Att kommunicera och samarbeta genom video har exploderat när vi alla anpassar oss till ett nytt sätt att leva i ljuset av Covid-19 pandemi, där arbete hemifrån och social distansering har blivit normen.
Men med coronavirusutbrottet har det skett en dramatisk ökning av företag och organisationer som försöker sätta plattformar på plats så snabbt som möjligt. Med människor som tävlar om att ladda ner mjukvara och appar för att hålla kontakten på sina smarta enheter och bärbara datorer, har konsekvenserna av påskyndade normala programvarukontrollprocesser blivit uppenbara snabbt.
Oavsett om det är genom nyhetsbevakning, professionella nätverk eller genom att surfa i sociala medier, är du vid det här laget förmodligen medveten om de senaste säkerhetsfynd och rapporter om missbruk av videokonferenser och personlig information som läckt ut där anspråkslösa människor tyvärr har befunnit sig:
- Att vara värd för ett webinar bara för att låta en deltagare presentera obscent material för alla att se? Kolla upp.
- Har objudna gäster medvetet kraschar videomöten och delar sina dåliga avsikter med klasser, församlingar eller väljare? Kolla upp och ta.
- Har du delat data utan vidare med ett stort socialt medieföretag utan användarkännedom eller samtycke? Kolla upp.
Att registrera sig för en videokonferenstjänst och få kontakt med personliga kontakter och professionella kollegor via video är relativt snabbt och enkelt. Men det finns fortfarande en inlärningskurva att navigera för de miljontals människor som är nya och ovana vid denna form av kommunikation, särskilt när det gäller att skydda personlig eller känslig information. För att hjälpa dig undvika liknande situationer, här är tio bästa metoder för att upprätthålla din integritet och säkerhet medan du använder videokonferenser.
10 bästa metoder för videokonferenser för integritet och säkerhet
För användare
1. Konfigurera och bekräfta mötesinställningar
När du snabbt går med i ett videosamtal är det lätt att hålla fast vid standardinställningarna. Ta en extra stund för att bekräfta att varje alternativ är lämpligt konfigurerat för ditt möte så att du inte stöter på oväntade överraskningar när du går med. Detta inkluderar att testa ditt ljud och video innan samtalet för att säkerställa att båda fungerar korrekt. Kom ihåg att mötesdeltagare kommer att behandlas med utsikten över vad som än ligger bakom dig, så att testa din video innan samtalet ger dig möjlighet att kontrollera din bakgrund och se till att den är lämplig för mötet.
2. Ta dig tid att lära dig verktyget du använder
Du behöver inte bli en avancerad användare över en natt, men bekanta dig åtminstone med knapparna för att stänga av mikrofonen, stänga av kameran och lämna mötet. Det är det enklaste sättet att se till att du bara syns och hörs när du vill vara det. Du behöver inte bli en superanvändare över en natt, men åtminstone bekanta dig med knapparna för att stänga av mikrofonen, stänga av kameran och lämna mötet. Det är det enklaste sättet att se till att du bara syns och hörs när du vill vara det. Vissa videokonferensverktyg kräver också att du laddar ner programvaran före mötet. Se till att du gör detta i förväg så att du inte fumlar i sista minuten för att komma igång3.
3. Tänk på dina skärmdumpar
Vill du dela en ögonblicksbild eller videoklipp som visar dig och andra mötesdeltagare på skärmen? Dubbelkolla att inga känsliga mötesdetaljer eller personlig kontaktinformation är synlig i ramen innan du laddar upp den till din profil. Det är viktigt att undvika sekretessproblem eller att exponera användardata som kan vara ett oskyldigt misstag med allvarliga konsekvenser.
4. Lämna mötesinbjudningar till mötesägaren
Saknas det någon i mötesinbjudan? Skulle någon annan tjäna på att vara med? Istället för att ge mötesinformationen själv, meddela mötesägaren och låt dem hantera det. Du kan enkelt övertrumfa deras tillsyn genom att vidarebefordra till fel kontakt eller skapa en besvärlig situation för mötesvärden när en annan part dyker upp oanmäld.
För mötesägare och moderatorer
5. Dela inte din videomöteslänk offentligt
Behandla din möteslänk som nyckeln till ditt kontor eller ännu bättre, ditt hem. Du skulle inte dela det med vem som helst. För att säkerställa att den inte hamnar i orätta händer, distribuera länken endast till personer som behöver veta den – och endast genom privata medel, som säker e-post eller direktmeddelande. Kom ihåg att alltid behandla dina mötes-ID:n med försiktighet.
Behöver du vara värd för ett offentligt möte med hundratals eller tusentals deltagare? De flesta företagsklassade videokonferensplattformar som Lifesize har inbyggda kontroller som hjälper dig att undvika missbruk genom att begränsa åtkomsten för innehållsdelning, videodelning och chatt endast för inbjudna presentatörer.
6. Kräv ett lösenord för mötesinträde
Överväg ett extra skydd för ditt möte genom att ange ett lösenord, om möjligt för eventuella integritetsproblem du kan ha. Även om du kan dela lösenordet med din möteslänk, kan du också överväga att dela det muntligt eller i ett separat e-postmeddelande eller meddelande för ökad säkerhet.
7. Delta inte bara, moderera
Om du äger mötet men inte kan moderera, utse en moderator att gå med. Om du bara är i ett möte för att moderera kan det vara frestande att multitaska. Gör det inte. Om du uppmanas att stoppa en deltagares presentation, ta bort en person från mötet eller låsa mötet måste du vara redo att agera.
För personer som utforskar alternativ till Zoom och andra videotjänster
8. Välj en tjänst som uppfyller dina behov
Tro det eller ej, du behöver inte välja den första videokonferensappen som dyker upp i din onlinesökning. Vanliga gratistjänster som Zoom, Skype och Google Hangouts kan vara lättillgängliga, men även om de i allmänhet tillhandahåller grundläggande funktioner som skärmdelning, tillhandahåller de inte alltid den funktionalitet som behövs för större videokonferenser. Med tanke på de rådande omständigheterna erbjuder flera företag gratis tillgång till sina videokonferenstjänster och verktyg, så du kan faktiskt prova dem alla och se vad som fungerar bäst för dig utan att vara låst till en plan. Professionellt tips – om integritet och säkerhet är särskilt angelägna, leta efter en leverantör som har en historia och rykte för att skydda sina kunders personuppgifter och integritet. Att ta sig tid att förstå tjänsteleverantörer och de säkerhetsåtgärder de har vidtagit kommer bara att gynnas dig i längden
9. Överväg livestreaming
Videokonferenser tjänar ett specifikt syfte - realtid, tvåvägskommunikation och utbyte av information mellan värdar och deltagare. Om ditt behov främst är utgående kommunikation till en publik kan du alternativt överväga livestreaming som din primära kanal. Detta skulle begränsa möjligheten för externa parter att störa ditt meddelande och presentation, särskilt i stora samtalssituationer. Lyckligtvis är livestreaming tillgängligt som ett alternativ för utvalda videokonferensleverantörer, så att du kan sända till större publik samtidigt som du bevarar din förmåga att träffa och interagera med individer och mindre grupper på en mer personlig nivå.
10. Prioritera kryptering och integritetspolicy för företag
Med tanke på förekomsten av cyberbrottslighet och cyberattacker, såsom den ökande förekomsten av dåliga aktörer som kapar videomöten, rekommenderas det starkt att du betonar datasekretess och cybersäkerhet i ditt sökande efter en lösning. Lyckligtvis är de flesta leverantörers säkerhets- och integritetspolicydokumentation allmänt tillgänglig på deras webbplatser (du kan komma åt Lifesizes integritetspolicy här). Tänk på följande när du tänker på leverantörernas policyer:
- Anger leverantören uttryckligen vilken data den samlar in och hur den är säkrad?
- Anger leverantören hur länge uppgifterna bevaras och i vilket syfte?
Kom ihåg att det i slutändan är ditt ansvar, som kund eller IT-administratör, att gräva djupare för att avgöra om ett erbjudande klarar av integritets- och säkerhetsgranskning och om du är villig att acceptera varningarna och de medföljande riskerna.
Slutsats
Där vissa fallgropar med videokonferenser helt enkelt kan tillskrivas användarfel, är resten produkten av brister i tjänsten som används och kompromisser som leverantören själv har gjort. Det är ingen hemlighet att hur tekniken kodas, paketeras och distribueras har en betydande inverkan på säkerheten för din data och integriteten för dina konversationer med mötesdeltagare. Men du bör också vara bekväm med graden av transparens som en leverantör upprätthåller angående sitt erbjudande och hur framtida de är när det gäller hur din kommunikation och immateriella rättigheter hanteras.
Vi vidtar alla åtgärder för att behålla oss själva, familj och vänner tryggt och säkert under coronakrisen. Låt oss också se till att vi gör detsamma med våra kommunikationsverktyg.
Om du för närvarande är i behov av en säker, företagsklassig videokonferensplattform, erbjuder Lifesize gratis, obegränsad videokonferenstjänst till alla företag i sex månader. Om du vill veta mer, besök www.lifesize.com/remote-work.
