Även om vissa företag tidigare var motvilliga till att använda virtuella möten, stämmer den motviljan inte längre. Fler och fler företag upptäcker alla fördelar med virtuella möten. Från att utöka sin räckvidd, till att uppnå nya mål, till att hålla kontakten med andra teammedlemmar, företag globalt håller fler onlinemöten än någonsin tidigare. Att koordinera ett virtuellt möte är inte bara kostnadseffektivt och enkelt, det kan också öka din teamets produktivitet oavsett om du är arbetar hemifrån, kontoret eller från en avlägsen plats längst ut på jorden. För att säkerställa att du får ut så mycket som möjligt av dessa möten tittar vi på virtuella möten i covid-19-åldern och ger användbara tips för att hålla och genomföra effektiva virtuella möten.
Virtuella möten i Covid-tiden
Med det plötsliga utbrottet av covid-19 i början av 2020 drabbades majoriteten av världens befolkning personligen, professionellt eller en kombination av de två. Nästan över en natt övergick kontorsinteraktioner och personmöten ansikte mot ansikte till arbetar på distans och videokonferenser med kunder, partners och kollegor. När fler företag började kämpa för distribuerade team blev virtuella möten den nya standarden för kommunikation, och fungerade som ett lönsamt alternativ till personliga möten och evenemang.
Vad är ett virtuellt möte?
Ett virtuellt möte är när två eller flera personer, oavsett var de befinner sig, använder en video- eller ljudplattform för att interagera i realtid. Det här tillvägagångssättet minskar inte bara resekostnaderna och den extra tid som är förknippad med personliga möten, men det möjliggör fortfarande interaktioner ansikte mot ansikte, skärmdelning och en känsla av samhörighet bland deltagarna.
Hur man håller ett virtuellt möte
Nu när du har en virtuell mötesdefinition kanske du är nyfiken på hur du håller en och vilken mötesprogram du behöver. Lyckligtvis gör Lifesize det enkelt att vara värd för ett virtuellt möte utan problem. Följande är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att genomföra ett virtuellt möte som är både organiserat och effektivt. Medan Lifesize Go låter dig vara värd gratis, med obegränsade samtal med upp till 8 deltagare genom att bara använda din webbläsare, kommer vi att titta på att hålla virtuella möten på Lifesize-appen och utforska några av de ytterligare funktionerna som appen erbjuder.
1. Ladda ner Lifesize-appen för att komma igång
Det första du behöver göra är att ladda ner Livsstorlek app (tillgängligt för Windows, Mac, Android och iOS) till din föredragna enhet. Det här verktyget fungerar som en lättanvänd videokonferenslösning som hjälper dig att sömlöst starta en videochatt eller gå med i ett möte med vem som helst, var som helst. Allt du behöver är en bärbar dator, surfplatta eller telefon med en inbyggd webbkamera för att ha ett videokonferenssystem till hands.
2. Skapa ett engångs- eller permanent möte
Med Lifesize-appen öppen klickar du på fliken Möten och väljer antingen ett engångsmöte eller ett permanent möte. Ett engångsmöte är ett privat synkroniseringsutrymme för engångsbruk gömt från din Lifesize-katalog, vilket gör det till ett utmärkt val för konferenssamtal eller möten där säkerhet är en prioritet. Permanenta möten är idealiska för återkommande evenemang eftersom deras uppringningsuppgifter alltid förblir desamma (vilket eliminerar behovet av att söka efter en länk som du kan ha tagit bort av misstag).
3. Fyll i relevanta uppgifter
När ditt möte har skapats är nästa steg att fylla i de uppgifter som deltagarna sannolikt kommer att behöva – mötets namn och beskrivning, förutom ett valfritt lösenord. Detta kommer att hjälpa till att sätta tydliga förväntningar kring mötets mål och få alla deltagare på samma sida innan de träffas. När du har lagt till all relevant information klickar du på Spara.
4. Bjud in ditt team till mötet
Slutligen, glöm inte att bjuda in deltagare att gå med i mötet genom att skriva ett e-postmeddelande, skapa en kalenderinbjudan eller helt enkelt kopiera och klistra in detaljerna i ett meddelandeverktyg eller chattapp. Det är smart att skicka inbjudan i god tid före mötet, så att deltagarna har en chans att lägga till den i sina scheman och slutföra alla nödvändiga förberedelser innan mötestiden.
5 tips för att hålla ditt virtuella möte på rätt spår
Oavsett om du träffar potentiella kunder, genomför en företagsomfattande virtuellt rådhus eller helt enkelt söka likriktning bland avlägsna team, nyckeln till ett framgångsrikt virtuellt möte är att komma ihåg att det är precis det – ett möte. Det kräver målmedveten planering och förberedelse, riktlinjer kring respekt och artighet, och en tydlig agenda för att se till att allt går smidigt. Om du tar hänsyn till dessa fem tips finns det stor chans att du får ett givande möte som lätt kan upprepas.
1. Skicka ut mötesmaterial i förväg
När du schemalägger ett personligt möte, kan du närma dig saker lite mer avslappnat, eftersom du kan få kontakt med dina kollegor i korridoren eller pausrummet och fånga dem på allt de missat. Men ett effektivt virtuellt möte kräver avsiktlig planering, samt att distribuera ditt mötesmaterial i förväg.
Inför mötet bör varje deltagare känna till de ämnen som diskuteras och vilka mål som ska uppnås. Som värd vill du det skapa en mötesdagordning och skicka den till hela teamet innan ditt virtuella möte börjar. Denna agenda kommer att notera viktiga samtalspunkter och definiera mötesresultat, vilket gör att deltagarna kan komma till bordet så förberedda som möjligt. Förutom att distribuera den här resplanen, kom ihåg att tillhandahålla virtuella inbjudningar till alla (som nämnts ovan), vidarebefordra bilder som kompletterar mötets meddelande och bekräftar att alla nödvändiga länkar eller inloggningsinformation har delats.
2. Testa all teknik några minuter i förväg
Ta en minut för att testa funktionen hos dina enheter före mötet och uppmuntra deltagarna att göra detsamma. Som ett minimum bör alla veta hur man ansluter till samtalet och hur man delar sin skärm. Du vill också kontrollera både ljud- och videoinställningarna, verifiera att kameran och mikrofonen fungerar korrekt (och att din föredragna ljudkälla är vald). Genom att testa dessa komponenter i förväg kan du undvika frustrationen eller pinsamheten relaterade till tekniska problem, och i slutändan hålla ditt möte löpande smidigt.
3. Be icke-presentatörer att tysta sig själva
Det fina med virtuella möten är möjligheten för deltagarna att logga in från varsomhelst, men den här friheten har potential att slå tillbaka om du inte är försiktig. Teammedlemmar kan bosätta sig på ett kvarterskafé, en fullsatt arbetsplats eller till och med en flygplatslounge. Även om det kan vara bra att arbeta på distans eller platsoberoende, uppvisar dessa icke-traditionella kontor ibland distraktioner som kan störa teamets produktivitet.
För att minska avbrotten rekommenderas alla icke-presentatörer att stänga av ljudet under mötets varaktighet. Du kan inkludera denna punkt i mötesmaterialet du delar och sedan nämna det i början av ditt samtal om någon skulle glömma att implementera den på sina enheter. Genom att förutse oundvikligt bakgrundsljud och ta itu med problemet i förväg kommer du att hålla dig på rätt spår och enkelt slå ut mötets att göra. Du kan också tilldela någon som mötesmoderator som kan stänga av och stänga av ljudet för deltagare efter behov.
4. Stäng icke-arbetsrelaterade flikar och uppmuntra etikett
Det är viktigt att ge din fulla uppmärksamhet åt virtuella presentatörer och andra deltagare, vilket innebär att stänga flikar som inte är arbetsrelaterade, hoppa av sociala medier och undvika sms under mötet. Ingen behöver se receptet du nyss googlat eller vad som dyker upp på ditt Instagramflöde, så ta för vana att vara fullt närvarande och engagerad i vad som händer.
Övriga virtuell mötesetikett inkluderar att få ögonkontakt med kameran, tala tydligt och med lämplig volym, hålla kroppsrörelser till ett minimum med långsamma och naturliga gester och undvika att avbryta andra eller föra sidokonversationer.
5. Behåll fokus genom att vara kortfattad
En del av förberedelsearbetet för ditt möte bör involvera att sätta en avsikt för den tiden, specifikt vilken information som kommer att kommuniceras. En presentation som fungerade bra inför en livepublik kanske inte får samma resultat när den levereras via videokonferens. Av denna anledning är det bäst att fokusera ditt virtuella möte på en eller två centrala frågor – mer än så, och det är möjligt att deltagarna kan Zona ut eller bli rastlös.
Om din agenda täcker rikligt med innehåll, se till att bygga in pauser så att teamet kan komma upp och sträcka på sig, använda toaletten eller fylla på sitt kaffe. Och om ditt möte har flera segment, försök att begränsa dem till högst trettio minuter per ämne. Genom att sätta tidsgränser kommer mötet att flyta på i en välkommen takt, och du kommer att etablera en rytm mellan presentationer och pauser som i slutändan kommer att gynna alla.
Slutsats
Att samarbeta via virtuella möten är inte längre en långtgående idé. Istället är det en mycket aktuell och praktisk lösning för hur många företag och team som helst. Inte bara sparar virtuella utrymmen på tid och kostnader förknippade med traditionella personliga möten, utan de stöder fortfarande kontakt och samarbete ansikte mot ansikte.
Företagen fortsätter att inse fördelarna med denna billiga och effektiva metod för att bedriva affärer, eftersom virtuella möten håller verksamheten igång även när globala katastrofer och oväntade situationer uppstår. Lifesize har gjort det otroligt enkelt att skapa virtuella möten som får ditt team att ta sig an projekt tillsammans på nolltid.
