Lifesize Live! – Sluta avtalet

Jordan Caulfield, Enterprise Account Executive, Lifesize
Datum: 8 februari, 2018

Hej, allesammans, och välkomna till Lifesize Live! En webbshow som producerats helt via Lifesizes plattform.

Jag är er värd, Julian Fields, och med mig idag har jag Jordan Caulfield, Enterprise Account Executive här på Lifesize. Vi kommer att tala om den nya konsten att sluta ett avtal och några bästa praxis för hur man använder teknik som underlättar kommunikation.

Härligt att vara här, Julian. Tack så mycket för att jag fick komma. Jag tycker att det är riktigt spännande att tala om att använda video för försäljning och så vidare. Jag måste säga att det gamla sättet att göra saker var en aning prövande, och jag skulle tro att något många av våra nuvarande kunder fortfarande gör är att boka resor för att i princip bara delta i ett säljmöte. Det där första mötet, eller hur?

Ja, nu när jag tänker på det låter det helt tokigt.

Ja, absolut. Jag tror att ett första möte över video förmodligen är ett smartare sätt att ta reda på om det är vettigt att gå på det nästa mötet. Det är mycket att tänka på när man bokar en affärsresa till en specifik stad för att gå på möten. Visst är det konstigt att bara gå på ett möte? Du vill boka flera möten så att det blir värt resan, och du vill förmodligen planera för flera dagar framåt. Du får ut det mesta av din tid genom att boka tre eller fyra fysiska möten, vilket är ungefär så många möten man kan ha på en dag.

Okej, så du har åtta timmar delat på fyra möten.

Det stämmer, så de flesta människor vill helst inte träffas personligen så tidigt som kl. 08.00. Faktum är att de flesta människor helst inte vill träffas personligen alls. Det handlar om en hel del förberedelser – de måste klä sig annorlunda, de måste förbereda kontoret inför ditt besök och de måste underhålla dig under besöket.

Jag skulle säga att du förmodligen har din första möjlighet att ha ett möte i en annan stad vid kl. 09.00. Du måste vara där en dag i förväg, boka hotell, resa och allt annat för att ta dig dit. Och om du befinner dig i en större stad där du måste färdas genom staden för att ta dig till ditt nästa möte, ligger förmodligen kl. 10.00 alldeles för nära inpå. Så kl. 11.00 fungerar bättre? Tja, det blir rätt knepigt att få till det vid den tiden eftersom det hamnar väldigt nära ett lunchmöte som du har med en viktig kund. Vad har du då — kl. 14.00 för nästa möte?

Förutsatt att du hinner tillbaka i tid från lunchmötet, antar jag.

Ja, vem vet? Lunchmötet kan hålla på ett tag, och du kan bli tvungen att avsluta det i förväg ändå. Så vi har kl. 09.00, kanske lunchtid, kanske kl. 14.00 om du hinner tillbaka i tid, så då är klockan 15.00, och så kanske ett happy hour-möte som blir till middag. Rätt som det är har klockan slagit 21.00 och du har inte följt upp med folket från mötet du hade kl. 09.00, och du har glömt vad du behövde återkomma med. När du färdats från en plats till en annan har du inte kunnat svara på några av de förfrågningar från alla dina möten som du har behövt svara på.

Det låter som en hopplös dag.

Men det finns teknik som faktiskt låter dig ha dessa första möten och samtal med personer via verktyg för högkvalitativ videokommunikation, så att du kan ha riktigt givande diskussioner. Du kan göra kvalifikationer; du kan avgöra hur mycket tid du vill lägga på några av dessa ämnen.

Ja, det verkar minst sagt vara viktigt, men alla potentiella kunder kommer inte att vara desamma, så du kommer att slösa bort många dagar om du har lunch- eller middagsmöten med dem alla.

Vid ett tillfälle sålde Lifesize ej skalbara videokonferenslösningar i företagsklass till ett värde av 100 000 dollar. De implementerades lokalt, och de fungerade fantastiskt. Det var det bästa marknaden hade att erbjuda just då, men idag med vår mycket skalbara molnlösning känns det naturligt att ha de här första samtalen via videokommunikation och dra fördel av teknikens under innan du satsar allt på hummermiddagar och liknande.

Jag har använt några av de verktyg jag tycker är väldigt effektiva. Ett av dem är ett litet planeringsverktyg som heter FreeBusy, vilket helt enkelt synkroniseras med din kalender. Det är gratis, så du skickar det till vem du vill och ger dem insyn i din kalender.

Det är långt mycket bättre än att säga ”Skicka mig fyra tider som passar för dig via e-post”, och när du väl får svar har du redan bokat tid med någon annan.

Jag kan inte uttrycka tillräcklig frustration med hur dåligt den tidigare processen fungerade. Jag skickade tider för den här veckan, och kanske till och med nästa vecka. Och man lägger 10 minuter, kanske 15 minuter, på att titta i sin kalender och tänka ”Okej, den här tiden funkar för mig. Men oj, de befinner sig i Eastern Time Zone. Nu måste jag tänka lite, och oj, det finns en annan deltagare på västkusten – okej.”

FreeBusy är riktigt finurlig eftersom den sköter allt det där åt dig. De svarar och vi kommer överens om en tid. Därefter skickar vi ut en länk för att mötas över Lifesize-appen (vilket är marknadens bästa lösning), och vi har flera tredje parter som kan bekräfta detta.

Och de kan ansluta sig direkt från webbläsaren, vilket är fantastiskt eftersom jag vet att i alla fall jag blir tillfrågad om att delta i försäljningssamtal. Jag är på jakt efter en ny produkt, de uppfattar kanske inte alltid att jag kommer från Lifesize, så de skickar mig en opålitlig möteslösning av som jag måste ladda ned. För det första insåg jag inte att jag behövde skapa ett konto för det här programmet bara så att jag kunde träffa er. Då tänker jag bara: ”Okej, jag vill inte göra affärer med er eftersom ni inte ens klarar av att förbereda ett ordentligt möte.”

Det finns mycket vi kan få reda på genom det första samtalet som är svårt genom ett telefonsamtal – kroppsspråk, icke-verbal kommunikation, o.s.v.

Visst, och på tal om att cirka 80 % av all kommunikation är icke-verbal. Allt det man kan avläsa från någons ansikte och deras hållning – alla dessa olika element kan leda till ett samtal. Det är inte bara ord som kommer från min mun.

Ja, jag har lagt märket till några av de här sakerna. En av dem är om någon lutar sig fram, så betyder det att de är intresserade av att höra vad du har att säga. Om de lutar sig bakåt betyder det att de distanserar sig själva. Om en person gör någonting med fötterna kallar vi det för ”happy feet”. I ett samtal mellan fyra ögon finns det många sådana här småsaker att lägga märket till.

Ja, och man vet när någon har tappat intresset. Du kanske går igenom funktioner, och en av dem inte imponerade. Då har du möjlighet att stanna till och säga: ”Den här funktionen är alldeles fantastisk eftersom den låter dig gör detta”, och då återupprättar du fördelarna du beskriver.

Och även om röstsamtal är någonting som många använder, så vet man inte riktigt när någon har tappat intresset på andra sida linjen eftersom de sannolikt sitter och pillar med sin smartphone.

Och försöker göra flera saker samtidigt.

Jag kan varm rekommendera Lifesize Conference Call Bingo till alla som ofta gör konferenssamtal. Vi har ett konferenssamtalsprogram med bingo som vi har utvecklat, och det har fått mycket uppmärksamhet på senaste tiden. Du loggar in, får ett bingokort med distraktioner av alla olika slag som inträffar under samtalet, och du får snabbt markera en bingoruta när du hör ett barn gråta i bakgrunden eller när någon säger ”Oj, hej, vem anslöt sig?”

Jag tror att vi befinner oss i början av skedet då en massa människor börjar använda den här sortens teknik. Man ser barn som använder FaceTime och olika andra kostnadsfria lösningar för att kommunicera med varandra. De använder det som en föredragen lösning, och jag tror att de kommer att växa upp och vilja arbeta i branschen, och de kommer också att behöva ett högkvalitativt sätt att möta människor.

Absolut. Så istället för fyra möten per dag, vad menar du att man kan uppnå med videokonferenser?

Istället för fyra, så tror jag att man förmodligen kan komma upp i sex, kanske till och med sju, möten. Den största förändringen enligt mig har varit att anpassa min föreslagna mötestid från en timme, vilket jag tror är branschstandard, till runt 30 minuter, eftersom ingen nöjer sig med ett fysiskt möte som bara varar i en halvtimme. De kommer att räkna med att mötet varar i en timme. De kanske blir ett par minuter sena; de kanske vill visa dig runt och försöka underhålla dig. Även om detta är fina gester, så riskerar det att ödsla värdefull tid som du eventuellt inte har.

Vi kommer inte på besök för att göra allt det där. Jag kommer på besök för att tala om för er vad vi kan göra, så om jag gör det via video och bokar in 30 minuter för det, i händelse av att det tar längre än planerat, så har jag lite extratid att göra det. Jag bokar inte in möten på 30 minuter direkt efter varandra. Jag har möten från kl. 10.00 till 10.30, kl. 11.00 till 11.30, osv.

Enligt mig är detta väldigt effektivt eftersom när folk tittar på kalenderinbjudan för ett möte på 30 minuter, så känner de att vi måste komma igång direkt och göra diskussionen kompakt. Man kan faktiskt ha fem, sex diskussioner, kanske till och med sju eller åtta, på en och samma dag.

Och det ger dig möjlighet att följa upp direkt. Du behöver inte vänta tills du får tillgång till WiFi på ett kafé mellan möten och allt det där.

Jajamensan, det stämmer.

Som avslutning kanske du skulle kunna dela med dig av vad du anser är viktigt att tänka på med den här nya försäljningsmetoden.

Ja, absolut. Jag rekommenderar att du ställer dig själv frågan: Hur kan jag bli mer effektiv? Hur kan jag utnyttja min tid bättre? Tid är vår viktigaste resurs – den är begränsad. Antalet timmar vi har att arbeta med är begränsat, men trots det måste vi arbeta effektivare varje dag. Att bara boka fler resor, flyg och hotell samt spendera mer tid på att resa omkring kommer inte att göra oss effektivare. Det är inte skalbart, men det är däremot videokonferenser, och det är minst lika bra som att möta en person i verkligheten.

Försök även att göra dessa diskussioner mer meningsfulla och effektfulla, eftersom det inte hjälper någon om ni bara slösar tid utan att åstadkomma något. Utnyttja därför den sortens teknik för att se om personen i fråga verkligen är intresserad av dina lösningar, så att du kan avgöra om det är värt att lägga ner mer tid på att diskutera dem.

Spara affärsresorna för när de verkligen behövs. Du följer upp med kunden som du har en fantastisk affärsrelation med, och du vet att det inte kommer att besvära dem att äta middag med dig den kvällen. Behövs min produkt i er organisation? Det kanske vore lämpligt för mig att komma på besök och hjälpa till med mer djupgående integration. Spara platsbesöken för de mer viktiga och speciella tillfällena.