+ 1 512-347-9300

Hur man hanterar ett distribuerat team

Att leda ett distribuerat team kan vara utmanande. Det är lätt att känna sig frånkopplad från ditt team, stöta på kommunikationsproblem och när du lägger till kulturella skillnader i mixen kan saker och ting bli komplicerade snabbt. Harvard University instruktör Julie Wilson förklarar, "Att leda ett virtuellt team kräver att chefer fördubblar grunderna för god ledning, inklusive att fastställa tydliga mål, genomföra bra möten, kommunicera tydligt och utnyttja teammedlemmarnas individuella och kollektiva styrkor." Att framgångsrikt leda ett avlägset team är utmanande, även för de mest erfarna cheferna. Det tar tid, tålamod och mycket övning, men med rätt processer och verktyg på plats är det möjligt att ha ett produktivt och engagerat team på helt distans.

8 tips för att hantera ett distribuerat team

1. Anställ rätt personer

Först måste du anställa personer som du kan lita på och som är bekväma med att arbeta på egen hand. Eftersom du inte ständigt kommer att kunna checka in på varje avlägsen teammedlem, måste du hitta individer som positivt kan bidra till ditt team utan grupptryck, mikrohantering och konstant uppmärksamhet. "Anställ doers," Wade Foster, medgrundare av Zapier,säger.“ Görare kommer att få saker gjorda även om de arbetar från en avskild ö. Du behöver inte ge görarna uppgifter för att veta att något kommer att bli gjort. Du måste fortfarande ge riktning och vägledning ... men i avsaknad av det kommer en doer att få något att hända."

2. Ombord med hela fjärrteamet i realtid

Att utveckla en effektiv ombordstigningsprocess hjälper nyanställda att snabbt vänja sig vid sitt jobb och lära känna sitt team. Genom att omedelbart introducera nya teammedlemmar och ge möjligheter för alla att lära känna varandra genom videokonferenser ansikte mot ansikte, är det mer sannolikt att anställda litar på varandra och känner sig kopplade till sitt team. Det finns ett antal roliga virtuella isbrytaraktiviteter du kan göra med ditt distribuerade team genom att använda videokonferenser. Dessutom är det en bra idé att tilldela en mentorn för att hjälpa din nya medarbetare att smidigt övergå till sin nya roll. Mentorn kommer också att fungera som en omedelbar resurs för medarbetaren när de fastnar eller bara har en enkel fråga. Målet är att få den nyanställda att känna sig uppskattad och vara en del av teamet så snabbt som möjligt. ”Som någon som arbetar på distans och själv leder ett team av distansanställda, vet jag hur avgörande introduktionsstadiet är i medarbetarnas livscykel. Framgångsrik introduktion för distansanställda är beroende av att utvidga din organisations kultur utanför de fyra väggarna och genom en skärm. Börja med att slänga e-post nästan helt under de första veckorna och involvera video från början för att spendera så mycket tid ansikte mot ansikte som möjligt. Dessutom, arrangera möten med nyckelintressenter via video tidigt för att främja en känsla av självförsörjning och säkerställa att medarbetaren känner sig ansluten till det bredare samhället.” Tim Maloney, SVP för Worldwide Channels på Lifesize

3. Sätt tydliga förväntningar

Vid övergången till ett helt distanserat team bör chefer prioritera utvecklingen av tydliga riktlinjer och förväntningar. De flesta team består av en mångfaldig grupp människor. Vissa anställda kan ha tidigare erfarenhet av distansarbete, medan andra anställda kan vara helt nya när det gäller att arbeta hemifrån. För att säkerställa att alla fungerar på lika villkor är det viktigt att du ställer tydliga och realistiska förväntningar på hela ditt team direkt.

Att inte klargöra förväntningarna tidigt kan leda till problem och missförstånd på vägen som kan orsaka stora störningar i ditt teams arbetsflöde och prestation. Förtydliga vilka verktyg ditt team kommer att använda, hur du kommer att kommunicera, vilka timmar alla förväntas arbeta, hur och när projekt kommer att slutföras och, när saker förändras, kommunicera det också. Dina förväntningar ska skrivas ner, skickas i ett e-postmeddelande och vara lätt tillgängliga för hela ditt team. Detta kommer att säkerställa att alla är på samma sida och det finns ingen tvetydighet i vad som förväntas av varje gruppmedlem.

4. Använd rätt kommunikationsverktyg online

Efter att du tydligt har definierat dina förväntningar är det dags att hitta rätt verktyg som hjälper ditt team att möta dessa förväntningar och få deras arbetsdagar att löpa smidigt och effektivt. Forskning visar att genomsnittlig kontorsarbetare har 5 eller fler appar öppna vid varje given tidpunkt, så det är viktigt att välja klokt för att undvika att skapa ännu mer apptrötthet eller förvirring om vart anställda ska gå för att leta efter information.

Det finns hundratals samarbets- och kommunikationslösningar och otaliga produktivitetsverktyg utformade för att hjälpa distribuerade team att vara produktiva. Molnbaserade videokonferensverktyg som lifesize och chattappar som Slak och Microsoft-lag gör det enkelt att hålla ständig kommunikation med dina fjärranslutna teammedlemmar. Projektledningsverktyg som AsanaMonday.com och ProjectManager.com hjälp med tidshantering och håll ditt team på rätt spår för att undvika att slösa tid på distraktorer och icke-produktivt arbete. I ljuset av den senaste tidens situation med coronaviruset erbjuder många företag sina tjänster gratis, inklusive lifesize. Gör din research för att hitta de verktyg som fungerar bäst för dig och ditt team.

5. Skapa en video-först kultur

Utan den dagliga personliga interaktionen som traditionella kontorsanställda är vana vid är det lätt för anställda som arbetar hemifrån för första gången att känna sig ensamma och bortkopplade från resten av sitt team. Genom att skapa en video-först-kultur som prioriterar användningen av videokonferensverktyg för kommunikation, i motsats till konferenssamtal med endast ljud eller textbaserade appar, kan ditt team ha meningsfulla och engagerande öga mot öga-interaktioner. Videokonferenser ger mer av en "personlig" interaktion och tillför ett mänskligt element till konversationen som ofta saknas i andra former av digital kommunikation. Genom att tydligt kunna se och höra dina lagkamrater kan du bättre förstå dem genom att lyssna på dem ickeverbala signaler och få kontakt med dem på en djupare nivå, oavsett skillnad i tidszon.WP Engine är den ledande WordPress digitala upplevelseplattformen med över 500 anställda i USA, Europa och Australien. Som ett företag som gör sin kultur till en högsta prioritet, ställdes de inför utmaningen att skapa enighet i team spridda över tre kontinenter på sex olika kontor. Genom att ha Lifesize i mötesutrymmen i alla kontorsutrymmen och på varje anställds bärbara dator, kan kollegor omedelbart ansluta till varandra och chefer kan effektivt hantera fjärranställda i en-till-en-videosamtal. Mänsklig interaktion hjälper anställda att ha engagerande samtal och personliga kontakter med chefer och teammedlemmar tusentals mil bort.[Läs hela fallstudien]

6. Håll regelbundna en-mot-en- och teammöten

Konstant kommunikation är nyckeln till att hålla ditt distribuerade team produktivt och engagerat. Planera för regelbundna teammöten tidigt i veckan med hjälp av videokonferenser för att diskutera projektstatus, hinder som teammedlemmarna möter och mål för veckan. Senare i veckan kan du överväga att vara värd för längre "avslutningsmöten" för att prata om lagets prestationer. Du kan också använda denna tid för att känna igen enastående arbete och planera för nästa vecka.

Förutom teammöten, stand-up-möten, regelbundna en-till-en-möten med var och en av dina anställda rekommenderas starkt för att säkerställa att alla håller kontakten och är engagerade. Faktiskt, studier har visat att anställda hos chefer som inte har regelbundna 1:1-möten löper fyra gånger större risk att känna sig oengagerade på jobbet. Även om 1:1-möten kan vara tidskrävande för chefer med stora team, spelar de en avgörande roll för att få teammedlemmar att känna sig värdefulla som individer samtidigt som de ger dem möjlighet att ställa frågor, diskutera problem eller komma med förslag som de kanske inte har känt sig bekväma med. dela i en gruppmiljö.

7. Överkommunicera mål för att hjälpa fjärranställda att lyckas

För anställda som tycker att distansarbete är svårt, är överkommunicering av individuella mål och uppgifter ett effektivt sätt att säkerställa att de är fokuserade på rätt saker. Det innebär att använda ett tydligt och exakt språk som medarbetarna lätt kan förstå för varje projekt. Använd projektledningsverktyg för att hjälpa medarbetarna att hålla på med uppgiften, förstå varje skede av projektet och veta när projektet ska beräknas. Att effektivt hantera ett distribuerat team fungerar inte om du bara är fokuserad på att spåra anställdas arbetstimmar. Istället är det bästa sättet att mäta en anställds prestation att fokusera på deras resultat. Att skapa en resultatorienterad kultur innebär att lita på ditt team och släppa den godtyckliga och påtvingade nio till fem, 40 timmar långa arbetsveckan. Fokusera istället på individuella bidrag från teammedlemmar. Hur och när de slutför uppgifter ska inte spela någon roll så länge arbetet är väl utfört och gjort i tid.

8. Erbjud bindningsmöjligheter

Eftersom regelbundna personliga träffar inte är ett alternativ för de flesta distansarbetare och distribuerade team, hitta andra sätt att få ditt team att knyta an utanför dina vanliga teammöten. Anställda kan skapa arbetsanpassade sociala mediesidor, bokklubbar och privata chattgrupper där de kan spela spel, ha lättsamma konversationer om sitt arbete och privatliv, lägga upp bilder på sina familjer eller husdjur och dela personliga framgångsberättelser. Vissa företag till och med värd regelbundet virtuella lyckliga timmar att låta anställda interagera vardagligt och komma ikapp genom videokonferenser medan de arbetar på distans.

Sheel Gupta, Chief Growth Officer på Ödmjuk prick, delas på Quora hur hon håller sitt distansteam engagerat, "En av de vanligaste utmaningarna med distansarbete är att teammedlemmar känner sig ensamma och frånkopplade. Att vara distans innebär att ditt team är mindre benägna att ha spontana samtal och icke-arbetsrelaterade aktiviteter. Jag uppmuntrar distansteam att ta med sig traditioner på kontoret i sin distansarbetsstil. Till exempel har mitt team spelkvällar varannan vecka och under vårt fjärrexperiment höll vi en virtuell spelkväll.”

Slutligen, försök att vara värd för personliga träffar med hela ditt team minst en eller två gånger om året. Detta kan vara utmanande och dyrt, men fördelarna med att ha ditt team personligen kontakt och främja bättre arbetsrelationer uppväger vida resekostnaderna.

Hoppa till innehåll