Modern teknik har för alltid förändrat landskapet för vår mänskliga interaktion, med många företag som väljer att ha färre möten ansikte mot ansikte och fler digitala konversationer via e-post och chattappar. Även om detta kan verka som ett snabbare sätt att få saker gjorda, är det faktiskt en dålig ersättning för vissa uppgifter där det är sant kommunikation ansikte mot ansikte är optimal. Den här bloggen ger idéer om teammöten och beskriver användbara sätt att förbättra dina nästa möten istället för att avbryta dem.
Vad är Remote Team Meetings?
Fjärrgruppmöten är virtuella möten som samlar alla teammedlemmar för att vidarebefordra information och spåra viktiga projektmilstolpar. De är en viktig del av ett teams kommunikationsstrategi och, när de används på rätt sätt, ger de ordning på teamets mål, beslutsfattande och problemlösning. Ett effektivt teammöte är agenda-driven, med en tydlig teamledare och metodiskt förhållningssätt.
Maximerar du produktiviteten i dina fjärrmöten?
Tekniska problem, långa möten, improduktiva möten, möten före och efter möten och möten för att se över vad som hände vid ett tidigare möte kan alla leda till möteströtthet. Med tiden kan detta slita ner en anställds produktivitet och tillfredsställelse. Och medan vissa företag har börjat bekämpa möteströtthet genom att minimera eller ställa in fysiska möten, löser andra mötesproblem med bättre och effektivare strategier för teammöten. Här är fyra tecken på en dålig fjärrmöteskultur:
1. Täta tekniska problem
Virtuella teammöten har samma problem som personliga möten, men tekniska problem lägger till ytterligare svårigheter för dem. Mycket tid går till spillo under dessa möten eftersom medarbetarna inte helt förstår hur de ska använda kommunikationsverktygen. Videokonferenssamtal kan vara särskilt frustrerande att sitta igenom när kollegor inte stänger av sina mikrofoner, är uppmärksamma eller använder vanlig artighet. Kolla in vår blogg på Etikett för videokonferenser för användbara tips och bästa praxis.
2. Mål uppnås inte
Det bästa sättet att döda produktiviteten under arbetsdagen är att sitta igenom ett dysfunktionellt möte som saknar ett tydligt syfte och slutar utan att åstadkomma någonting. Varje möte bör ha en lista med agendapunkter och ett specifikt mål, och deltagare bör arbeta för att uppnå det målet i slutet av mötet. Kolla in vår blogg Hur man kör ett effektivt möte i 8 steg för ett bättre sätt att vara värd för teammöten.
3. Tiden tar slut
Ett 30-minuters planerat möte kan ta en timme eller mer, vilket slösar bort dyrbar tid för alla deltagare. Att sätta en strikt start- och sluttid och hålla sig till dessa tider visar dina teammedlemmar att du respekterar och värdesätter deras tid och låter dem snabbt komma tillbaka till sitt dagliga arbete.
4. Möten förklädda till mejl eller chattkonversationer
Medan Microsoft-lag, Slack och e-postkonversationer är bra för snabba uppdateringar och incheckningar, för att verkligen säkerställa att hela teamet arbetar tillsammans med samma mål, behövs fortfarande möten ansikte mot ansikte. Felkommunikation är en av de största orsakerna till ineffektivitet på arbetsplatsen. Många av dessa problem kan tillskrivas skriftlig kommunikation och de olika sätt vi tolkar mejl eller chattmeddelanden.
Varför ansikte mot ansikte-möten är avgörande för fjärrstyrda team
Studier visar att så mycket som 93 % av kommunikationen är icke-verbal. Att ha förmågan att engagera dina lagkamrater i samtal ansikte mot ansikte och tolka deras reaktioner är avgörande för ditt teams förmåga att kommunicera effektivt.
Mänsklig interaktion är ett medfött behov
Även om framsteg inom tekniken har påskyndat sättet vi kommunicerar genom digital korrespondens, har vi fortfarande ett medfödd behov av att känna oss nära och kopplade till andra människor genom interaktioner ansikte mot ansikte. E-post och chattappar uppfyller inte det behovet.
Missförstånd kan konfronteras
Människor tilldelar naturligtvis mening till alla scenarion, särskilt när det kommer till e-postmeddelanden och skrivna chattkonversationer. Ofta kan dessa meddelanden misstolkas. Om någon svarar på ditt detaljerade e-postmeddelande med ett kort svar, kanske du tror att de är upprörda eller inte håller med dig när de i verkligheten var upptagna och antog att ett svar på ett ord var tillräckligt. Forskning visar att förfrågningar ansikte mot ansikte är 34 gånger effektivare än de som skickas via e-post.
Mindre personalomsättning
Enligt forbes, 66 % av de anställda skulle sluta om de kände sig ouppskattade. Personliga möten hjälper medarbetarna att känna sig sedda och uppskattade, men hur är det med dina externa teammedlemmar? Det är lätt för dem att känna sig ensamma och isolerade, särskilt när de flesta av deras lagkamrater arbetar tillsammans på samma huvudkontor. Videokommunikation ansikte mot ansikte är ett utmärkt sätt för dem att känna sig inkluderade och kopplade till sitt team.
Mer effektiv
Möten ansikte mot ansikte tenderar att vara mer engagerande och effektiva. Att samla hela ditt team för snabbsynkroniseringsmöten och regelbundna möten ansikte mot ansikte är ett bra sätt att snabbt få alla på samma sida och också ett bra sätt att marknadsföra lagkamratskap. Istället för att försöka förklara ett intrikat projekt i ett e-postmeddelande och sedan ägna timmar åt att ställa frågor, kan du vara värd för ett teammöte ansikte mot ansikte där du presenterar projektdetaljerna och svarar på alla frågor samtidigt.
5 sätt att ha externa teammöten som faktiskt fungerar
Enligt inc.com, hälften av all mötestid går till spillo. Med lite planering och struktur kan ditt team ha produktiva och engagerande möten.
1. Skapa en agenda
An effektiv gruppmötesdagordning är en av de viktigaste komponenterna för att ha ett produktivt teammöte. Att skicka ut mötesagendan till alla innan mötet sätter tonen och fokus för mötet. Detta kommer att ge alla en förståelse för de ämnen som diskuteras och målen för mötet så att ingen kommer till mötet utan aning. Se till att ta med alla punkter som kommer att diskuteras under mötet, och glöm inte att lägga till i tid för saker som t.ex. virtuella lagbyggande aktiviteter, viktiga teamuppdateringar och feedback.
2. Tilldela en ledare
Att utse en gruppmötesledare är ett bra sätt att hålla mötet på rätt spår. När ämnen tas upp som inte finns på dagordningen bör gruppledaren ge en försiktig påminnelse till gruppen om mötets ämnen och mål för att hålla mötet framåt och på punkt.
3. Hitta en optimal tidpunkt
Sluta hålla möten precis före lunch, direkt efter lunch, klockan 4:30 vilken dag som helst och speciellt inte på fredag. Välj en tid då folk kommer att vara mest uppmärksamma. Morgon och midafternoon är båda bra alternativ. Den enskilt bästa tiden att schemalägga ett möte under veckan är tisdag klockan 2:30 enligt en studie gjord av Workfront.
4. Starta och avsluta i tid
Newscientist.com fann att hälften av alla möten börjar 10 minuter för sent. Att sitta och vänta på att den ansvarige ska dyka upp tappar energin från rummet och startar mötet på fel fot. När anställda vet att möten kommer att börja och sluta i tid, är det mer sannolikt att de håller fokus under mötet och får beslut fattade i slutet av mötet.
5. Avsluta med en åtgärd
Lämna de sista minuterna av varje möte för att snabbt sammanfatta vad som diskuterades under mötet och prata om nästa steg. Varje mötesdeltagare bör veta vad deras nästa åtgärd är och tidslinjen för att slutföra uppgiften. Skicka ut efter mötet mötesanteckningar, ansvar och en uppföljningsplan för att säkerställa att alla är på samma sida.
Den sista pusselbiten för dina fjärrgruppsmöten: Integrated Tech
E-post- och chattappar gör det snabbt och enkelt att kommunicera med teammedlemmar, men de är inte särskilt personliga eller engagerande. Ett bättre sätt att ansluta och interagera med hela ditt team är genom videokonferenser ansikte mot ansikte.
Videokonferenser
Samtal med endast ljud räcker inte längre. Anställda måste träffas ansikte mot ansikte för att skörda de verkliga fördelarna av teammöten. Videokonferenssamtal låter dig se dina fjärranslutna teammedlemmar för att verkligen förstå dem och bygga autentiska relationer. Lifesize gör det enklare än någonsin att ansluta via ett videokonferenssamtal. Med ett enda klick på en mötesinbjudningslänk kan dina teammedlemmar gå med direkt från deras webbläsare på sina mobiltelefoner, surfplattor eller bärbara datorer utan att behöva ladda ner en app.
Skärmdelning
Sluta slösa bort de första 5-10 minuterna av varje möte på att leta efter rätt dongel och slösa sedan bort ytterligare tid på att skicka dongeln till nästa presentatör. Använd istället trådlös skärmdelningsteknik för att optimera möteseffektiviteten. Lifesize Share™ gör det anmärkningsvärt enkelt att presentera på möten. Dela din skärm trådlöst i realtid, spela upp en video och styr din presentation direkt från din mobila enhet eller bärbara dator.
Whiteboard
Whiteboard-sessioner är bra för brainstorming och samarbete med hela ditt team. De gör innehåll visuellt tilltalande och lättare att ta till sig och behålla. Livsstorlek Dela med Kaptivo whiteboard kamerasystem låter dig fånga och dela innehåll från vilken standard whiteboard som helst till alla på ett videokonferenssamtal genom att ta bort personer, reflektioner, bländningar och skuggor från whiteboardbilden. Du får en ren och levande digital bild av whiteboard-innehållet som alla i samtalet kan se i realtid.
Sluta ställa in teammöten och förbättra dem istället
Många företag har ersatt frekventa personalmöten med informella chattkonversationer och långa mejlkedjor. Även om denna typ av kommunikation har sin plats och tid, är den ett dåligt substitut för teammöten. För bättre samarbete och högre produktivitet kan du försöka få kontakt med ditt team ansikte mot ansikte. För team med distansanställda är ett videokonferenssamtal ett utmärkt sätt att skapa en samarbetande och stimulerande miljö för att säkerställa att alla i ditt team blir sedda och hörda medan de arbetar tillsammans som en enhet.
