Öka produktiviteten med denna tekniska stack för distribuerade team

 Detta gästblogginlägg är en del av en serie om distribuerat arbete för företagsföretag. Klick här. att läsa den första bloggen i serien. 

Åldern för distribuerat arbete är över oss. Att driva en produktiv arbetskraft innebär inte längre att hålla alla samlade på samma fysiska plats. Frilansare, entreprenörer och distansarbetare går alla samman med hjälp av dynamiska samarbetsverktyg. Dessa lösningar levereras via molnet och gör det lättare för externa team att dela idéer, innehåll och konversationer i realtid. 

Stanford studier visa att virtuella arbetare överträffar sina kollegor med 13 % och upplever 50 % mindre omsättning, vilket tvingar fler företag att expandera utanför kontoret när de utformar moderna team. Så hur startar du din distribuerade lagstrategi? Börja med att låsa upp rätt teknikstack för att underlätta teamkommunikation och samarbete och förbered ditt team för framgång. 

Bygga en Collaboration Toolkit för distribuerade team

Din samarbetsverktygssats är ett molnbaserat urval av mjukvaruverktyg som är utformade för att ge, motivera och stödja kunskapsarbetare oavsett var de befinner sig. Även om alla företag är olika, behöver varje verktygslåda samma pelare:

1. Enkelhet: för att uppmuntra enkel adoption.
2. Flexibilitet: att integrera med lösningar som teammedlemmarna redan använder.
3. skalbarhet: att stödja snabbt föränderliga och alltmer globaliserade team.

Här är 10 verktyg och integrationer att överväga att lägga till i ditt distribuerade teamverktygspaket under 2020.

1. Projektering

När du inte sitter bredvid teammedlemmar hela dagen, blir planering en ännu viktigare uppgift än vanligt. Perfoni hjälper anställda att arbeta tillsammans när de skapar planer. I en miljö där anställda inte kan komma in på sin chefs kontor för att kontrollera om ett arbete har godkänts, håller Perfony allt igång smidigt.

När dina planer har skapats kan du se hur snabbt du når dina mål genom att identifiera steg som "godkänd", "klar" eller "kontrollerad" på en projektplan. När teammedlemmar omedelbart kan föreslå uppgifter och ställa in status för dessa uppgifter i sina befintliga samarbetsappar som Microsoft Teams, accelererar exekveringen. Det finns färre vägspärrar på resan från ett projekts start till dess slutförande, även när teammedlemmar väntar på godkännande från chefer i olika tidszoner.

2. Projektledning

En av de tuffaste delarna med att leda ett distribuerat team är att se till att kunskap och projekt är tillgängliga i samma integrerade miljö. Designad av Planview, Projektplats för team tillåter användare att planera viktiga projekt, samarbeta i arbetet och spåra framstegen för viktiga planer.

Föreställ dig att du behöver bygga en webbplats åt en kund. Projectplace hjälper dig att spåra varje steg i designen av webbplatsen, från wireframe till leverans. Eftersom alla i din arbetsstyrka kan se vem som jobbar med vad, är det mindre risk att uppgifter överlappar varandra eller att du tappar koll på vad som behöver göras.

Med Microsoft Teams-tillägget kan du enkelt komma åt alla dina befintliga projekt och arbetsytor från Teams-miljön. Människor kan också svara på projekt- eller uppgiftskort som tilldelats dem inom Teams.

3. Språktolkning i realtid

En av fördelarna med att ha en distribuerad och digital arbetsstyrka är att det tillåter chefer att anställa experter från hela världen. Du är inte längre begränsad till att arbeta med talanger i ditt närmaste geografiska område. Istället kan du nå ut till skickliga individer från hela världen och göra ditt team mer produktivt och skräddarsytt. Men bara för att molnteknik gör det möjligt för människor att arbeta tillsammans över webben, betyder det inte att det fortfarande inte finns några hinder på plats. Språket är ofta ett av dessa hinder.

ÖVERALLT gör det möjligt för teammedlemmar att kommunicera på flera språk genom live- och simultanöversättning, till och med teckenspråkstolkning i realtid. Detta eliminerar omedelbart hinder mellan kollegor som samarbetar från olika delar av världen. Företag kan få tillgång till KUDO för att gå med i flerspråkiga möten online, se samarbetsdokument och ställa frågor, allt i ett delat gränssnitt. 

4. Task management

Att driva ett framgångsrikt distribuerat team innebär att hitta ett sätt att hålla anställda på rätt sida och på rätt spår med sitt arbete – utan att kunna checka in med dem lika fritt som att gå fram till deras skrivbord. Ett uppgiftshanteringsverktyg i Kanban-stil som Workstreams.ai tillåter team att samarbeta mer effektivt med en omfattande arbetsflödesmiljö.

Inom Workstreams.ai kan anställda snabbt och enkelt skapa uppgifter, lägga till etiketter till projekt och tilldela lagkamraters ansvar. Denna lösning ger företag ett sätt att föra samman människor från flera avdelningar och platser på en virtuell plats där de kan anpassa sina prioriteringar. Komplett med ett flexibelt Kanban-kort som integreras med Microsoft Teams, Workstreams.ai kan anpassas för att passa dina behov. Dessutom får du också en intelligent bot som ger påminnelser, meddelanden och uppdateringar om uppgiftens framsteg.

5. Interoperabilitet för meddelanden

Ibland föredrar anställda från olika organisationer att använda olika verktyg för kommunikation och samarbete. Din nya marknadsföringsentreprenör kan vara ett fan av Slack, medan din befintliga marknadschef föredrar Microsoft Teams.

Med Mio, att arbeta med nya entreprenörer eller partners behöver inte betyda att man tvingar dem att anpassa sig till din föredragna teknik eller att ta till föråldrad teknik som e-post. Istället säkerställer Mio att din meddelandeupplevelse är sömlös – varje part kan arbeta i sina favoritchattverktyg, skicka meddelanden över plattformar och företaget. I slutändan gör Mio det möjligt för distribuerade team att chatta över system som Microsoft Teams och Slack externt, så du behöver inte be kunder, leverantörer och frilansare att gå med i ditt nätverk för att komma igång med ett projekt. 

6. AI-animerade presentationer

Att se till att ditt distribuerade team har tillgång till rätt information är bara en pusselbit. Företagsledare måste också vara säkra på att de gör den informationen så engagerande och lätt att ta till sig som möjligt.

Squigl är en artificiellt intelligent plattform som förvandlar text till animerade presentationer, vilket innebär att chefer snabbt och enkelt kan skapa kontextualiserade videor som berättar en tydlig historia. I en miljö där arbetare, frilansare och andra teammedlemmar kan lära sig och svara på data på olika sätt, kan det hjälpa till att påskynda förståelsen.

När du kan presentera en idé både visuellt och hörbart, är det mer sannolikt att den får resonans hos ett bredare tvärsnitt av människor. Distansföretag kan använda det här verktyget för allt från att dela viktiga uppdrag för nya uppgifter till att förklara uppdraget och värderingarna för sin verksamhet för nya entreprenörer.

7. Incidenthantering

En av de mest formidabla utmaningarna med att hantera ett distribuerat team är att försöka hålla ett öga på incidenter, kritiska händelser och supportförfrågningar.

Zenduty är en heltäckande plattform för incidenthantering som kan hjälpa till att hålla all din biljett- och varningsinformation på samma plats. Designad för att fungera inom Microsoft Teams, integrerar Zenduty med mer än 100 populära biljettverktyg. Detta gör att IT-driftsexperter, DevOps-ingenjörer, platstillförlitlighetsingenjörer och supportteam kan arbeta tillsammans för att lösa problem. Med Zenduty kan företag institutionalisera bästa praxis för incidenthantering och säkerställa oavbruten service för kunderna.

Även om ditt företag är uppbyggt av flera distribuerade support- och ingenjörsteam, kan de fortfarande effektivt leverera utmärkta kundupplevelser. 

8. Tvåvägs SMS-integration

I en distribuerad arbetsstyrka har anställda och entreprenörer inte alltid en internetuppkoppling. Människor som arbetar i en spridd miljö kan inte alltid logga in i molnet.

Med Avochato för SMS-kommunikation i Microsoft Teams kan du skicka de personer du vill ansluta med SMS-textmeddelanden direkt från Teams, så det är enkelt att fortsätta spåra konversationer från samma miljö. kommer att visa tvåvägskonversationerna inom Teams, precis som om du hade en privat konversation i appen. Således fortsätter konversationer att gå framåt smidigt, även när full anslutning inte är tillgänglig. Det finns till och med ett en-till-många-sändningsalternativ. 

9. Videokonferenser

För att säkerställa att alla i din distribuerade arbetsstyrka får samma videomötesupplevelse i en kombinerad miljö, lifesize lägger till klassens bästa ljud- och videokvalitet och avancerade kommunikations- och samarbetsfunktioner till dina befintliga Microsoft Teams och Microsoft Outlook-arbetsflöden. Det finns inte längre ett behov av att hålla ihållande chatt-, e-post- och kalenderverktyg åtskilda från videokonferenstjänster.

Med Livsstorleksintegration för Microsoft, kan du schemalägga och gå med i ett Lifesize-videosamtal direkt från Microsoft Office 365-miljön. Anställda drar inte bara nytta av ett strömlinjeformat arbetsflöde; de får också en konsekvent och högkvalitativ ansikte mot ansikte-upplevelse för alla sina videomöten. De kan till och med ha tillgång till 4K-innehållsdelning, obegränsade gästinbjudningar, 300-vägs videosamtal och möteskryptering som standard, funktioner som du inte hittar i populära konferensappar som Google Hangouts och Zoom. Lifesize-integrationen för Microsoft ger dig en verkligt överlägsen kommunikationslösning som presenterar det bästa av två världar.

10. Personalhantering

bob HR är en ledande plattform för personalhantering utformad för att förbättra arbetsupplevelsen för alla anställda, inte bara de på ditt fysiska kontor. Från att ta in nya talanger i din arbetsstyrka till att ta itu med entreprenörsengagemang, bob kan hjälpa ditt team att hålla sig i linje.

Deras artificiell intelligens-bot ger djupgående analyser om hur man kan förbättra ROI för humankapital, tillsammans med tips för att förbättra kontorskommunikation. Inom Microsoft Teams kan bob lyfta fram dagliga sammanfattningar och shout-outs för enskilda användare samtidigt som han skickar uppdateringar om händelser i realtid. Dessutom kan bob svara på frågor från teammedlemmar genom att få tillgång till information från ditt företags kunskapsbas.

Låt samarbetsverktyg hjälpa, inte hindra, din distribuerade arbetsstyrka

Den moderna arbetskraften behöver inte längre finnas på ett enda kontor. Med distansanställda, entreprenörer och frilansare utspridda över hela världen behöver företag pålitliga sätt att hålla alla uppkopplade och produktiva.

Med verktyg som Lifesize för plattforms-agnostiska videomöten och Mio för plattformsoberoende meddelanden har det aldrig varit enklare att bygga den perfekta distribuerade teamverktygslådan.