Alla möten kräver inte att man sitter ner fullt konferensbord. När du snabbt behöver få alla uppdaterade och på samma sida är det dagliga ståuppmötet rätt väg att gå. Stand-ups är designade för maximal produktivitet – de är snabba, fokuserade och samarbetsvilliga. Men för att förbli produktiv måste vissa regler följas.
Den här artikeln är en ritning för att sätta upp framgångsrika stand-up-möten. Lär dig om fördelarna med stand-ups, vad du behöver för att komma igång och hur du organiserar ditt möte.
Vad är ett stand-up möte?
Ett stand-up-möte (eller stand-up) är ett kort, produktivt dagligt möte där deltagarna står, som en påminnelse om att hålla saker och ting kortfattade. Stand-up-möten gör att projekt- eller produktteam snabbt kan ta kontakt, rapportera framsteg och anpassa sig till projektmål.
4 Fördelar med stand-up möten
Stand-up möten är ett bra sätt för team att anpassa kort- och långsiktiga mål, tillsammans med personliga uppgifter och övergripande teamprojekt. Se ett stand-up-möte som ditt morgonupprop och statusmöte där hela teamet träffas och har möjlighet att komma ikapp och dela med sig av vad de jobbar med. Med minimal organisation och förberedelse som krävs kan team samlas för att prioritera och kommunicera snabbt och effektivt.
1. Förkorta återkopplingsslingor
Om du inte håller en lista med frågor att ställa eller hicka du stöter på när du arbetar med ett projekt, går viktig information förlorad i blandningen när du väntar mellan veckomötena för att samla teamet. Dagliga stand-ups håller alla på samma sida, delar den senaste informationen och lär sig av andra teammedlemmar. Få svar i realtid och ansikte mot ansikte på daglig basis.
2. Identifiera problem snabbare
Små problem kan ofta eskalera och få oförutsedda konsekvenser när de inte åtgärdas på ett snabbt sätt. Stand-up-möten låter dig synka med dina lagkamrater dagligen, så att du och dina kollegor kan identifiera blockerare snabbt och när de uppstår. Inte bara detta Lag möte möjliggör problemlösning, kan du också kväva problemen i sin linda innan de snöar in i större problem.
3. Ställ in mål och uppgifter
När du hamnar i spåret på jobbet är det lätt att gå vilse i detaljerna och glömma att se dina projekt från ett bredare perspektiv. Varje teammedlem har sina egna uppgifter och mål de är fokuserade på, vilket gör det lätt att tappa ur sikte hur du bidrar till lagets mål. Stand-ups är en bra påminnelse om att anpassa teamets mål och upprepa varje teammedlems roll för teamet.
4. Interagera med lagkamrater
E-postmeddelanden är lätta att hoppa över eller skumma igenom, och telefonkonversationer saknar den öga mot öga interaktion vi behöver för att vara fokuserade, uppmärksamma och på ämnet. Dagliga stand-ups håller teammedlemmarna fullt ut engagerad och samarbetar med varandra, vilket låter kollegor bygga bättre relationer genom att prata med varandra ansikte mot ansikte. De minimerar också multi-tasking eftersom själva mötena bara tar 10-15 minuter!
7 regler för effektivt stand-up möte
Även om konceptet med ett kort, interaktivt möte kan verka för bra för att vara sant, är det faktiskt ganska genomförbart att ha produktiva och ämnesfokuserade men snabba möten med dina kollegor. Här är 7 regler som guidar dig mot en framgångsrik kadens av stand-up möten:
1. Var uppmärksam på allas tid
Ett stand-up-möte kallas för ett stand-up-möte, eftersom ingen ska ta sig tid att bli bekväm i mötesrummet. Dessa möten bör bara ta 15 minuter toppar, så håll mötet kort och kort! Om du behöver tid för att utveckla vissa ämnen, följ upp med ett e-postmeddelande eller en annan bestämd tid för att träffas och diskutera vidare.
2. Sätt upp ett mål
En stor fördel med stand-up möten är att de tvingar team att prioritera. Genom att ta upp teamets mål redan i början av mötet (eller till och med innan!), klipper du bort alla orelaterade ämnen och får ut det mesta av allas tid. Teammedlemmar kommer att gå in till mötet med förberedda frågor.
3. Håll dig fokuserad
När du väl har skapat en mötesagenda och mål, håll dig till det! Att välja en facilitator eller scrum master kan hjälpa till att hålla mötet organiserat, hålla sig på rätt spår och upprätthålla struktur. Men låt inte din handledare ta över mötet – se till att alla fortfarande har en chans att prata och ta upp allt de behöver!
4. Anpassa formatet efter behov
På tal om mötesstruktur är det viktigt att förstå att det inte finns något som passar alla för stand-up-möten. Varje team har sin egen kultur, behov, antal teammedlemmar att ta emot, mångfald av perspektiv och mer.
Ett enkelt sätt att strukturera ditt möte är att använda round robin-stil så att alla får en chans att prata varje gång. Du kan till och med välja vilka ämnen du vill ta upp i varje möte – dvs. projektuppdateringar, blockerare och utmaningar – eller så kan du alltid låta ditt team vägleda dig. Gör det som känns bekvämt för dig och ditt team!
5. Inkludera distansanställda
Det är lätt att förbise dina avlägsna lagkamrater för stand-ups eftersom de inte är fysiskt i byggnaden. Lyckligtvis med verktyg som videokonferenser kan du gå in i alla från vilken plats som helst.
Lifesize har designat stand-up möteslösningar för otaliga företag och har utvecklat en professionell linje av ljud och videokonferensutrustning - inklusive den enda 4K-video konferenskamerasystem på marknaden. Teammedlemmar kan omedelbart ansluta var som helst med Lifesize desktop- och mobilapp.
6. Håll dig konsekvent
Konsekvens är nyckeln när det gäller att göra rutinmässiga stand-up-möten - bara genom att vara konsekvent kan du öka produktiviteten, förbättra sättet ditt team kommunicerar med varandra och göra mötet ännu kortare. För att vara konsekvent:
- Håll stand-ups vid samma tidpunkt varje dag
- Använd samma format för alla stand-ups
- Håll dig till tidsramen (vanligtvis 10-15 minuter)
7. Glöm inte att följa upp
När du sätter upp ett mål i dina ståuppmöten, glöm inte att följa upp och se till att dina samtal och projekt fortskrider. Att följa upp efter dina dagliga stand-ups är avgörande eftersom det bygger transparens i hela ditt team. Förväntningar bör upprepas, nästa steg bör tas och lagkamrater bör hållas ansvariga.
Exempel på agenda för ett stand-up möte
Du behöver inte mycket för en stand-up-mötesagenda – eftersom de är så korta behöver du bara en handfull frågor för att få bollen i rullning och uppmana teammedlemmarna att ge statusuppdateringar. Du kan ha en uppsättning frågor som varje gruppmedlem kan svara på eller specifika frågor riktade till vissa teammedlemmar. Här är några exempel som kan få igång ditt stand-up-möte:
- Vad åstadkom du igår?
- Vad ska du göra idag?
- Var har du fastnat?
- Vad behöver du hjälp med?
- Vad är en "vinst" eller nyckelfynd från idag som du skulle vilja dela med dig av?
3 verktyg du behöver för effektiva ståuppmöten
För ett lyckat stand-up möte är det bara hälften att ha en agenda. Förbättra dina stå-upp-möten med extra verktyg som kan koppla in fjärrarbetare från vilken plats som helst och hålla dina möten igång smidigt.
Pålitlig app för videokonferenser
Videokonferensappar som Livsstorlek app koppla ihop din ljud- och videoutrustning till ett intuitivt och lättillgängligt gränssnitt. Lifesize-appen har interaktiva verktyg för samarbete, trådlös skärmdelning, nypa för att zooma och endast lyssna på funktioner och mer. Lifesize-mobilappen låter till och med dina teammedlemmar ta med sig alla dessa funktioner när du är på språng överallt där det finns en internetanslutning och är interoperabel med ett antal tredjepartsenheter för enkelt samarbete.
Högupplöst utrustning
För att förvandla dina stand-up videokonferenser till uppslukande och autentisk verklighetsinteraktion ansikte mot ansikte behöver du en HD-kompatibel kamera och skärm. Lifesize bygger mötesrumslösningar som är skräddarsydda för den samarbetsvilliga och smidiga atmosfären i ståuppmöten.
Smakämnen Ikon i naturlig storlek 300 är designad speciellt för små huddle-möten. Flexibla monteringsalternativ låter dig placera kameran var som helst i rummet, inställningen är plug-and-play och kameran har 4K-kapacitet för att ge oöverträffad realism och klarhet i ditt konferensrum. Parat med en Lifesize Phone HD, känn den fulla effekten av en integrerad och oöverträffad samarbetsupplevelse.
Kalenderintegrationer
Kalenderintegrationer säkerställer att teammedlemmar vet när mötet är och att de enkelt kan gå med. Lifesizes externa kalenderintegration synkroniseras med Googles kalender och Microsoft-produkter, så att du kan få aviseringar och gå med i mötet direkt inifrån Google och Microsoft Teams-app. Du kan till och med boka Lifesize Icon-system som en resurs för enkel schemaläggning och bokningar!
Hur stand-up-möten hjälper externa team
Stand-up-möten är mest värdefulla för avlägsna team, eftersom det är ännu svårare att hålla teammedlemmarna på samma spår när de är utspridda på olika platser. Här är några avlägsna team som Lifesize har hjälpt till att sammanföra.
MarketingOG
Livsstorlek ansluten Marknadsföring för organisk tillväxt 100 % avlägset team över tre olika kontinenter för dagliga scrum-möten. Utan kontorsutrymme alls, blev deras distansmöten i stand-up avgörande för att hålla deras team och mål enade.
WP Engine
Som ett företag som gör sin kultur till en högsta prioritet, ställdes WP Engine inför utmaningen att skapa enighet till team spridda över tre kontinenter. Genom att ha Lifesize på varje kontor och på varje anställds bärbara dator kan kollegor omedelbart ansluta till varandra och chefer kan effektivt hantera fjärranställda i en-till-en-videosamtal.
IOS kontor
IOS Offices är ett företag som upphandlar och designar arbetsytor åt företag i Mexiko. Med hjälp av Lifesize kan de bygga en så samarbetsvillig och smidig atmosfär som möjligt för sina kunder. IOS offices har distribuerat Lifesize över 30 av sina kontor och använder Lifesize desktop- och mobilapplikationer för att ansluta utan ansträngning var som helst.
Coastal Bend College
Coastal Bend College använder högkvalitativa videokonferenser på sina fyra campus för att kommunicera internt mellan personal, ge lektioner till distansstudenter och handleda inskrivna studenter utanför klassrummet. Faktum är att fakulteten och studenterna är sådana förespråkare av Lifesize att de har myntat "Lifesize-ing" som ett verb!
Slutsats
Det finns ingen ersättning för möten ansikte mot ansikte, men med en alltmer fördelad arbetsstyrka är det inte alltid möjligt. Videokonferenser möjliggör dessa autentiska, verkliga interaktioner oavsett var dina teammedlemmar befinner sig.
Stand-up möten ska vara snabba och enkla, så de bästa lösningarna för stå-up möten gör det enkelt att gå med och intuitivt att använda. Lifesize kombinerar högkvalitativ teknisk utrustning med ett strömlinjeformat användargränssnitt som låter dig hoppa in i möten och börja samarbeta med lätthet. Ta farväl av dessa långa, fruktansvärda analoga möten och säg hej till smartare, högre kvalitet och snabbare synkroniseringar.
