"Möten får en dålig rap, och det är välförtjänt-de flesta är oorganiserade och distraherade. Men de kan vara ett viktigt verktyg för att få ditt team på samma sida.”
-Justin Rosenstein
Alla klagar på möten. Jag har ännu inte träffat någon som vill ha fler möten under sin dag. Vad det egentligen handlar om är att folk hatar att slösa tid. Du får mötesinbjudningar utan aning om vad du kan förvänta dig. Eller så har du turen att få en mötesinbjudan som innehåller en ämnesrad, men du har fortfarande ingen aning om vad du ska ta med till bordet. Det okända och oro kolliderar och skapar omedelbar negativitet. Detta kulminerar i att folk anländer till mötet och med armarna i kors i en defensiv ställning sjunker ner i en stol, bara i väntan på att någon ska riskera att prata med dem.
Det är inte det bästa sättet att börja på ett möte.
Låt oss lösa det. Möten kan inte bara vara produktiva, de kan bli en viktig del av ditt dagliga arbetsflöde. Oavsett om dina möten är en kombination av (eller exklusivt för) personliga samtal, konferenssamtal eller videokonferenssamtal – att följa några enkla regler kan hjälpa till att öka effektiviteten och förbättra produktiviteten.
Som mötesbeställare är ditt ansvar att leda mötet och skapa en samarbetsmiljö. Genom att visa andra hur kan du inspirera människorna omkring dig att driva på detsamma.
1. Ange en dagordning före mötet
Hjälp till att ställa förväntningar på vad människor behöver förbereda sig för så att de inte blir överraskade.
2. Starta mötet i tid
Var respektfull för människors tid. Att börja i tid hjälper också till att säkerställa att det slutar i tid.
3. Sätt upp ett mål för vad du hoppas uppnå på mötet
Fokusera allas tid genom att arbeta mot samma mål och börja ditt möte med detta tillkännagivande.
4. Beslutsfattande är inte en demokrati – gör människor medvetna om vem som har sista ordet
Eliminera potentialen för oändliga diskussioner, sätt en tidsgräns för diskussioner om det hjälper till att minska churn.
5. Förbjud telefoner och bärbara datorer
Undvik distraktioner genom att be alla lägga ifrån sig telefonen och stänga sin bärbara dator så att alla kan fokusera på mötet.
6. Registrera åtgärder, med ansvarig part och förfallodatum tilldelade
Ansvarsskyldighet är nyckeln till ett framgångsrikt projekt. Att förstå vem som äger vilken bit hjälper också om problem uppstår.
7. För protokoll och sprid efter mötet
Håll reda på de viktigaste besluten som påverkar projektet, åtminstone. Att kommunicera mötesresultaten sätter alla på samma sida och är viktigt för samarbetet.
8. Följ upp åtgärdspunkter inför nästa möte
Skapa en sluten process för att möjliggöra framgång i projektet. Ring ansvarig på video eller besök personligen för att arbeta igenom blockerare eller förhandla om en ny deadline. Lös frågor inför nästa möte.
Försök. Börja bara med ett föremål. Du kommer att börja märka skillnad direkt. Lär dig att älska dina möten.
För fler tips för att bli av med värdelösa möten, ladda ner vår guide på Hur du äger dina möten.
