The Distributed Team Tech Stack: 20+ appar och verktyg

Effektiv kommunikation och produktivitet är de högsta prioriteringarna och utmaningarna för företag med en fördelad arbetsstyrka. Lyckligtvis finns det ett antal verktyg utformade för att förbättra de anställdas produktivitet, men att bygga en teknisk stack för distribuerade team är inte bara en fråga om att ha en samling bra verktyg. Det är hur du bokstavligen staplar dessa verktyg och hur de fungerar sömlöst tillsammans som gör dem användbara och effektiva för dina anställda. Här är 20+ appar och verktyg för att hålla din distansarbetare produktiv och arbeta tillsammans som en enhet oavsett deras fysiska plats.

7 typer av fjärrarbetsverktyg

Verktyg för videokonferenser
Verktyg för projektledning
Meddelandeverktyg
Filhanterings- och delningsverktyg
IT-aktiveringsverktyg
HR-aktiveringsverktyg
Teambuildingverktyg

Verktyg för videokonferenser

Molnbaserad videokonferens

Molnbaserade videokonferenser är särskilt användbara för företag med distribuerade team eftersom du kan ansluta till ett videokonferenssamtal på vilken smart enhet eller bärbar dator som helst, var som helst. De Livsstorlek App ger dig ett enkelt sätt att starta en videochatt, gå med i ett möte eller schemalägga ett videokonferenssamtal direkt från din PC, Mac, surfplatta eller telefon. Det innebär att teammedlemmar på distans som arbetar hemifrån, kaféer, kollegor och på språng kan alla enkelt ansluta till ett videosamtal och ha samma användarupplevelse på olika enheter. Det enda som skiljer sig är skärmstorleken.

4K konferensrumssystem

Genom att koppla samman molnbaserad programvara för videokonferenser med branschens bästa 4K mötesrumslösningar, Lifesize ger en verkligt enastående mötesupplevelse för varje samtal. Den verklighetstrogna bildkvaliteten, ultrahögupplöst innehållsdelning och överlägset ljud ger liv till dina möten och gör att det känns som ett möte med ditt distribuerade team i samma rum. Lifesize erbjuder tre olika 4K-kamerasystem så att du kan hitta rätt passform för din mötesplats.

Trådlös skärmdelning

Trådlös skärmdelning låter dig spara besväret och den förlorade tiden med att försöka hitta och skicka rätt dongel eller sladd under mötet. Livsstorlek Share gör det anmärkningsvärt enkelt att dela din skärm i realtid, spela upp en video och styra din presentation direkt från din smarta enhet. Lifesize Share säkerställer att dina presentationer fungerar smidigt och fångar allas uppmärksamhet på konferenssamtalet.

Whiteboard-delning

Whiteboards är bra för att snabbt dela idéer, brainstorma med ditt team och göra visuella koncept lättare att förstå, men om du ringer in till mötet via video är det lätt att känna sig utanför. Lifesize Share med Kaptivo whiteboard-kamerasystem låter dig fånga och dela innehåll digitalt från vilken standard whiteboard som helst. Kaptivo tar bort människor, reflektion och bländningar från whiteboardsessionen och presenterar en tydlig och skarp digital bild för alla på samtalet i realtid. Efter mötet kan du enkelt ladda ner eller dela din whiteboardsession med hela ditt team eller personer utanför din organisation.

Verktyg för projektledning

Asana

Asana är en populär webb- och mobilapplikation utformad för att hjälpa team att organisera, spåra och hantera sitt arbete. En av de bästa sakerna med Asana är dess enkla och lättanvända gränssnitt. Det ger dig flexibilitet över hur din projektbräda ser ut, låter dig enkelt flytta runt uppgiftslistor och framhäver projektens förfallodatum, uppdragstagare och framsteg. Du har också tillgång till ett aktivitetsflöde på din instrumentpanel för att se vad ditt team arbetar med just nu. Asana fungerar utmärkt för mindre komplexa projekt.

Jira

Jira hjälper dig att planera, spåra och hantera dina agila och mjukvaruutvecklingsprojekt. Det kan utnyttjas fullt ut av större företag som behöver koordinera flera komplexa projekt med en distribuerad arbetsstyrka. Alla projekt går igenom ett anpassat arbetsflöde som styr projektets status samt reglerna för övergången till andra statusar.

Monday.com

Monday.com är ett anpassningsbart verktyg som förenklar hur team hanterar arbetsbelastningar, spårar projekt och kommunicerar. De flesta projektledningsverktyg tillåter bara teammedlemmar att komma åt sina egna arbetsytor vilket gör det svårt att arbeta med frilansare och tredjepartsföretag. Med Monday.com kan du lägga till så många tredjepartsanvändare som du vill och anpassa deras åtkomsträttigheter för att säkerställa att de bara ser projekt som tilldelats dem.

Meddelandeverktyg

Slak

Slak är en mästare när det kommer till snabbmeddelanden för företag och ett roligt sätt att lägga till en-mot-en- och gruppchattar i hela din organisation. Förutom texter kan du även skicka GIF och videor på plattformen, vilket gör meddelandena mer spännande. Du kan arkivera upp till 10,000 XNUMX meddelanden och alla filer och chattar är sökbara. Slacks gränssnitt ger en av de bästa användarupplevelserna på alla dina enheter.

Microsoft-lag

Microsoft-lag är den mest populära meddelandeappen för företag och ett exceptionellt verktyg för ihållande samarbete och dokumentdelning inom Office 365®-plattformen. Det är ett bra val för företag som redan betalar för ett Office 365 Premium- eller Essentials-abonnemang eftersom det ingår i prenumerationen. Det finns ett antal tredjepartsappar som också sömlöst integreras med Microsoft Teams. Lifesize integrationer med Microsoft Teams lägger till Lifesize-kvalitetsljud- och videoupplevelsen till Microsoft Teams-gränssnittet och utökar videokonferensmöjligheterna till partners, potentiella kunder och andra kontakter utanför din organisation.

Google Hangouts

Google Hangouts började som en konsumentvänlig chatttjänst men har förvandlats till en användbar integration i sina G Suite-appar för företag. Google Hangouts Chat ingår i ett företagskonto i G Suite, så om din organisation redan använder Gmail för e-post eller Google Dokument för ordbehandling, så har du redan Google Hangouts Chat och du behöver inte betala extra för det. Hangouts Chat låter ditt team på upp till 8,000 XNUMX medlemmar enkelt kommunicera genom att använda ett chattrum och direktmeddelanden.

Filhanterings- och delningsverktyg

OneDrive

Microsofts filvärd och synkroniseringstjänst är OneDrive och det ingår i ett Office 365-abonnemang. Lagra, få åtkomst till och dela Office 365-filer, inklusive Microsoft Teams, från alla dina enheter med OneDrive. Redigeringar du gör offline laddas upp automatiskt nästa gång du ansluter. OneDrive låter dig arbeta med dokument med människor inom och utanför din organisation i realtid med hjälp av Word, Excel och PowerPoint.

Google Dokument

Som en del av G Suite-apparna, Google docs låter dig skapa och arbeta med dokument med människor inom och utanför din organisation och se liveredigeringar när andra skriver och kommunicerar via en inbyggd chattfunktion. Eftersom dokumenten lagras på Google Drive behöver du inte installera ett program på din dator för att använda det, och du kan komma åt dokumenten var som helst du har en internetanslutning.

dropbox

dropbox är en enkel, pålitlig filsynkroniserings- och lagringstjänst med förbättrade samarbetsfunktioner. DropBox kommer verkligen till sin rätt när du fördjupar dig i tjänstens extrafunktioner som Dropbox Paper som fungerar som en grupps samarbetsarbetsyta och Dropbox Rewind som låter dig återställa mappar eller hela konton från en specifik tidpunkt. Med webbversionen av Dropbox kan du redigera filer utan att behöva ladda ner dem.

IT-aktiveringsverktyg

TeamViewer

TeamViewer är ett viktigt fjärrskrivbordsverktyg för IT-personal som stödjer distributionsteam eftersom personlig support inte är möjlig. TeamViewer låter IT-administratörer fjärransluta till anställdas stationära datorer, mobila enheter och IoT-enheter från var som helst, när som helst för realtidssupport eller åtkomst till filer, nätverk och program. IT-personal kan ansluta över flera plattformar och bjuda in ytterligare IT-tekniker till komplexa supportsessioner.

Okta

Okta är en åtkomsthanteringsplattform som säkrar ett företags kritiska resurser och tillhandahåller en enda inloggningslösning för anställda. Med Okta kan IT hantera anställdas åtkomst till vilken applikation eller enhet som helst. Den levereras med inbyggd rapportering och integreras djupt med moln, mobila och lokala applikationer, kataloger och identitetshanteringssystem.

Grupprincip

Grupppolicyhantering är ett centraliserat konfigurations- och hanteringsverktyg inom Microsofts IT-miljö. Detta ger IT-administratörer en plats där de kan konfigurera en mängd olika Windows-inställningar för varje dator i deras nätverk. Dessa inställningar kan tillämpas så att användarna inte kan ändra dem. Gruppolicyhantering är också användbar för att låsa datorer, begränsa åtkomst till specifika mappar eller applikationer och skicka ut företagsomfattande programuppdateringar.

HR-aktiveringsverktyg

DayForce

Ceridian Dayforce är en molnplattform för humankapitalhantering som kombinerar HR, löner, förmåner, personalledning och talanghantering i en enda applikation. Det förenar HR-data för hela företaget genom att samla alla anställdas information på ett ställe, från ersättning till förmåner och prestation. Dayforce ger också anställda direkt tillgång till att se och hantera sina egna data och aktiviteter för att minska den administrativa bördan på HR.

Den sökande chefen

Den sökande chefen (TAM) är en molnbaserad lösning för sökandespårning som hjälper rekryteringsbyråer och HR effektivisera rekryterings- och introduktionsprocessen. TAM tillåter att lägga ut jobbdetaljer på flera gratis och betalda jobbbrädor som Indeed, GlassDoor, Monster och låter HR spåra jobbannonser och aktivt engagera kvalitetskandidater. Dessutom tillhandahåller TAM avancerade sökfunktioner för att filtrera sökande efter nyckelord, betyg, färdigheter eller taggar.

Schimpans eller Champ

I en traditionell kontorsmiljö är det relativt enkelt att bedöma medarbetarnas engagemang och tillfredsställelse. För företag med en fördelaktig arbetsstyrka är det lite svårare att mäta medarbetarnas tillfredsställelse. Schimpans eller Champ är ett anonymt verktyg för övervakning av anställdas lycka som ber anställda en gång i veckan att dela sina känslor, identifiera smärtpunkter och skicka handlingskraftig feedback. Det krymper feedbackslingan som är förhärskande i traditionella medarbetarundersökningar eftersom rapporter delas omedelbart.

Teambuildingverktyg

StrengthsFinder

Clifton StrengthsFinder bedömning hjälper till att identifiera de områden där du och ditt team har störst potential för att bygga styrka. Den mäter återkommande mönster av tankar, känslor och beteenden. Där de flesta bedömningstester fokuserar på att utveckla eller åtgärda svagheter, fokuserar StrengthFinder på anställdas styrkor och ger djupgående verktyg och rapporter om hur man använder dessa styrkor för att bygga starkare individer och team.

Mo

Att känna sig uppskattad är grundläggande för varje bra arbetsmiljö. Mo är ett nytt förhållningssätt till medarbetarnas erkännande som förbättrar medarbetarnas engagemang med fokus på social och peer-to-peer-aktivitet. Plattformen låter lagkamrater och chefer nominera och uppmärksamma anställda som har gått utöver det med speciella utmärkelser och priser i en rolig social miljö.

Mitt liv någon annanstans

En av de största utmaningarna med att arbeta med distribuerade team som finns över hela världen är att hantera fördomar i samband med kulturskillnader. Mitt liv någon annanstans är en samarbetsgemenskap som låter dig jämföra landet du bor i med andra länder runt om i världen. Den visar dig olika statistik som skiljer ditt land från andra, inklusive levnadskostnader, geografisk storlek, livskvalitet och kultur så att du har en bättre förståelse för hur det är att leva och arbeta i din kollegas land.

3 faktorer att tänka på när du bygger din stack

Interoperabilitet

Interoperabilitet är förmågan för en lösning eller ett mjukvaruverktyg att utbyta data och fungera tillsammans med andra lösningar eller mjukvaruverktyg. Att ha verktyg från olika tillverkare i din tekniska stack som integrerar och fungerar tillsammans sparar inte bara ditt företag pengar utan förbättrar en anställds inlärningskurva och arbetsflöde. Till exempel, för företag som har standardiserat på Microsoft Office 365 Integrationer i naturlig storlek för Microsoft lägger till klassens bästa ljud- och videokvalitet och avancerad kommunikations- och samarbetsteknik till sina befintliga Microsoft Teams och Microsoft Outlook-arbetsflöden.

Säkerhet

Du måste ta dig tid att utvärdera riskprofilerna för dina leverantörer och förstå om varje verktyg i din tekniska stack är byggt och konfigurerat för att skydda känslig data. Ett säkerhetsbrott stör inte bara ditt företag utan kan skada ditt företags rykte och utlösa ekonomiska och juridiska problem. I takt med att mer teknik blir molnbaserad är det viktigt att du väljer leverantörer som erbjuder den senaste krypteringstekniken och som har en dokumenterad erfarenhet av att skydda sin klients integritet och data.

skalbarhet

Din teknikstack måste kunna skalas när ditt företag växer. Det innebär att du väljer teknik som kan hantera nya användare och trafik till en rimlig takt när du fortsätter att anställa nya medarbetare, öppna ytterligare kontor och få nya kunder och partners. All latens kan skada din tillväxt. Att göra stora förändringar i din tekniska stack för att tillgodose ditt växande företag kan dessutom äta upp din tid och pengar med utgifter för ny teknik, omfattande tester och utbildning av anställda.

FUNKTIONERADE ARTIKLAR