Lifesize Live! - 完成交易

Jordan Caulfield,Lifesize 企業客戶經理
日期:2018 年 2 月 8 日

大家好,歡迎收看 Lifesize Live! 網路直播節目,這個節目完全是在 Lifesize 平台上面製作。

我是主持人 Julian Fields,今天我們邀請了 Lifesize 的企業客戶經理 Jordan Caulfield 一同來到節目當中。我們將談談完成交易的新技巧,以及一些透過科技來協助你進行溝通的最佳作法。

我很高興來上這個節目,Julian。感謝你邀請我。很高興能夠跟大家談談如何使用視訊來進行銷售等主題。過去我們做事的方法有點費力,我必須這麼說,而且我想我們很多現有客戶現在還是會為了參加銷售會議而必須出差。你說的是初次會議,對嗎?

是啊,現在想起來我還是覺得有些不可思議。

是的,非常不可思議。我認為,透過視訊進行初次會議可能會是更聰明的方式,可以藉此確定後續會議是否有其必要性。擬定出差計畫、前往特定城市開會,這當中的準備工作非常繁瑣。若只是為了參加一場會議,這一點都不合理,對吧?所以你希望一次參與多場會議,讓你花的時間更有價值,甚至可能希望一次出差好幾天。為充分利用時間,你應該安排三到四場現場會議,這大概是一天開會次數的極限了。

所以,八個小時要開四場會。

對的,所以大部分人都不想在早上 8 點左右親臨會場。事實上,大多數人甚至根本不想親臨現場。很多事情要準備 — 他們需要打扮、必須預備辦公室、張羅所有事情等候你的來訪,然後當你到訪時還必須招待你。

我猜,若在別的城市,第一場會議時間最可能是早上 9 點。你必須預訂飯店、準備出差的所有事宜,並在前一天到達。如果你去到比較大的城市,而且必須在早上 10 點趕到城市另一個地方開下一場會議,這樣時間會太趕。所以,早上 11 點是你的目標,對嗎?嗯,這個時間會有點尷尬,因為這樣你就無法和想見面的重要客戶一起吃午餐了。那麼,你想選擇哪個時間 — 下午 2 點再進行下一場會議?

如果你準時結束午餐,應該可以吧。

是啊,誰知道呢?午餐可能會吃很久,但不管怎樣,你必須盡早結束。所以,我們的會議安排會是早上 9:00 點,然後吃午餐,如果能準時結束午餐的話,下午 2 點開始下一場會議,否則,是下午 3 點,若開會開的愉快的話可能就一起吃晚餐。接下來的事可想而知,現在已經晚上 9 點了,你還沒有跟進早上 9 點開會的會議事項,而且你已經忘記要做什麼了。在這段四處奔波開會的出差期間,你沒時間回答在各個會議中收到的詢問,而這些詢問是你需要給予回答的。

聽起來是可怕的一天。

但是,這項技術的存在讓你能使用高品質的視訊通訊工具與客戶進行初次會議與對話,進行非常高品質的討論。你可以自行判斷,決定要在這些主題對話中投入多少時間。

對,這似乎是個關鍵,因為不是所有潛在客戶都一樣,如果你一視同仁地都招待他們出去吃午餐跟晚餐,你會浪費很多時間。

Lifesize 過去曾販售售價 100,000 美元的大型企業視訊會議解決方案,但無法擴充。這些解決方案屬於內部部署工具,效能非常好。那是當時最棒的產品,但現在有了高擴充性的雲解決方案,透過視訊進行初次會議就更有意義了,先充分運用這項技術,再決定需不需要辦一場龍蝦大餐等等。

我一直都有使用一些非常有效的工具。其中一個是名為 FreeBusy 的排程工具,基本上它可以和你的行事曆同步。它是免費的,你可以傳送給任何人,然後他們就可以看到你的行事曆。

這比「把你可以的四個時間用電子郵件傳給我」還來得有效,而且在你收到回覆之前,你已經和其他人訂好時間了。

對於之前的流程作法,我感到非常失望。我必須送出這週的時間,然後也許還得送出下一週的,誰知道呢?然後你要花 10 分鐘,或者 15 分鐘檢查行事曆,確定「好,我這個時間可以。但是不對,他們是在東部時區。我必須做點轉換,然後發現另一名與會者在西海岸 — 嗯好吧。」

FreeBusy 是一個非常棒的工具,能為你做上面所有的事。只要等與會者回覆、然後找出適合的時間、之後送出 Lifesize 應用程式 (市場上最佳解決方案) 的會議連結,然後就可收到他人的確認回覆。

他們可以直接從瀏覽器加入會議,這點非常棒,因為我自己也會被邀請參加銷售電話會議。我在尋找新的產品,但是他們可能不知道我在 Lifesize 公司工作,所以他們會傳送那種暫時的會議解決方案給我,我必須下載才能使用。首先,我不知道我必須先建立這個程式的帳戶才能跟你開會。在整個過程中,我在腦中做了決定:好吧,我不想和你做生意,因為你連開個會都搞不定。

在初次會議可收到的訊息是電話會議裡面無法得到的,包含肢體語言、非語言的交流等等。

是的,當然,80% 的交流是不需透過語言的。你從某人臉部表情和肢體動作得到的訊息都可說是一種溝通。溝通不只是從嘴裡說出來的話而已。

沒錯,我看過太多次了。如果他身體往前傾,表示他們對你說的感興趣。如果他們向後靠,表示他們想拉開你們之間的距離。如果他的腳動來動去,我們稱之為「快樂腳」。這些都是你在實際與人見面時,在彼此對話中可以觀察到的一些小細節。

沒錯,你會知道對方是否心不在焉。也許當你在解說功能時,其中一名與會者沒有跟上,你可以重新解釋一次,然後說:「嘿,這個功能非常棒,因為你可以做這些」,重新強調你所介紹的好處。

很多人使用語音電話,但是你無法確定另一邊的人到底有沒有在聽,因為很可能他們在玩著自己的手機,做自己的事。

嘗試一心二用。

對於常常需要進行語音會議通話的人士,我推薦使用 Lifesize Conference Call Bingo。我們開發了會議通話賓果程式,整合多項功能,因為很多人都在討論這項產品,所以最近已經對它進行更新。簡單來說,你登入後會看到一張賓果卡,上面列有在通話過程中可能會發生的各種狀況,當你聽到背景有嬰兒哭聲,或者有人說:「嗨,剛才加入的是誰?」的時候,快速消掉一格賓果方塊。

我認為我們正在開始改變人們,讓他們接受這項技術並開始使用它。你看看那些使用 FaceTime 和各種不同免費解決方案來互相溝通的孩子們。他們已經用習慣了,但我認為,這些孩子會長大,並且開始工作,因此他們也會需要一個高品質的方式來開會。

說得沒錯,所以如果一天要開四場會,你覺得視訊會議能幫助你完成今天的目標嗎?

從四場會議來看,我認為我可能可以開到六場,甚至七場會。最大的轉變是將預定的會議時間從我認為的預設一小時,調整為 30 分鐘,因為在面對面會議中,沒人會開一個只有半小時的會。他們都預期會開一個小時。可能會晚個幾分鐘開始;他們可能會想帶你四處逛逛,試著招待你。雖然這些都是出於善意,但有可能也只是浪費了你的寶貴時間。

我們不是來參觀的。我是來告訴你產品的功能,所以如果可以透過視訊並在 30 分鐘內完成,視訊結束後,我就還有一些緩衝時間,那是我刻意留的。我不會預訂連續的 30 分鐘會議。我預訂的是 10:00 到 10:30、11:00 到 11:30,依此類推。

我發現這樣做非常有效率,因為當人們看到行事曆邀請上顯示 30 分鐘時,他們就必須講重點且長話短說。這樣,一天內就真的可以進行五、六個討論,甚至七或八個。

而且你也能立即進行跟進。你不用再等到會議之間的空檔時間到有 WiFi 的咖啡店去跟進工作。

沒錯,沒錯,你說的對。

好的,在我們節目的尾聲,也許你可以告訴我們你對這項新銷售方式的幾個重要想法。

好的,沒問題。我會建議你問問自己如何能夠更有效率地工作?如何能在有限的時間内發揮更多影響力?時間是最寶貴的資源,但它是有限的。一天的時間就這麼長,但每一天我們都被要求要做更多事。單靠預訂更多的出差、飛機、旅館,並花更多時間四處奔波並無法完成這些事。時間是無法擴展的,但是視訊會議可以,而且效果跟親自開會一樣好。

此外,請盡量讓討論的內容更有意義且更有影響力,因為耗費時間在那裡卻一事無成對所有人都沒有好處。因此,請善用科技,看看某人是否真得對你的解決方案感興趣,再決定是否要多花一點時間來討論。

將出差留到真正需要的時候。你正在跟進與你關係良好的客戶,你知道當晚不適合與他外出用餐。貴公司需要我的產品嗎?也許我可以前往拜訪,並做一下深入介紹。將客戶現場的拜訪留到更重要、更特別的場合。