Traditionella personliga möten är uteslutet för nystartade företag och andra småföretag som anställer fjärrteam – de är dyra, opraktiska och bara så lätt att byta ut med en pålitlig videokonferenslösning. Och i kölvattnet av covid-19-pandemin verkar det som om alla småföretag har blivit virtuella. Medan gratis appar av konsumentklass som Hangouts eller Skype kan vara extremt användbara i början, måste du ta reda på bättre alternativ när du växer. I den här artikeln beskriver vi de bästa videokonferensfunktionerna och verktygen för småföretag för att hjälpa dig välja den videokonferenslösning som bäst passar ditt företag.
Videokonferensfunktioner för småföretag
Innan du väljer en videokonferenslösning för ditt lilla företag måste du först ta ett steg tillbaka och tänka på alla funktioner du behöver som ett växande företag. Här är en omfattande checklista över funktioner du bör tänka på när du väljer den bästa videokonferenstekniken för ditt företag.
1. Samtalsstorlek och skalbarhet
Ta en titt på storleken på ditt team och vilka typer av kunder du har att göra med dagligen. Hur många personer behöver du för att ansluta på ett internt samtal? Vad sägs om med externa leverantörer, partners eller kunder? De flesta gratis videokonferenstjänster maxar 8–10 deltagare, och många är begränsade av samtalslängder på 30 eller 40 minuter. VoIP-samtal möter liknande begränsningar, och saknar också ansikte mot ansikte komponent av videokonferenser. Att hålla större onlinemöten som webbseminarier är en av de största anledningarna till att företag går över till betalprenumerationer för sina affärskritiska videosamtal.
2. Video/ljudkvalitet och tillförlitlighet
Kvaliteten på ditt videosamtal är av yttersta vikt när du förlitar dig på det för att koppla ihop dina fjärranslutna team och få din verksamhet att växa. Du behöver en lösning som du kan lita på när du behöver den som mest. Återkommande förlust av anslutning eller dålig signal under video- eller ljudkonferenser kommer inte bara att minska din produktivitet utan också avskräcka potentiella kunder. Företag som ringer med kunder eller potentiella kunder bör vara särskilt medvetna om samtalskvalitet och tillförlitlighet eftersom de har stor inverkan på det första intrycket.
3. Konferensrumskameror och system
Teammöten i konferensrum behöver stödja fjärrdeltagare utan att de återgår till ett föråldrat ljudkonferenssamtal. Tätt integrerade hårdvaru- och mjukvarulösningar ger den bästa upplevelsen både vad gäller kvalitet och användarvänlighet. Distansteam lär känna sina medarbetare bättre genom regelbundna videomöten ansikte mot ansikte. Faktiskt, 89% av anställda som har videokonferenser säger att det hjälper dem att känna sig anslutna.
4. Integrerad skärmdelning
Skärmdelning är en viktig del av att presentera över ett videokonferenssamtal. Utan det kan din presentations kraft vara begränsad; 90% av avlägsna arbetare säg att videomöten gör det lättare att förmedla sina synpunkter till sina team. När du kan dela din skärm under ett videosamtal kan dina kollegor enkelt förstå vad du försöker förklara. Med en videokonferenslösning med integrerad trådlös skärmdelning kan du enkelt presentera och dela dokument i realtid under mötena, utan att behöva hitta och skicka med donglar eller sladdar.
5. Integrering av chatt, e-post och kalender
För att vara verkligt produktiv i alla dina team är samarbete nyckeln. Men haken är: det måste vara sömlöst. Det betyder att chatt-, e-post- och kalenderverktyg enkelt måste integreras med din videokonferenslösning. Videointegrationer för chattappar och e-post gör det enkelt att övergå från textväxling till ett videosamtal utan att avbryta ditt arbetsflöde. För marknadsförings- och säljteam, tillägg e-postmarknadsföring integrationer i ditt arbetsflöde ger dig en vinnande formel för att växa ditt företag. En annan viktig integration som ditt videokonferensverktyg behöver är en strömlinjeformad kalenderintegration. Det låter dig schemalägga och hålla reda på videomöten från din jobbkalender utan att behöva öppna en separat videokonferensapp. Kalenderintegrationen låter dig veta dina kollegors tillgängliga scheman så att du kan hitta den optimala tiden att vara värd för videomöten istället för att fråga varje gruppmedlem när de är lediga.
6. Möjlighet att ta med din egen enhet
Dina kunder och potentiella kunder ska inte behöva ladda ner en app eller skapa ett konto bara för att träffa dig över ett videosamtal. Hitta en lösning som är standardbaserad som låter vem som helst gå med i ditt samtal via ett SIP/H.323-videosystem eller direkt från sin mobiltelefon, surfplatta eller laptop med bara ett enda klick på mötesinbjudningslänken oavsett om de använder en Android , Mac eller någon annan typ av enhet.
7. Inspelning
Inspelning av konferenssamtal Funktionalitet är utmärkt för utbildnings- och dokumentationsändamål eller för att dela användbara mötessammanfattningar med teammedlemmar som inte kunde gå med i det schemalagda samtalet. Bra videokonferensprogram kommer att ha enkel inspelningsfunktion från samtalet. Det kommer också att ha möjlighet att enkelt dela inspelningen med teammedlemmar. Detta är särskilt användbart när du behöver gå igenom specifika diskussionspunkter efter mötet eller använda videon för att utbilda nya medarbetare.
8. Teknisk support
Av distansanställda, 48 % sa att tekniska svårigheter oftast förringar videokommunikationsupplevelser. Vad är poängen med att ha en videokonferensleverantör om deras tekniska support inte kan svara på grundläggande frågor? Eller ännu värre, gratistjänster utan att någon kan ringa om något går sönder? När dina videosamtal är affärskritiska behöver du en supportkontakt för videokonferensleverantören. Detta säkerställer att du har någon att kontakta om du har tekniska problem. Det låter dig också minimera stillestånd och njuta av videokonferenser utan störningar.
9. Säkerhet
Säkerhet är lika viktigt för små företag som för stora företag. En säkerhetsrisk kan vara ett förödande bakslag för ditt företag. Med de senaste nyhetsartiklarna om säkerhetsbrister med företag som Zoom är det viktigt att utvärdera säkerhetskrav och risktoleranser. Detta borde vara ett av de mest avgörande kriterierna när du ska välja en videokonferensleverantör för ditt företag.
10. Pris och ROI
Om anställda arbetade hemifrån bara halva tiden per år kan det resultera i 11,000 dollar i besparingar per person. Det betyder att ett litet företag med 25 anställda skulle kunna spara 275,000 XNUMX USD per år med anställda som jobbar hemifrån men ändå är produktiva och uppkopplade via videokonferenser. Dessutom har videokonferenser drastiskt minskat restiden och kostnaderna eftersom anställda kan delta i teammöten oavsett var de befinner sig. Även om videokonferenser i sig har minskat många företagskostnader, är det fortfarande viktigt att du väljer en som är lätt på budgeten men kommer att skalas i takt med att ditt företag växer.
5 Användbara videokonferensverktyg för småföretag
Med alla dessa funktioner i åtanke har vi sammanställt en lista med fem fantastiska videokonferensverktyg som hjälper ditt team att ha mer personliga och produktiva möten. Dessa verktyg är antingen gratis eller kräver en minimiinvestering, vilket gör dem perfekta för småföretag och nystartade företag som är oroliga för deras resultat.
1. Lifesize Dash
Lifesize Dash™ är ett gratis och enkelt sätt att lägga till videokonferenser i alla mötesrum. Denna kostnadsfria kontakt för konferensrumskit kan integreras med tredjeparts USB-videokameror och ljudenheter från tillverkare som Aver, Huddly, Logitech och Polycom. Den har stöd för Chromebox och Windows-datorer och ger dig friheten att använda all befintlig hårdvara som du har på ditt kontor, samtidigt som du får en fantastisk användarupplevelse, tillförlitlighet och centraliserad hantering av Lifesize-tjänsten. Med Lifesize Dash kan du spara upp till 1,000 XNUMX USD per år och rum genom att ta bort dolda licensavgifter per rum.
2. Ikon i naturlig storlek 300
Smakämnen Lifesize® Icon 300™ är en allt-i-ett huddle room-lösning för under $2,000 300. Dess ultravida synfält (FOV) är perfekt optimerat för att fånga alla som sitter vid bordet i även de minsta mötesrummen. Lifesize Icon 4 ger dig oöverträffad XNUMXK-skärmdelningskvalitet så att du kan presentera i samlingsrummet utan att ge avkall på kvaliteten. Installationen är plug and play, kontrollerna är intuitiva och varje samtal är krypterat som standard.
3. Integrationer i naturlig storlek med Microsoft
Många småföretag har standardiserat på Microsoft-verktyg för sina e-post-, kalender- och realtidskommunikationslösningar. De Livsstorleksintegration för Microsoft lägger till klassens bästa ljud- och videokvalitet till dina befintliga Microsoft® Teams och Microsoft® Outlook® arbetsflöden för ihållande samarbete. Schemalägg och gå med i Lifesize-möten direkt från Microsoft Teams eller Microsoft Outlook. Dessutom förbättrar Lifesize Microsoft Skype for Business-miljön genom att ge användare och deras gäster en överlägsen videoupplevelse i mötesrummet och vid gruppsamtal.
4. Kaptivo Digital Whiteboard
Whiteboardsessioner är bra för brainstorming och samarbeta med ditt team, men det kan vara svårt för teammedlemmar på distans att se tavlan och delta under ett videokonferenssamtal. Whiteboard-delning med Lifesize Share och Kaptivo låter dig fånga interaktiva whiteboardsessioner utan kostnaden för en smartboard eller egen digital whiteboardtavla. Kaptivo fästs på vilken standard whiteboard- eller glastavla som helst, fångar whiteboardsessioner digitalt och, när den paras ihop med Lifesize Share, presenterar den en tydlig, skarp och exakt bild för alla i mötet eller på samtalet i realtid.
5. Lifesize-konto
För den verkligt kostnadsmedvetna småföretagaren som letar efter ett bättre sätt att träffas via video, lifesize låter dig vara värd för gratis och omedelbara videosamtal med upp till 10 deltagare. Bjud in deltagare genom att skicka ditt personliga mötes-ID och träffas ansikte mot ansikte, presentera din skärm och samarbeta direkt över ett helt krypterat nätverk direkt från din telefon eller webbläsare. Till skillnad från andra gratis videokonferenstjänster ger Lifesize dig obegränsade kostnadsfria möten utan begränsningar på möteslängden. Och som svar på covid-19-pandemin erbjuder Lifesize 6 månader gratis för alla företag. Navigera helt enkelt till signup.lifesize.com för att göra anspråk på ditt gratiskonto.
Slutsats
När du driver ett litet företag med ett distansteam är regelbundna möten ansikte mot ansikte avgörande, inte bara för att knyta ihop teamet utan också för att samarbeta mer effektivt. Innan du väljer ett videokonferensverktyg som hjälper dig att växa och skala ditt företag, gå igenom den här checklistan och se om verktyget har de funktioner du behöver. Kan du ta emot alla dina teammedlemmar på vanliga videokonferenser med hjälp av verktyget? Är videokonferensverktyget tillräckligt robust för att effektivisera ditt arbetsflöde? Finns de nödvändiga integrationerna tillgängliga för att du ska kunna synkronisera mellan teammedlemmar och fungera smidigt som företag?
Du måste noga överväga dina alternativ och använda de verktyg som lovar dig den bästa avkastningen på investeringen och som är skalbara när ditt företag växer. Kom ihåg att webbkonferenser är en integrerad del av att hålla dina fjärranslutna team anslutna och engagerade och är en av de bästa investeringarna du kan göra för ditt lilla företag.
