Med fler företag än någonsin som arbetar hemifrån på grund av covid-19-pandemin, håller videokonferenser på att bli normen i hur vi samarbetar och kommunicerar på arbetsplatsen. Videomöten och till och med webbseminarier är nu större och mer komplexa, med affärskritiska samtal som i allt högre grad sker via videokonferenssamtal. Dessa möten med 20+ deltagare kräver mer avancerade video- och ljudfunktioner än vad Google Hangouts eller Skype kan erbjuda.
Videokonferensplattformslösningar som inte integreras med konferensrum och gratisappar som begränsar antalet deltagare kommer helt enkelt inte att minska det för stora team som ringer in från flera mötesrum förutom individuella fjärrarbetare som ringer in från sina personliga enheter. I den här bloggen kommer vi att diskutera hur du kan ge ditt team de rätta verktygen för framgångsrika videokonferenssamtal för stora grupper.
För- och nackdelar med stora teamsamtal
Rätt gjort är videokonferenser för stora grupper ett sömlöst sätt att få alla på samma sida och skapa sammanhängande teammål över olika kontor (eller till och med gränser). Men som med allt annat finns det för- och nackdelar med dessa typer av videokonferenssamtal.
| PROS | CONS |
|
|
Bästa programvaran för videokonferenser: 6 funktioner för stora team
Stora gruppsamtal är vanligtvis där gratistjänster börjar misslyckas. Många är begränsade av antalet deltagare eller möteslängden, medan stora team med flera kontor och fjärranställda kräver en videokonferenslösning som är utformad för att hantera dussintals eller till och med hundratals deltagare.
Här är några saker att tänka på när du letar efter videokonferenslösningar för ditt team:
1. BYOD-funktioner
Aka, ta med din egen enhet. Oavsett om användare använder sin Mac eller Microsoft bärbara dator, Android eller Apple mobiltelefoner eller surfplattor behöver de ett enkelt sätt att gå med i videokonferensmöten. Lifesize stöder alla olika sätt som dina team vill ansluta. Med ett enkelt klick på en mötesinbjudningslänk kan användare till och med gå med direkt från deras webbläsare utan att behöva ladda ner en app eller ett plug-in.
2. Högsta videoupplösning
Dina stora teammöten kan innehålla ett antal individuella distansarbetare i ett videokonferenssamtal med flera stora och små konferensrum, så det är viktigt att alla tydligt kan se och höra sina medarbetare. Du behöver en HD-videokonferenslösning som kan överföra bästa möjliga videoupplösningskvalitet för dina stora gruppmöten även under suboptimala bandbreddsförhållanden. Stöd i naturlig storlek verklighetstrogen 4K-bildkvalitet och överlägsen ljudkvalitet för att säkerställa att alla i mötet får ut så mycket som möjligt av samtalet.
3. Enkelt innehåll och skärmdelning
Ett av de mest effektiva sätten att förklara ett invecklat projekt för hela ditt team på en gång är att vara värd för ett videokonferenssamtal där du presenterar projektdetaljerna genom att dela din skärm eller bildspel eller spela upp en video. Livsstorlek Share låter dig styra din presentation trådlöst direkt från din mobila enhet eller bärbara dator under ditt videokonferenssamtal – inga donglar behövs.
4. Ett stort antal deltagare
De flesta gratis appar för videokonferenser begränsar antalet deltagare till cirka 8 personer, vilket gör det omöjligt att träffa hela ditt team för företag med ett stort antal distansanställda och kontor. Lifesize tillåter upp till 300 videodeltagare per onlinemöte med möjlighet att livestreama stora gruppkonferenser till 10,000 XNUMX samtidiga tittare.
5. Möjlighet att koppla ihop flera mötesrum
Geografiskt fördelade team har ofta kontor med konferensrum på flera platser som alla behöver kunna gå med i samma videokonferenssamtal. Videokonferenser utformade för små grupper, gratisappar och app-lösningar uppfyller inte behoven för videokonferenser i stora grupper med flera mötesrum. Lifesize erbjuder en rad dedikerade mötesrumsutrustning från små samlingsrum hela vägen upp till stora auditorier eller mötesplatser för alla händer.
6. Möjlighet att spela in och dela
När stora teammöten sträcker sig över flera tidszoner är det viktigt att fånga en mötesinspelning för att dela med deltagare som inte kan delta i liveevenemanget. När mötet är över kan du dela länken med deltagare som missade det. Livsstorlek Spela in och dela låter dig fånga dina viktiga möten med ett enda klick på inspelningsknappen och dela inspelningen med hela ditt team direkt efter att ditt samtal har avslutats.
5 vanliga problem med stora teamsamtal
Mellan tidsslöseri, tekniska svårigheter och problem med video- och ljudkvalitet i samband med stora teamsamtal är det förståeligt att anställda blir frustrerade över den här typen av möten när de använder fel lösning. Här är de fem vanligaste problemen med stor teammöten.
1. bortkastad tid
Med anställda multitasking, är ouppmärksamma och till och med sover under stora teamsamtal, kanske du undrar varför du ens träffas i första hand. Enligt Atlassian, anställda deltar i 62 möten i månaden i genomsnitt med 31 timmar spenderade på improduktiva möten. Om dessa 62 möten vardera är en timme långa, betyder det att hälften av all mötestid är bortkastad! Använd vår guide Hur man kör ett effektivt möte för att göra dina möten mer produktiva och ett bättre utnyttjande av allas tid.
2. Problem med videokvalitet
Med underdrivna och ineffektiva videokonferenslösningar kan det att ha ett stort antal anställda i samtal samtidigt göra att videokvaliteten minskar och resultera i en pixlad eller hackig bild även med stark internetuppkoppling. Med dålig video kommer sämre ljudkvalitet, vilket leder till bortkastad tid när anställda försöker åtgärda problemen. Dessutom, dålig videokvalitet leder till att anställda kopplar ur eftersom de inte tydligt kan se eller höra vad som händer på mötet.
3. Begränsat antal deltagare tillåtna
Om du har ett team på 100 personer men din programvara bara tillåter 10, hur kan alla ringa? Du vill ha en videokonferenslösning som låter hela ditt team mötas på ett videokonferenssamtal, inte bara några få utvalda. Processen ska vara lika enkel som att ringa ett telefonsamtal eller skicka ett sms från din mobiltelefon.
4. donglar
Att se till att du har rätt dongel eller sladd för att dela din skärm under ett videokonferenssamtal är krångligt, för att inte tala om tidsslöseriet som är förknippat med att skicka dongeln till nästa presentatör under mötet. Hitta en lösning som låter dig trådlöst dela din skärm och presentera i möten utan att behöva använda sladdar och donglar.
5. Besvärlig inspelning och delning
Kunde några teammedlemmar inte gå med i samtalet? Videoinspelningar kan göras tillgängliga för dem, men med många videolösningar tar även en entimmes video timmar att bearbeta och till och med då sparas den bara på skrivbordet, så den måste laddas upp igen och lagras någonstans innan den kan delas. Hitta en lösning med videokonferenser och andra samarbetsverktyg som låter dig enkelt och omedelbart fånga och dela viktiga teammöten.
Varför du behöver investera i en riktig upplevelse för stora samtal
Dra verkligen nytta av ditt distribuerade team
Företag med en globalt distribuerad arbetsstyrka kan anställa topptalanger från hela världen tack vare ACD system som ditt team kan lita på. Men att vara distansarbetare kan ibland vara ensamt och isolerande, särskilt om de flesta i ditt team arbetar tillsammans på samma huvudkontor. Att göra det möjligt för lagkamrater att enkelt ansluta ansikte mot ansikte över 4K-videokonferenssamtal hjälper dem att bygga djupare relationer och känna sig anslutna till sitt team, liknande en kontorsmiljö.
Representera ditt företag och ditt varumärke
Ett dåligt videosamtal kan kosta dig pengar. Ingen vill göra affärer med ett företag som inte kan kommunicera effektivt. Med tydliga ljud-, video- och skärmdelningsmöjligheter i realtid blir dina säljsamtal mer professionella och du får bättre möjligheter att etablera relationer med potentiella kunder.
Få mer gjort på kortare tid
En av de mest utmanande aspekterna av att ha ett team som distribueras globalt är att få alla på samma sida. Videokonferenssamtal är ett utmärkt sätt att göra en snabb teamsynkronisering eller ha regelbundna teammöten för att säkerställa att alla arbetar tillsammans som en enhet. När du inte behöver spendera lång tid på att vänta på att presentatören ska dela sin skärm eller slösa tid på att säga, "Hör du mig nu?" du kan hålla fokus på mötesagendan och återgå till att göra ditt jobb. Möten som är schemalagda för 1 timme kan minskas med 5–15 minuter om teamet är engagerat och inte har problem med sin samtalskvalitet.
2 snabbväxande företag som använder Lifesize för videokonferenser
Här är två snabbväxande företag som använder Lifesize för att vara värd för mer engagerande och autentiska möten ansikte mot ansikte med vår 4K-videokonferenslösning.
Nya vägbeskrivningar Ungdoms- och familjetjänster
"Vår organisation använder Lifesize Video Conferencing för att länka våra många webbplatser. Lifesize är en tjänst och produkt som vi inte skulle kunna fungera utan, från att koppla samman vår styrelse i sex län till att göra det möjligt för vårt hälsokontor att videochatta med våra externa läkare. Till och med funktionen endast för telefonen är allt vi behöver den för att vara... Vi älskar särskilt mobilappen som är tillgänglig för smartphones och surfplattor när vi behöver träffas när vi är på resande fot.” — Trevor Wilson, IT-specialist på New Directions Youth & Family Services | Läs hela recensionen
Action-MCFR Mediagroup
"Vi använder den här lösningen för att ta in ämnesexperter på distans för distansutbildning och globala samarbetssessioner. Vissa strömmar spelas in och arkiveras för framtiden. Om du arbetar med stora distribuerade team över hela landet eller till och med över hela världen är [Lifesize] perfekt lämpad för detta... Det senaste året höll vi runt 2,000 1,600 möten (~XNUMX XNUMX mötestimmar) och Lifesize sviker oss inte." — Ilya Popovich, QA Test Lead på Action-MCFR Mediagroup | Läs hela recensionen
Slutsats
När du har ett globalt distribuerat team ställs du inför den skrämmande utmaningen att se till att alla håller kontakten och arbetar tillsammans som en enhetlig organisation. Stora samtal innebär unika utmaningar och är ofta brytpunkten för gratis videokonferenstjänster. Lifesize är utrustad för att hantera affärskritisk affärskommunikation med den tillförlitlighet, kvalitet och specialiserade funktioner som behövs för videosamtal i stora team. Och genom att registrera dig för ditt gratiskonto, kan du enkelt ansluta med upp till 10 deltagare på ett helt krypterat högkvalitativt samtal.
