“注意事项”电话会议

Steve Allen,Lifesize 销售工程师
日期:2018 年 2 月 20 日

大家好!欢迎收看本周的 Lifesize Live!。这个网络直播节目完全是在 Lifesize 平台上制作。

我叫 Nikhil。我是 Lifesize 的销售代表,很荣幸为大家介绍我们其中的一位优秀的销售工程师 Steve Allen 先生。今天我们将谈论会议的注意事项。那么 Steve,在您的日常活动中,您很可能总是要参加视频会议。

每天,从早到晚。

那么,请和我们说说人们可以做哪些事情来准备一场成功的会议。

出现很多问题都是因为人们没有真正做好准备,所以例行地测试设备是非常有帮助的。您要使用的大多数视频会议解决方案和平台,就像 Lifesize 这样,都会有某种测试通话流程。您可以进入测试,让工具帮您测试扬声器、麦克风 — 指示灯跳动表示可以听到您的声音。您可以使用这些工具来确保您的计算机能识别您的设备,并且输入和输出设置都是正确的,这样您就不必在通话过程中进行设置了。此外,如果可以的话,您可以在正式会议开始之前,先通过一次简短的通话来验证相关的设置,这样可避免要开会了您却还在手忙脚乱地设置设备。

只需花 5 分钟的时间做准备,即可确保即将开始时的会议万无一失。

没错,特别是在您以前从来没使用过这个平台的情况下。即使曾经用过,在您接入和断开设备时,设备上的设置也会发生变化。请确保在您加入通话之前,您以前使用过的配置仍然是正确的。确保使用正确的设备非常重要。如今,计算机上的大多数网络摄像头质量都很高,但音频设备仍不到位,所以,准备一个像这样的 50 美元的耳机可以有很大的改善。另外要做的一件事就是将音频设置为仅接收您自己的声音。这有助于隔绝背景噪音,因为您笔记本电脑上的麦克风会接收您周围的所有声音,所以连扬声器的声音也会接收到。

它们不是真正为视频会议设计的。

没错,如果我把扬声器的音量调到最大,即使是最有效的回声消除软件也没有用。此外还要准备照明。很多人认为,“我身后有窗户。房间光线已经够了”

您会看起来像个犯人。

画面上会出现黑影;所以要确保光源在您的正前方,让对方看到您的脸。大多数设备都有一个小窗口的画中画预览,能让您看到对方也能看到的。充分利用这个功能,别让自己成为背景中的黑影,确定光源来自您的正前方。

这听上去很有道理。为会议做准备真的很重要,但是会议期间的一些事情又怎么样呢?您要确保您的孩子不在背景中四处跑动。

是的,要遵守电话会议礼节,有些人会忘记,以为他们只是面对屏幕而已。如果我坐在这里和您开会,或者您在会议室里和一群员工开会,有许多事情你是不会做的。当您身边有人时,您会保持某种礼节,但是当人坐在电脑后面,就会开始放松 —

他们会忘记,特别是那些在家办公、远程工作的人 —

是的,您在自己的办公室里会容易放松。最重要的是将您的电话设为静音。始终要确保您处于静音状态,不要信任那个静音按钮,您知道吗?您听到过这种尴尬的事情吧,有时候,人们以为他们被静音了,于是说了他们不该说的话,而实际上并没有静音。此外,这也会分散注意力,对吧?如果您不需要讲话,静音总是个好主意。请使用静音按钮;确保您知道它在哪里。同样,在会议中,您要熟悉设备界面,除非您要说话,否则一直保持静音状态。如果您在家里或者在路上,请尽量不要分心。人们常会一边写电子邮件,一边接听电话,您会看到他们在接另一个电话时,会将音频转为静音。如果这是非常重要的电话,请同时也关闭视频,这仅仅是因为,即使对方听不到您的声音,但他们看得到您,他们不会希望看到您在接听另一个电话。您不会想成为那个分心去接听另一个电话的人。同样,要讲究礼仪,就好像您在会议室里一样。我在开面对面会议时是不会接听电话的。您在和我说话时,我不会写电子邮件的。保持一贯的礼节,就像您是亲自打电话,将视频看成面对面一样。这就是视频的概念 — 它功能强大,因为我们能看到对方,我们在面对面地互动,所以要向面对面那样对待它。

好的,那么,作为组织者,如何实际准备和组织会议呢?例如,就像今天,我是主持人,我在这次会议之前进行一些准备,让自己成为成功的会议组织者。请和我们说说您对真正组织会议的一些提示和技巧或者任何建议吧。

我们会需要主持会议,有时候是接到安排会议的任务说:“我需要您来主持公司董事会议或员工全体会议”。所以,准备视频会议时,把它当做面对面会议一样。我需要做一些事情,比如确保会议室已订好。

您有一场会议,事先已安排好,看起来会顺利进行,然后突然间发现,“我的天,会议室被被人订走了”。

所以要确保我们知道将在哪里开会,然后我们可以进去做一些安排和设置。会议室的音频怎样?会议室的灯光怎样?将摄像机要设置到什么角度?这间会议室是否已安装视频会议系统?我是否需要自备那套系统?做好相应的计划,还要想想谁来主讲。所有人都会到会议室来吗?是否通过视频与较多的远程观众对话,还必须考虑到是否同时会有多人通过对话?会议形式是否自由顺畅,所有都可以自由地对话?您的观众是谁?是否要将这场会议安排为演讲的形式,由某人主讲,其他人聆听,而不用问答的形式?您的观众是否包括那些可能不经常使用视频的人?所以,也许我需要帮助他们,给他们一些指点,比如,“这是通话按钮,但在通话之前您还需要进行一些测试,确保各项能正常运行并正确设置。“

把这些事情考虑进去,然后使用平台上的一些工具。我们的 Lifesize 具有主持人功能和演讲功能,让可以顺利地进行会议,而大多数的电话会议平台也有类似的功能。登录进来,分配一个主持人,并分配一个负责人。在由我主讲时,我不太会去理会谁静音了、这个人是否分心了、是否要将他们请出会议室、幻灯片设置是否有问题。如果这是一次比较正式的大型会议,应指定专人来运作会议,这样当您在那里说话时,就不必操心会议运作的其他事情了。在 Lifesize Live!,我们有 Kenny 在负责后台的所有事宜,对吧?

视觉线索,更换幻灯片—

因为我们在这里和大家说话的时候,您和我无法顾及会议的运作情况。指定专人负责,让他们控制整场会议,他们可以负责启动、帮助无法顺利加入会议的人。

为您提供视觉线索,都是很有帮助的工作。

没错。大多数主持人工具都可以让您选择是否将某人设为静音,所以如果有人的狗一只叫,我可以把他静音,让他安静,完全不会打乱或中断会议的进行,甚至有助于会议的顺利进行。

没错,是的,这很有意义。真的很感谢您今天到节目中,与我们分享技巧和诀窍。有时候可能会有压力,但我认为在会议开始前花五到十分钟来确保一切到位,这是非常重要的,这样您就不会在会议中因一些小小的意外情况而乱了阵脚。

没错。您希望会议顺利进行,如果您是负责在公司部署视频的人员,请利用您使用的平台为您提供的工具。在 Lifesize 里,我们有训练有素的客户成功团队,可以培训您的管理人员和最终用户,让他们熟悉并充分利用这些工具。视频是一种功能非常强大的工具,但很多时候,您只有一次部署机会。如果人们在这些会议中遇到问题,如果他们因为无法让音频正常工作而感到尴尬,如果他们因为搞不清计算机如何操作而使会议延迟了 5 分钟,他们就会因为不好意思而不想使用视频。

绝对是这样的。

或者如果因为其中一个人的狗一直叫,然后离开去接电话,让我们不得不等五分钟,等到这人回来,因为会议不能没有他们,这样会议就被打乱了。他们下次就不会再使用视频了,因为他们有不好的体验。请充分利用工具,事先做好准备,确保视频通话顺畅,让人们能获得令人惊喜的体验,在看到视频所带来的强大功能之后,人们就可以真正使用他和接纳它。

一点没错。好的,非常感谢您,Steve。欢迎下周继续收看 Lifesize Live!,下次再见。