Inte längre betraktas som en våg av framtiden, virtuella händelser är nu en stapelvara i nuet. När världen fortsätter att vada genom coronavirus-pandemin har onlineevenemang blivit standardprocedurer för både stora och småskaliga sammankomster. Från konferenser till konserter, att ansluta via digitala upplevelser är inte bara möjligt, det är praktiskt och målmedvetet också. I den här artikeln tar vi en djupdykning i vad virtuella evenemang är och visar dig hur du förvandlar dina fysiska evenemang till uppslukande digitala upplevelser med evenemangsteknik för de bästa virtuella evenemangen.
Vad är en virtuell händelse?
Ett virtuellt evenemang är varje organiserat evenemang som äger rum online snarare än personligen. Virtuella evenemang kan sträcka sig från ett engångsmöte där olika presentatörer delar sin skärm, till en serie av flera sessioner som ofta innehåller webbseminarier, konferenser eller till och med firande.
Virtuella evenemang: Arbeta, umgås och festa under covid-19
I ljuset av dess globala räckvidd under de senaste månaderna är det säkert att säga att covid-19-krisen har påverkat nästan alla branscher och individer på någon nivå. Oavsett om det är det anta ett arbetssätt hemifrån eller övergår till ett onlinebeställningssystem, gemenskaper och företag runt om i världen anpassar sig till ett snabbt föränderligt landskap.
Med fortsättning på hemmabeställningar och sociala distansprotokoll, personliga evenemang är också på paus under överskådlig framtid. Men showen (eller konferensen) måste fortsätta, det är där virtuella händelser har kommit till undsättning. Istället för att ställa in ett evenemang som planerats månader i förväg, omformulerar människor överallt hinder som möjligheter och hittar innovativa sätt att implementera onlineevenemang i sin arbetsvecka eller sociala aktiviteter. Detta är allt möjligt tack vare modern teknik och nyare framsteg inom videokonferensverktyg. Vissa virtuella evenemang konkurrerar till och med med den personliga versionen med virtuella evenemangsplattformar.
4 typer av virtuella händelser
Virtuella och hybridevenemang är lika varierande som människorna som deltar i dem, och nuförtiden är det möjligt att de besöks mer än någonsin. Med färre oförutsedda händelser och betydligt lägre driftskostnader inser människor snabbt det virtuella utrymmets inneboende värde. För att inte tala om, med mängden motståndskraft och kreativitet människor har uttryckt under denna kritiska tid är himlen verkligen gränsen för antalet och typer av händelser som kan övergå från personliga till online.
1. webinars
Webbseminarier (en kombination av orden "webb" och "seminarium") kanske inte är en ny resurs, men de har verkligen vunnit mer dragkraft och popularitet under de senaste månaderna. Fokus för dagens webbseminarier spänner över en mängd intressen och branscher, från att lyfta fram aktuella ämnen till att dyka in i DIY-äventyr och ge expertutlåtanden från både professorer och affärsmän. Med en snabb Google-sökning kommer du att upptäcka webbseminarier skräddarsydda för barn, Vissa riktade mer mot vuxna och till och med allmänheten ämnen som alla kan uppskatta.
2. Konferenser och mässor
Många månader (och ibland år) går åt till att förbereda sig för att vara värd för en konferens eller mässa, så att behöva ställa in skulle vara förödande på flera nivåer. Lyckligtvis har företag hittat sätt att pivotera och flytta sina konferenser online i år. Microsofts årliga utvecklarkonferens tillkännagavs nyligen som ett "digitalt evenemang" för 2020, liksom Craft Brewers Conference, som har lanserat en fem veckor lång virtuell version av deras typiska program.
3. Fester och ceremonier
Fester och ceremonier är en chans att ge lite glädje och jubel till en annars tung situation, vilket är anledningen till att även under en pandemi har människor inte slutat hitta anledningar att fira. Trots avståndstagande tillbringar grupper fortfarande tid tillsammans digitala dansfester, virtuella examensceremonier, utmärkelser online och födelsedagar firas med drive-by-parader och temavideosamtal. Det är uppenbart att även när personliga händelser har skjutits upp, har människor fortsatt att hitta nya och uppriktiga sätt att ta sig till tillfället.
4. Konserter
Med arenor av alla storlekar som måste stänga sina dörrar, verkade det som att liveshower skulle vara på paus också; men lyckligtvis har artister och underhållare pressat på och tar istället in sina talanger direkt till fansens hem. Liveevenemang har dykt upp över hela sociala medier och andra onlineplattformar, med en olika virtuella konserter från Metropolitan Opera till folkensembler och popstjärnor. Precis som fester kommer musik att fortsätta att njutas, även om det innebär att scenen kommer till våra vardagsrum.
Att vara värd för ett virtuellt evenemang: Hur man förvandlar ett fysiskt evenemang till en digital upplevelse
Coronaviruset kräver utan tvekan att vi gör det förändra hur vi fungerar i både vårt personliga och professionella liv, men det är också en ursäkt för att bryta sig ur våra formar och prova något som vi kanske inte normalt har tänkt på. Även om att gå från ett fysiskt evenemang till en digital upplevelse kommer med några utmaningar, om du håller dig organiserad och ser till att deltagarna är förberedda, finns det en stor chans att du får ett positivt, genomfört resultat.
1. Skapa ett schema eller resplan
Eftersom virtuella händelser inte tillåter alla att vara i samma rum samtidigt, är organisationen avgörande för att saker ska fungera smidigt. Genom att skapa ett schema för dagen, veckan eller hur länge ditt evenemang pågår kan deltagarna vara på samma virtuella sida. En resplan för dagens aktiviteter hjälper till att ställa förväntningar och ser till att presentationer eller föreställningar går i tid. När du skapar ett virtuellt evenemangsschema, kom ihåg att ta med naturliga pauser på dagen, precis som när du är värd personligen.
2. Skicka ut ett meddelande med regler för arrangemanget
Live streaming en händelse från ens hem kan kännas mindre formellt än att träffas i ett delat utrymme, men parametrar kring artighet och digital inredning finns fortfarande. Speciellt om ditt evenemang involverar flera talare eller interaktioner, se till att alla vet hur man tystar sina mikrofoner och turas om att tala så att dialogen inte överlappar eller blir obegriplig. Ett kort e-postmeddelande som beskriver dessa regler borde räcka för att undvika onödiga avbrott eller förvirring och skapa en mer respektfull atmosfär.
3. Se till att deltagarna har nödvändig hårdvara, mjukvara och möteslänkar
En högsta prioritet vid planering av ett virtuellt evenemang är att kontrollera att varje deltagare har den nödvändiga utrustningen och vet hur man kommer åt mötet. Deltagarna kommer sannolikt att behöva specifika enheter eller tillbehör för att streama i realtid med en kvalitetsanslutning; om inte, kan de utelämnas från evenemanget alla tillsammans. Förutom säker internetåtkomst är pålitlig konferensteknik ett måste, inklusive hårdvaru- eller mjukvarukomponenter. Kan deltagarna i evenemanget gå med i mötet från sina webbläsare, eller behöver de ladda ner en specifik app eller programvara innan evenemanget börjar? Se till att du skickar ut alla möteslänkar, lösenord och instruktioner för att ansluta till mötet i förväg.
4. Använd stimulerande bilder
Visuella material är lika inflytelserika för virtuella händelser som de verbala elementen, men det är viktigt att inkludera bilder som förbättrar din presentation eller möte, inte distraherar från det. Överväg att inkludera relevanta diagram eller grafer, kartor, diagram eller till och med videoklipp i samband med det verbala budskapet. Visuellt innehåll bör hålla din publik engagerad och aktivt lyssnande, så om det passar att dina bilder ska vara interaktiva, ännu bättre.
Tänk på att några av dina deltagare kommer att vara visuella elever som till stor del förlitar sig på bilder, bilder och färger för att få information, medan andra kommer att vara mer hörbara. Men alla kan verkligen dra nytta av kollaborativ kommunikation, eftersom det öppnar upp för nya idéer och ger klarhet kring komplexa strategier, så be om publikens deltagande och feedback om möjligt.
Fördelar med virtuella evenemang
Att släppa våra förväntningar är aldrig lätt, särskilt efter att vi har spenderat otaliga timmar på att planera och förbereda ett evenemang. Och ändå, mitt i dessa aldrig tidigare skådade tider, är flexibilitet och att hålla kontakten avgörande för vår framgång. Att flytta från en personlig händelse till en virtuell upplevelse kan vara svårt att föreställa sig, men sanningen är att det finns några oförutsedda fördelar med att byta.
Lätt tillgänglig
Till skillnad från möten som kan begränsa deltagare på grund av resekrav, efterföljande schemaläggningskonflikter eller fysiska utrymmesbegränsningar, kan virtuella evenemang nås av alla med en bärbar dator och en bredbandsanslutning. Virtuella konferenser involverar inte flyg eller hotellvistelser, utan kan istället streamas från bekvämligheten av ens hem. Denna utökade tillgänglighet öppnar upp för deltagare som annars kan ha tackat nej, vilket möjliggör större närvaro och inkludering överlag.
Kostnadsbesparingar
Det är alltid välkommet att hitta sätt att sänka kostnaden för ett evenemang utan att påverka dess integritet, och det är kanske få saker som är mer effektiva för att minska budgeten än att hålla ett virtuellt evenemang. Livestreaming minskar kostnaderna för att hyra ett evenemangsutrymme, såväl som kostnaderna för ytterligare bord, stolar, evenemangspersonal, catering och så vidare. Och även om du förmodligen fortfarande är skyldig en tal- eller framträdandeavgift, kommer du i slutändan att spara pengar genom att eliminera behovet av transport eller logi för presentatörer och artister.
Färre oförutsedda händelser
Ett antal variabler är ofta förknippade med personliga händelser, från dåliga väderförhållanden till felkommunikation med leverantörer och vanliga reseproblem. Men det fina med onlineevenemang är att kunna kringgå alla dessa problem och fokusera på viktigare detaljer. Livestreamade träffar är inte föremål för att det regnar ut, en cateringfirma som glömmer hors d'oeuvres eller en grupp utställare som missade sitt flyg. Färre oförutsedda händelser betyder bättre, mer konsekventa resultat.
Effektivisera dina virtuella evenemang och gör dem mer realistiska än någonsin med Lifesize
Om du vill ta dina virtuella evenemang till nästa nivå, har Lifesize dig täckt. Lifesize-teknik möjliggör unikt uppslukande öga mot öga-interaktioner, genom användning av båda högkvalitativ videokonferensutrustning och användarvänliga mjukvaruverktyg. Du kan vara värd för ett möte med upp till 300 deltagare eller livestreama ditt evenemang med upp till 10,000 XNUMX tittare. Mötesdeltagare kan komma åt det virtuella evenemanget via Lifesize-appen eller gå med direkt från sina webbläsare utan att behöva ytterligare programvara eller nedladdningar.
Lifesize anställer företagsklassig kryptering och datasekretesspraxis för att skydda kunder från oavsiktlig tillgång till deras känsliga kommunikation och innehåll. Dessutom, för att säkerställa att dina virtuella evenemang löper smidigt, kan du tilldela en mötesmoderator vem kan låsa mötet, ta bort störande deltagare, stänga av och stänga av ljudet för deltagare, utse en presentatör och svara på chattfrågor eller en virtuell "upphöjd hand". Nu finns det ingen anledning att avbryta planer och obegränsade möjligheter att sätta igång ditt virtuella evenemang.
Slutsats
Istället för att ställa in dina evenemang på grund av oförutsedda omständigheter relaterade till coronavirus-pandemin, förvandla dem till uppslukande digitala upplevelser. Potentialen för samhällsengagemang och kontakt ansikte mot ansikte är verkligen inte förlorad; det ser bara lite annorlunda ut just nu. Genom att använda rätt teknik och ett omarbetat tillvägagångssätt kan du vara värd för nästan alla evenemang virtuellt, från mässor och ledarskapstoppmöten till bröllop och andra stora milstolpar. Så håll dig organiserad, sätt spelregler och säkra dina bilder för en otrolig digital upplevelse.
