I takt med att företagen blir mer fokuserade på effektivitet, produktivitet och lönsamhet har det blivit viktigt att företag tittar på sina siffror för att säkerställa att deras tid, pengar och arbetskraft används på bästa sätt - en av de största möjligheterna ligger i att bedöma hur affärsmöten körs.
Vi har alla varit i möten som skötts dåligt, inkluderat fel personer och inte lett till konkreta mål. Genom att förbättra hur möten sköts, har företag ett viktigt sätt att omedelbart förbättra hur tid hanteras och hur teammedlemmar samarbetar. Att följa bästa praxis, använda rätt samarbetsverktyg och hålla alla ansvariga kan avsevärt förbättra din mötesupplevelse.
Vad är ett affärsmöte?
Ett affärsmöte är en sammankomst av två eller flera personer i syfte att fatta beslut eller diskutera företagets mål och verksamhet. Affärsmöten genomförs vanligtvis personligen på ett kontor, men med framväxten av videokonferensteknik kan deltagarna gå med i ett affärsmöte var som helst.
Låt oss ta en titt på de sex vanligaste typerna av affärsmöten, inklusive:
- Statusuppdateringsmöten
- Beslutsfattande möten
- Problemlösningsmöten
- Teambyggande möten
- Idédelningsmöten
- Innovationsmöten
6 typer av affärsmöten för bättre effektivitet och kommunikation
Innan man planerar möten är det nödvändigt att identifiera vilken typ av möte det är. Det är faktiskt en enorm skillnad mellan ett statusmöte varje vecka och ett krismöte som kan kräva brådskande åtgärder.
1. Statusuppdateringsmöten
Nästan alla företag är bekanta med de återkommande teammöten som ursprungligen var avsedda att dela uppdateringar om de senaste projekten och se till att alla i teamet är på samma sida om projektets process. Dessa möten är avsedda att åtgärda eventuella kommunikationshickor som kan sluta med att slösa bort betydande mängder tid på att göra samma sak eller möta samma utmaningar om och om igen.
Även om dessa typer av möten kanske inte är de roligaste eller mest engagerande, använder företag dem för att ta itu med eventuella problem som har dykt upp, tilldela uppgifter och fatta alla nödvändiga beslut för att gå vidare effektivt. Sådana möten kan förvandlas till snabba synkroniseringar och är mindre mottagliga för att dra ut på tiden förbi den givna tidsramen.
2. Beslutsfattande möten
Även om chefer i allmänhet har sista ordet, sker diskussionerna kring viktiga affärsbeslut ofta i större grupper. Mindre beslut kan fattas i statusuppdateringsmöten, men viktiga kommer att bestämma sina egna dedikerade mötestider.
Beslutsprocessen skulle kunna spridas ut på flera olika möten så att alla parter har en chans att samla information, komma med lösningar och rösta om hur man bäst går vidare. Det kan resultera i att mycket tid binds upp i möten och att kommunicera fram och tillbaka.
3. Problemlösningsmöten
I likhet med beslutsfattande möten har problemlösningsmöten ett specifikt mål i åtanke. Det finns inget standardmöte för problemlösning eftersom frågorna varierar beroende på ditt team och din organisation, men den här typen av möten är ändå avgörande.
Dessa möten kan baseras på nödsituationer som måste lösas snabbt. Till exempel kanske källan till problemet inte är identifierad ännu eller så kan det finnas flera olika prioriteringar att hantera för att hitta en lösning på ett identifierat problem. Oavsett vilket ger dessa möten kollegor chansen att brainstorma, utvärdera lösningar och lösa problemet.
4. Team-building-möten
Även om varje möte är en chans för ett team att komma lite närmare genom att ägna sig åt skämt i början och få en starkare förståelse för sina motsvarigheter, är det ibland nödvändigt att ha ett planerat teambuildingmöte.
Dessa möten kan vara företagsevent eller utflykter för teamet, avdelningen eller hela företaget och kan tjäna till att skapa viss lojalitet och engagemang hos de anställda. De är det perfekta tillfället att uppmuntra anställda att mingla och skapa mer personliga relationer som kan hjälpa organisationens framsteg och tillväxt.
5. Idédelningsmöten
Ibland är det bättre att låta hela gruppen samlas och dela med sig av nya idéer istället för att dela ut dem i ett köttigt e-postmeddelande eller kaotisk chattråd.
Dessa möten tillåter inte bara talaren eller föredragshållaren att gå mer på djupet i ett ämne, konversationer kan ske i realtid och teammedlemmar kan ställa frågor. Dessa möten gör också idédelning interaktiv, vilket ger kollegor chansen att studsa idéer från varandra, vilket i slutändan resulterar i mer lagarbete, starkare relationsbyggande och en engagerande mötesupplevelse. Även om den här typen av möten kan ta mycket tid, resulterar det ofta i nya produktidéer, expansion till nya marknader och sätt att komma före konkurrenterna.
6. Innovationsmöten
Varje organisation behöver då och då nya idéer och innovationsmöten är standardsvaret på det behovet. Det är svårt att tvinga fram kreativitet, men du kan be om så många idéer som möjligt och sedan filtrera igenom dem för att hitta de mest lämpliga.
Innovationsmöten kan låta oklara för deltagare, men de är viktiga för att se till att ditt företag fortsätter att gå framåt snarare än att behålla samma driftsprotokoll år efter år eftersom de ger organisationen en chans att prova något nytt.
Även om det kan kännas onödigt eller självklart, kan en definition av vilken typ av möte du ska ha vägleda hur dina kollegor förbereder ditt möte, hjälpa dig att skapa en tydlig agenda och spara tid för alla. Här är några tips på hur du belyser exakt vad du ska göra för att förvandla dina möten till solida tidsinvesteringar.
3 tips för att utnyttja din mötestid på bästa sätt
Med de flesta chefer överens om att möten tenderar att vara en improduktiv användning av tid och 65% av dem att säga att möten hindrar dem från att slutföra sitt eget arbete, måste det finnas ett bättre sätt att träffas mer effektivt. Här är tre enkla sätt att få ut det mesta av varje möte.
1. Sätt tydliga mål
Att ha en tydlig mötesagenda hjälper dig att minimera den tid mötet tar. Om du har uppgifter som deltagarna behöver göra i förväg, skicka ut en checklista i din mötesinbjudan för att se till att alla som deltar är medvetna och förberedda. Det grundläggande målet här är att göra allt som står i din makt i förväg för att förhindra att ett helt lags tid slösas bort.
Det perfekta mötet har inga överraskningar och följer agendan till ett T. Det här kan vara en utmaning eftersom sidokonversationer och tangenter är ganska vanliga i konferensrummet, så det är viktigt att hålla de off-topic samtalen korta - du kan alltid boka en annan tid att diskutera vidare.
2. Gå igenom en sammanfattning efter mötet
Om du har ett tydligt önskat resultat är det direkt klart när ett möte blir en succé. Efteråt kan chefer bedöma om det uppnådde det önskade resultatet och ta reda på vad som skulle ha gjort det mer framgångsrikt.
Att skicka ut en snabb sammanfattning av mötet kommer att öka bevarandet av information och reda ut eventuella felkommunikationer som kan ha inträffat. Du kan också inkludera ytterligare åtgärder som dina kollegor kan behöva vidta för att upprepa resultatet av ditt möte. Lära sig hur man tar effektiva mötesprotokoll för att säkerställa att du inte missar några viktiga detaljer eller takeaways från dina möten.
3. Använd pålitlig programvara för videokonferenser
Produktiva affärsmöten behöver inte alltid hållas personligen – med rätt videokonferenslösning kan du fortfarande träffas ansikte mot ansikte och få en kvalitetsmötesupplevelse utan att lämna ditt kontor. Om ditt videokonferensverktyg är tillräckligt intuitivt kommer du att kunna dela din skärm, spela in ditt samtal och skala ditt möte till gästsamtal på olika enheter sömlöst.
Helt dedikerad till att leverera den bästa möjliga videokonferensupplevelsen, Lifesize är den 4K-kvalitet och lättanvända videokonferenslösning du och din IT-administratör har letat efter. Efter mer än femton år av utveckling av konferensrumssystem, trådlösa mötesrumspresentationsenheter, mobilappar och ett globalt molnnätverk som knyter ihop allt, levererar Lifesize en oöverträffad enhetlig mötesupplevelse som du kan lita på.
Håll alla mötestyper effektiva och lönsamma
Mötena försvinner inte inom kort, men de behöver inte vara så hemska! Bara genom att definiera vilken typ av möte du vill ha och implementera dessa tips kan du hålla dina möten produktiva och positiva. Få ut det mesta av dina möten med Lifesize och upplev hur ett bra affärsmöte ska vara.
