Att tänka på när det gäller konferenssamtal

Steve Allen, Sales Engineer, Lifesize
Datum: 20 februari, 2018

Hej, allesammans, och välkomna till veckans Lifesize Live! En webbshow som sänds helt via Lifesizes plattform.

Jag heter Nikhil. Jag är en säljare här på Lifesize, och jag har nöjet att presentera herr Steve Allen för alla, vilket är en av våra fantastiska försäljningstekniker. Idag ska vi tala om vad man ska göra och undvika att göra när det gäller konferenssamtal. Så, Steve, i ditt dagliga arbete sitter du förmodligen i videosamtal hela tiden.

Varje dag, hela dagen lång.

Så vad sägs om att prata lite om de saker som man kan göra för att förbereda sig inför ett framgångsrikt möte.

Många problem beror på att folk inte förbereder sig, så en rutin där du testar all utrustning hjälper en hel del. Många videokonferenslösningar och plattformar som du provar på, precis som Lifesize, kommer att ha ett testsamtalsflöde. Du kan ansluta dig, de har verktyg som testar dina högtalare, testar din mikrofon – du ser hur den lilla stapeln går upp och ner för att indikera att du hörs. Du kan använda dessa verktyg för att se till att utrustningen känns igen av datorn och att den är konfigurerad till rätt in- och uppspelningsenheter så att du inte behöver tänka på det under samtalet. Och om du har möjlighet kan du starta ett snabbt samtal och bekräfta att allt fungerar innan det stora mötet börjar så att du inte uppfattas som personen som försenar saker och ting när du försöker få allt att fungera.

Det är fantastiskt vad fem minuter av förberedande kan innebära för resten av mötet.

Precis, särskilt om du aldrig har använt den här plattformen tidigare. Och även om du har använt den, så förändras saker och ting på din dator när du kopplar in och ut enheter. Se till att konfigurationen du använde tidigare fortfarande är inställd innan du går med i ett samtal. Och en sån sak som att se till att du har rätt utrustning är oerhört viktigt. De flesta webbkameror på datorer nuförtiden håller rätt hög kvalitet, men ljudet är inte riktigt lika bra, så det kan verkligen göra en stor skillnad om du skaffar ett headset för cirka 500 kronor. En sak det kommer att göra är att isolera ljudet till bara din röst. Det kan bidra till att utestänga mycket bakgrundsljud eftersom mikrofonen på din bärbara dator kommer att höra ljudet från din högtalare då den tar upp ljud i din omgivning.

De är inte riktigt till för videokonferenser.

Precis, så även det bästa ekodämpande programmet kan få problem om volymen på mina högtalare är väldigt hög. Och förbered även belysningen. Många tänker: ”Jag har ett fönster bakom mig. Det kommer att släppa in ljus i rummet.”

Man får ett skuggat utseende.

Du får en spöksilhuett; så se till att ljuskällan främst är framför dig så att man kan se ditt ansikte. De flesta program har en liten bildförhandsgranskning som visar dig vad alla andra ser. Använd den för att se till så att du inte är ett spöke i bakgrunden och att du har din ljuskälla framför dig.

Det låter vettigt. Det är viktigt att förbereda sig inför mötet, men vad ska man tänka på under mötet? Du vill se till så att dina barn inte springer omkring i bakgrunden.

Ja, det är viktigt att tänka på etikett vid konferenssamtal, men det glömmer folk så fort de stirrar på en skärm. Det finns många saker som du aldrig skulle göra om jag satt här i ett möte med dig eller om du befann dig i ett styrelserum med en massa medarbetare. Man måste hålla viss etikett i åtanke när man befinner sig omkring folk, och folk tenderar att glömma det när de sitter framför datorn och inte riktigt–

De glömmer, särskilt personer som arbetar hemifrån–

Ja, man blir bekväm på kontoret. Den här stora knappen stänger av mikrofonen. Se alltid till att du har stängt av mikrofonen, och lita inte på ljud av-knappen. Du har säkert hört skräckberättelser om folk som säger saker de inte borde säga när de trodde att mikrofonen var avstängd. Men det är även distraherande, eller hur? Om du inte pratar är det alltid en god idé att stänga av mikrofonen. Använd knappen; se till att du vet var den finns. I planeringsfasen kan det vara en god idé att bekanta dig med gränssnittet och ha mikrofonen avstängd om du inte pratar. Minimera distraktioner om du är i hemmet eller på resande fot. Folk skriver alltid e-postmeddelanden och svarar på andra telefonsamtal. Du ser då att de stänger av sin mikrofon och sedan svarar på det andra telefonsamtalet. Om det är ett väldigt viktigt telefonsamtal ska du även stänga av webbkameran eftersom även om folk inte kan höra dig, så kan folk fortfarande se dig som en deltagare, och de vill inte se dig sitta i ett annat telefonsamtal. Du vill inte vara den där personen som är distraherande eller gör så att samtalet hamnar på ett sidospår. Och återigen är det viktigt att du håller etikett i åtanke. Jag svarar inte i telefonen när vi sitter i ett fysiskt möte. Jag skriver inte e-postmeddelanden när du pratar med mig. Var lika artig som du skulle vara i ett fysiskt möte, och behandla ett videosamtal som ett möte mellan fyra ögon. Det är grejen med video – det är ett kraftfullt verktyg eftersom vi ser varandra, vi interagerar mellan fyra ögon, så behandla det som ett fysiskt möte.

Okej, så hur är det med att faktiskt förbereda och organisera mötet som arrangör? Idag är jag värd, så jag gjorde ett par saker innan det här mötet för att se till att jag lyckas som arrangör. Berätta lite för oss om tips och tricks eller eventuella rekommendationer som du har för hur man faktiskt organiserar ett möte.

Vi vill alla vara värd åt våra egna möten, eller ibland får vi i uppgift att göra det: ”Okej, jag vill att du sköter företagets stora styrelsemöte eller personalmöten.” Förbered det därför på samma sätt som du gör med ett fysiskt möte. Jag måste till exempel se till att rummet är bokat.

Du har ett möte som är bokat på förhand, och allt ser ut att fortgå utan problem, men helt plötsligt uppstår ett problem – konferensrummet har bokats för något annat.

Så se till att du vet var du ska ha mötet, så kan vi gå in mer i detalj på hur man förbereder all utrustning. Hur väl hörs ljudet i rummet? Hurdan är belysningen i rummet`? Vilka slags vinklar kan jag använda för att ställa in en kamera? Har ett videokonferenssystem ställts in i rummet? Måste jag ta med mig den utrustningen? Planera detta, men tänk även på vem som kommer att tala. Kommer alla att vara närvarande i rummet? Och lär vi ut till en större grupp på distans över en video, eller kommer flera personer att tala från olika platser över video som jag måste ta hänsyn till? Är det bara ett fritt flödande möte där folk bollar tankar och har ett mer fritt flödande samtal? Och vem är din publik? Behöver jag förbereda detta som ett föreläsningsmöte där en person ska hålla en presentation inför många människor och de inte direkt behöver höras, annat än för kanske frågor och sådant? Och består publiken av människor som inte använder videosamtal ofta? Då kanske jag behöver hjälpa dem, ge dem råd som t.ex. “Det här må vara ett samtal, men här är några saker du kan testa innan samtalet“ för att se till så att allt låter bra och att mötet blir framgångsrikt.

Håll allt detta i åtanke och använd sedan verktygen för plattformen du använder. Lifesize har moderatorfunktioner och föreläsningsfunktioner som du kan använda för att se till att allt går som smort, men de flesta plattformar för konferenssamtal kommer att ha något liknande. Utse en moderator och en ledare. Om jag talar och samtidigt ska vara den som håller presentation för alla, så kommer jag inte att ha tid att oroa mig över vem som har stängt av mikrofonen, distraherande personer, om de måste avlägsnas från konferenssamtalet, om bildspelet är förberett. Om det här är ett mer formellt större möte ska du utse en punktperson som ska ha hand om mötet så att när du står och talar behöver du inte vara den som sköter arbetet bakom kulisserna. Under Lifesize Live! sköter Kenny här allt bakom kulisserna som ingen ser, eller hur?

Visuella signaler, bildbyte–

Eftersom du och jag inte kan ha hand om det här mötet samtidigt som vi talar med alla. Utse någon som kan ha hand om arbetet bakom kulisserna och ta kontroll över saker och ting, få saker i rullning och hjälpa personer som har problem med att gå med i mötet–

Ge dig de visuella signalerna, allt som verkligen behövs.

Precis. De flesta moderatorverktygen kommer att ge dig möjligheten att stänga av mikrofonen för folk, så om någon har en hund som vägrar sluta skälla har jag möjlighet att stänga av deras mikrofon så att det inte spårar ur eller sätter stopp för mötet – vilket verkligen underlättar saker och ting.

Fantastiskt, och ja, det låter verkligen vettigt. Vi uppskattar verkligen att du kom hit idag och delade med dig av ett par tips och tricks. Ibland kan det verka lite överväldigande, men jag anser att det är oerhört viktigt att spendera fem eller tio extra minuter precis före mötet på att se till så att allt är förberett, så att du inte stöter på några överraskningar mitt under mötet eller något liknande.

Precis. Du vill att dessa möten ska gå som smort, och om det är din uppgift att distribuera video inom företaget ska du använda de verktyg som plattformen ni använder tillhandahåller. För Lifesize har vi utbildning och ett enastående team för kundframgång som exempelvis har hand om integration och utbildning av dina administratörer och slutanvändare. Video är ett väldigt kraftfull verktyg, men många gånger har du bara en chans att distribuera det. Och folk kommer att hålla sig undan videokonferenser om de stöter på problem under dessa möten, om de skäms för att de var personen som inte kunde få sitt ljud att fungera och mötet blev fem minuter försenat eftersom de inte kunde förstå sig på sin dator.

Absolut.

Eller om folk hade en dålig erfarenhet eftersom det var en person som hade en skällande hund och gick iväg för att ta ett telefonsamtal, så man var tvungna att vänta i fem minuter på personen att komma tillbaka, vilket fick mötet att spåra ur. De kommer inte att använda video igen eftersom de har en dålig erfarenhet. Använd dina verktyg, förbered dig, se till att videosamtalen går som smort och då kommer personerna att få en ”wow”-upplevelse och se hur praktiskt video är, vilket kommer att få dem att vilja använda det.

Absolut. Tack så mycket, Steve. Titta nästa vecka för ännu en utgåva av Lifesize Live!, så ses vi snart igen.