Whiteboardsessioner är bra för brainstorming och samarbeta med teammedlemmar. De främjar kreativitet och gör innehåll visuellt tilltalande och lättare att ta till sig och behålla. Whiteboards är vanliga i de flesta kontorsmiljöer och alla verkar veta hur man använder dem, men det finns några tekniker som avsevärt kan förbättra hur du använder whiteboardtavlor i möten. Här är 5 tips för effektiva whiteboardsessioner.
Vad är en whiteboardsession?
Whiteboardsessioner hänvisar till möten som använder en torrraderingstavla i en kontorsmiljö eller klassrum. Whiteboardmöten tillåter en eller flera personer att snabbt rita, ändra och radera bilder och skrivet innehåll på en torrraderingstavla under ett möte.
Varför är en whiteboardsession bra för team?
Skapa meningsfullt samarbete
Vissa möten kräver att du använder olika delar av din hjärna. När det kommer till att lägga upp nya processer eller bestämma nästa steg i en produktomformning, till exempel, kan whiteboardsessioner förmedla mer kreativt tänkande, i motsats till alla andra traditionella möten. Den interaktiva karaktären hos whiteboardmöten inbjuder till gruppsamarbete, håller mötesdeltagarna engagerade och gör bestående intryck.
Byt upp typiska mötesstilar
Vi känner till det gamla ordspråket: "förändra hur du ser på saker och saker du ser på förändras." Whiteboardsessioner kan vara det perfekta botemedlet för att närma sig möten och projekt på ett nytt sätt och erbjuda olika insikter. Du kan också få mer gruppsamarbete genom att låta flera mötesdeltagare turas om med hjälp av whiteboardtavlan. Uppmuntra teammedlemmar att rita roliga bilder som relaterar till mötesämnet med olika färgmarkörer för att göra whiteboardsessionen mer intressant och för att förändra dina traditionella möten.
Spark Creative Solutions
Det är lätt att tappa allas uppmärksamhet i ett möte när man presenterar förberett material med ett gammalt rutschkana. Med whiteboardsessioner sker idéer och lösningar live under mötet och sessionens progressiva karaktär inbjuder till gruppdeltagande. Att få input från teammedlemmar samtidigt som visuella koncept och skriftligt innehåll illustreras på en whiteboard öppnar utrymmet för kreativiteten att flöda. Du kan bjuda in mötesdeltagare att resa sig och röra sig i rummet och låta flera personer använda tavlan samtidigt för att verkligen få den kreativa stämningen att flöda.
5 tekniker för effektiva whiteboardsessioner
1. Fokusera på ditt syfte
De mest effektiva mötena har en tydligt definierad mötesagenda och syfte. För att sätta tonen på mötet, skriv upp målet, syftet med mötet och frågor som ska lösas på toppen av whiteboardtavlan för att hålla alla på rätt spår. När du använder whiteboardtavlan, lämna mötesmålet högst upp på tavlan som en ständig påminnelse för att hålla mötet fokuserat och på ämnet.
2. Skriv tydligt
Börja mötet med att radera allt på whiteboardtavlan som är irrelevant för mötet och fortsätt att radera innehåll som inte längre är användbart under whiteboardsessionen för att minska den visuella röran. Se också till att du tar dig tid att tydligt och snyggt skriva innehåll på whiteboardtavlan. Att ha en oläslig röra på tavlan kommer bara att distrahera mötesdeltagarna.
3. Organisera idéer
När idéerna börjar flöda, kanske du märker att whiteboarden börjar se oorganiserad och rörig ut. Försök att organisera idéer i logiska kategorier, kolumner eller avsnitt för att göra innehållet så lätt att förstå som möjligt. Att dela upp innehållet i kategorier kommer att ge ett användbart visuellt hjälpmedel för mötesdeltagare och hålla mötet i en organiserad riktning.
4. Skapa en "Parkeringsplats"
Möten tappar fart när människor börjar på flera samtalsspår som går ur kurs. Om det finns bra idéer, men de inte är en del av det aktuella projektet, håll dem borta och tilldela dem till "parkeringsplatsen" för att ta itu med dem vid ett senare tillfälle. Markera en hörnsektion av whiteboardtavlan för att anteckna orelaterade punkter eller ämnen. Besök "parkeringsplatsen" igen i slutet av mötet om det finns tid eller ta upp idéer som inte är aktuella i ett annat möte.
5. Anslut alla teammedlemmar
Whiteboardtavlor är ett användbart verktyg för gruppdiskussioner och samarbete, men kan vara ineffektiva för teammedlemmar på distans som ringer in över ett videokonferenssamtal. Ofta måste kameran vridas till obekväma vinklar för att se whiteboardtavlan och mötesdeltagare i rummet kan helt eller delvis hindra kamerans sikt. Även om du kan se whiteboardtavlan kan du fortfarande bara se presentatörens rygg. Se till att alla i mötet tydligt kan se och delta i whiteboardsessionen genom att använda en videokonferenslösning som stöder digital skrivtavla or digital whiteboarding.
5 skäl att lägga till whiteboarding i ditt videokonferenssamtal
Whiteboarding fungerar riktigt bra om du är i rummet och delar med dig av koncept och förklarar idéer, men om du ringer in på video kan du känna dig lite utanför. Oavsett hur bra du är med digitala flödesschema-appar i ett onlinemöte är whiteboarden fortfarande kung när det kommer till att förklara komplexa idéer i mötesrummet. Så här kan du göra vilken standard whiteboard som helst till en del av din videokonferensupplevelse Lifesize Share™ och Kaptivo.
1. Bättre samarbete
Whiteboarding tar bort hinder från dina brainstormingsessioner och gör det enkelt för vem som helst att bara plocka upp en torrraderingsmarkör och börja illustrera idéer. Den fria formen hos en fysisk whiteboard förbättrar samarbetet genom att minska styvheten hos mjukvarubaserade lösningar.
2. Inga distraktioner eller distorsion
Kaptivo tar intelligent bort människor, reflektioner, bländning och skuggor och förbättrar whiteboardsessionen i fullfärg för onlinemötesdeltagare. Du behöver inte manövrera din webbkamera mot brädan – Kaptivo-kameran fångar allt utan ansträngning.
3. Fånga, dokumentera och granska
Onlinemötesdeltagare kan se den levande whiteboardtavlan precis som alla andra presentationer, och mötesmoderatorer kan enkelt spela in mötet och få tillgång till en fullständig tidslinjepresentation av whiteboardsessionen för att dela i en sammanfattning eller värd för framtida referens.
4. Prioritera säkerhet
Alla Lifesize-samtal är krypterade som standard, och Kaptivo använder SSL-kryptering och protokoll för anslutningsgodkännande för att hålla digitala whiteboardsessioner privata och känslig information dold.
5. Lätt att installera och ställa in
Installationen är plug and play. Fäst kameran ovanför din whiteboardtavla och koppla ihop den med din Lifesize Share för att möjliggöra delning av whiteboardpresentationer med ett klick.
Kom igång med Meeting Room Automation från Lifesize Share
Livsstorlek Share gör det anmärkningsvärt enkelt att lägga till trådlös skärmdelning och rumsautomatisering till dina mötesrum. Spara besväret och den förlorade tiden genom att försöka hitta och passera rätt dongel eller sladd – och få allt röran att försvinna också. Dela din skärm, integrera digital skyltning och aktivera delning av whiteboard med Lifesize Share. Schemalägg en snabb demo att lära sig mer.
