönder

Ingenting stoppar mötesproduktiviteten på samma sätt som ett konferensrum med trasig utrustning. Så länge sladdar kräver fysisk anslutning till och från bärbara datorer under hela dagen, finns det alltid en risk för att sladdar går sönder och slits ner med tiden. Trådlös skärmdelning tar bort sladden från delningsekvationen.

2. Donglar går vilse

Såvida du inte planerar att utrusta varje konferensrum med alla möjliga displayutgångsdonglar (och regelbundet övervaka dem för att säkerställa att de inte råkar gå ut ur rummet), kommer du att ställas inför ett scenario där någon inte kan dela eftersom en dongel har tappats bort eller blivit stulen. HDMI, VGA, Thunderbolt, USB-C, DVI … listan över donglar fortsätter att växa, men trådlös delning tar bort helt beroendet av donglar i mötesrummet.

3. Trådlöst gör saker sömlösa

Med 80 % av de anställda använder personliga enheter för arbetsuppgifter och nästan hälften av dessa användare säger att de är mer produktiva, är det viktigt att överväga hur BYOD-policyer förändrar hur arbetare delar information och samarbetar. Trådlös anslutning till mötesrum gör det inte bara möjligt för användare att sömlöst dela sina skärmar, det eliminerar också frustrationerna som kommer med att försöka ansluta till ett fragmenterat konferensrum. Kolla in det senaste Frost och Sullivan analytikerrapport för en djupdykning i fördelarna med trådlös skärmdelning i mötesrummet.

Hur man ställer in videokonferenser med bara en bärbar dator

Videokonferenser är inte bara för mötesrum. Att ansluta till kollegor och kunder på ett videokonferenssamtal kan göras direkt från din bärbara dator eller mobiltelefon med inget annat än din webbläsare och en inbäddad webbkamera. Så här ställer du in ett videokonferenssamtal med Lifesize-appen:

  1. Skicka en mötesinbjudan med en inbäddad videolänk
  2. Klicka på länken när det är dags för din virtuellt möte
  3. Verifiera din kamera och ljudingång
  4. Gå med i konferenssamtalet, dela din skärm och njut av fördelen med kommunikation ansikte mot ansikte

De tre bästa tipsen för din nästa videokonferens

Vi publicerade nyligen vår komplett guide för att hålla ett framgångsrikt videokonferenssamtal, men här är våra tre bästa tips för din nästa videokonferens.

1. Var förberedd inför mötet

Det finns inget värre än att gå på ett möte utan några ledtrådar i sammanhanget och låta presentatören gå in sent och blanda runt för att de inte var redo. Gör en mötesdagordning i förväg, skicka ut det till dina deltagare och håll dig till det under hela samtalet. Det hjälper inte bara med produktivitet och effektivitet, det kommer också att sätta tonen för mötet och ge andra tid att förbereda sina frågor och bidrag så att konversationen kan fortsätta utanför mötesrummet.

2. Använd bilder för att öka deltagarnas intresse.

Visuella bilder är ett bra sätt att hålla ett videomöte intressant och fräscht. Dela live-applikationer, PowerPoint™-presentationer, videor, diagram, grafer och allt annat för samarbete i realtid.

3. Glöm inte att vara dig själv.

Vi har kommit långt förbi att videokonferenser enbart används för kvartalsvis styrelsemöten med ditt ledningsteam — det har förvandlats till ett dagligt sätt att kommunicera ansikte mot ansikte. Precis som att sms:a, prata i telefon eller gå fram till din kollegas skrivbord och chatta personligen handlar videokonferensupplevelsen om vad som diskuteras. Så oroa dig inte när det kommer till kameran – var bara dig själv!

Konfigurera videokonferenser för callcenter

För att ge överlägsen support och förbättra upplösningstider har många kundtjänstcenter antagit videokonferensfunktioner som använder ACD system
så att de snabbt kan initiera videobaserade konversationer från vilken supportkanal som helst – inklusive telefon, e-post, chatt, SMS och sociala medier. Med skärmdelningsmöjligheter, sömlös integration och ett intuitivt, lättanvänt gränssnitt, CXEngage av Serenova är den tydliga ledaren. Om du vill veta mer om hur du ställer in videokonferenser för ditt callcenter, besök Serenova.

Är du redo att sätta upp videokonferenser med Lifesize?

Hundratusentals affärsmän använder Lifesize varje dag för att få kontakt ansikte mot ansikte med sina kollegor, partners, kunder och potentiella kunder. Efter mer än femton år av utveckling konferensrumssystem, trådlösa mötesrumspresentationsenheter, appar för videokonferenser och globalt molnnätverk som binder ihop allt, vi nöjer oss inte med något mindre än fantastiskt. Lifesize ger en oöverträffad enhetlig mötesupplevelse som du kan lita på att den fungerar första gången, varje gång. Schemalägg en snabb demo or skapa ett gratis konto här.