Sedan spridningen av covid-19 har de flesta företag gått på distans över en natt. Och när företag anpassar sig till livsstilen att arbeta hemifrån har de flesta ställts inför vissa logistiska utmaningar, som att sätta upp videokonferenser för hela sitt team och se till att systemkraven stöds fullt ut på alla enheter.
Tack och lov finns det några grundläggande riktlinjer för system, mjukvara och hårdvara som du kan följa arrangera en videokonferens som på ett tillförlitligt sätt upprätthåller ljud och video av hög kvalitet. Vi har sammanställt den här artikeln för att ge dig en enkel, okomplicerad checklista som du kan använda för att komma igång med videokonferenser.
Vilka är de grundläggande kraven för videokonferenser?
Innan vi börjar med den exakta hårdvaran och mjukvaran du behöver för din videokonferenslösning, låt oss börja med de grundläggande kraven på nätverk, datorer och webbkamera. Dagens videokonferenslösning omfattar en central molnbaserad infrastruktur som dirigerar samtal mellan personliga enhetsklienter och mötesrumsenheters slutpunkter. Även bästa videokonferensutrustning i världen kommer fortfarande inte att fungera korrekt om du inte har ett kapabelt nätverk eller använder en högkvalitativ videokonferenstjänst.
1. Högupplöst webbkamera
Synligheten av subtiliteter som ansiktsuttryck och kroppsspråk är avgörande för kvalitetsvideokonferenser. Om detaljer som dessa försvinner, saknar möten äktheten av det verkliga livet, interaktioner ansikte mot ansikte. För videokonferenstjänster som bara stöder 1280×720 upplösning (720p), är en 720p kamera allt du kommer att dra nytta av. Lifesize stöder 4K-videokonferenser så videosystem med upplösningar så höga som 3840×2160 (4K) kan ses och upplevas i full upplösning.
2. Snabb datorbehandling
Om din dator saknar en tillräckligt snabb processor, kommer din ljud- och bildkvalitet att nedgraderas för att göra bästa möjliga anrop för ditt systems specifikationer. För dagens moderna videokonferenser bör din dator ha minst 2 GB RAM och en fyrkärnig processor.
3. Tillräcklig nätverksbandbredd
Effekten av ett långsamt nätverk på videokonferenser liknar effekten av en långsam datorprocessor: ditt samtal anpassas dynamiskt för att ge dig bästa möjliga kvalitet med det tillgängliga nätverket. De nätverksbandbredd som krävs beror på vilken upplösning och bildhastighet du önskar: 1 Mbps är tillräckligt för 15 fps vid 720p-upplösning, medan 30 fps vid 4K kommer att kräva närmare 4 Mbps. Och medan a korrekt designat Wi-Fi-nätverk kommer att möjliggöra trådlös anslutning från var som helst i byggnaden, kom bara ihåg att ju fler deltagare det är i videokonferenssamtalet, desto mer bandbredd krävs.
Hårdvarukrav för videokonferenser
Nu när du känner till minimikraven för nätverk, bearbetning och videoupplösning är det dags att få all rätt utrustning på plats. Ljud-/videotäckningen för din hårdvaruinstallation beror främst på antalet personer, platser och rummets storlek för mötet. Här är de grundläggande delarna av utrustning för videokonferenser du behöver till mötesrummet.
1. Videokonferenssystem
Videosamtal av bästa kvalitet börjar med ett fantastiskt kamerasystem för videokonferenser. Vår professionella linje av ljud och utrustning för videokonferenser är konstruerad för att leverera en fantastisk virtuellt möte erfarenhet. Från allhandsutrymmen och styrelserum till små kramrum, ger våra molnbaserade mötesrumslösningar branschledande videokonferenser och trådlös skärmdelning till alla dina mötesutrymmen.
2. Videoskärm
Storleken och typen av skärm erfordras kommer i första hand att bero på storleken och antalet personer rummet är designat för. En enda 4K-tv räcker för många små mötesrum, medan konferensrum och styrelserum vanligtvis är lämpade för dubbla skärmar eller projektorer.
3. Mikrofon
En konferenstelefon med pekskärm med en inbyggd mikrofon används för att navigera i din katalog, styra kamerapanorerings-/lutnings-/zoomalternativ och få viktiga ljudkonferensfunktioner till hands. Konferenstelefoner specialbyggda för video kommer att ha ekodämpning, automatisk förstärkningskontroll och automatisk brusreducering för att ge mötesrumsdeltagare kristallklart ljud. För extremt stora mötesrum kan mikrofonförlängningar läggas till för att utöka räckvidden för mikrofonen.
Programvarukrav för videokonferenser
Ett bra videosamtal är en kombination av kapabel utrustning, ett robust nätverk, pålitlig mediatransport med TCP och UDP, och programvaran som används för att knyta ihop allt. Programvara för videokonferenser blir portalen för att se dina kollegor, partners och kunder ansikte mot ansikte, och den hanterar också den tunga kodning och avkodning som krävs för att säkert kryptera dina samtal och säkerställa att ditt ljud och video levereras i realtid. Om du vill få ut det mesta av ditt system behöver du programvara som är intuitiv och enkel att använda.
Programvara för videokonferenser
Webbläsarbaserade appar och stationära appar kan använda inbyggda kameror och mikrofoner eller ansluta till mer robust kringutrustning via USB- eller Bluetooth-anslutning. Appar som Google Hangouts™ är bra för enkla videosamtal men mindre för videokonferenssamtal som behöver ta hänsyn till fler deltagare, som kräver anslutning till mötesrumsenheter och behöver de extra nivåerna av tillförlitlighet och säkerhet för affärskritiska möten.
Programvara som är djupt integrerad med din hårdvara är nyckeln till enkel anslutning och fullt utnyttjande av ditt system. Lifesize har utvecklat sin egen programvara för videokonferenser — medföljande mötesrumssystem, bra belysningslösningar för videokonferenser och trådlösa delningsenheter — som ger enkel åtkomst till funktioner som trådlös skärmdelning för att hjälpa till med interaktivt samarbete.
Mobil videokonferensapp
Om dina mötesdeltagare behöver åtkomst när du är på språng behöver du en mobilapp. Mobilappar ger deltagarna tillgång till videokonferensen via smartphones och surfplattor och inkluderar funktioner och layouter utformade för mindre skärmar. De Lifesize mobilapp, till exempel, erbjuder ett nypa-för-zoom-alternativ för att se fina detaljer i en delad presentation samt möjligheten att glida in i "endast lyssningsläge", vilket inaktiverar kameraflöden för tillfällen när du är i ett trångt utrymme och kan inte delta i samtalet men vill ändå lyssna.
Hur Major League Baseball konfigurerade sin videokonferens med Lifesize
2017 valde MLB Lifesize som sin videokonferenslösning för att planera World Baseball Classic och All-Star Game. Detta krävde att man byggde ett system som kopplade samman mötesrum i fyra olika länder tillsammans med fjärranställda från sina personliga enheter.
Lifesize satte upp videokonferenssystem på var och en av platserna, så att lagrepresentanter och MLB-chefer kan delta i varje dagligt möte (en ökning med 42 % från föregående turnering). En stor del av denna ökning var den lätthet med vilken deltagarna kunde ansluta sig på distans.
"Så många förändringar görs under dessa samtal att det är viktigt att vi alla är på samma sida. Lifesize får det att hända”, sa Daniel. "Jag använder inte termen lättvindigt, men Lifesize har verkligen revolutionerat sättet vi genomför möten på."
—Daniel Gainey, chef för IT-drift på MLB
Läs mer om Lifesizes samarbete med MLB
Krav för callcenter videokonferenser
Att ställa in säkra videokonferenser för ditt callcenter har aldrig varit enklare. Med CXEngage-video, kan kontaktcenteragenter snabbt initiera videobaserade konversationer från vilken supportkanal som helst – inklusive telefon, e-post, chatt, SMS och sociala medier. Verktyget har också skärmdelningsmöjligheter, sömlös integration och ett intuitivt gränssnitt, vilket gör det enkelt att snabbt lösa kundförfrågningar och problem. Om du vill veta mer om hur du ställer in videokonferenser för ditt callcenter, besök Serenova.
Slutsats
Även högteknologiska företag slösar ofta bort stora bitar av tid på anslutningsproblem eller misslyckas med att dra nytta av deras systemfunktioner. Att få all din utrustning att fungera tillsammans och ge alla mötesdeltagare enkel mobil åtkomst kan vara en mardröm med en gratis app – speciellt för större möten.
Lifesize gör det enkelt: dina mötesrumsenheter är integrerade med dina videokonferens app för inbyggd anslutning och enkel installation. Lägg till den 4K-videokvaliteten och med Lifesize kan du skapa en unikt uppslukande, sömlös mötesupplevelse som bara fungerar.
