會議通話操作規範

Steve Allen,Lifesize 銷售工程師
日期:2018 年 2 月 20 日

大家好,歡迎收看本週的 Lifesize Live!這個網路直播節目完全是在 Lifesize 平台上製作。

我是 Nikhil。我是 Lifesize 的銷售代表,很榮幸為大家介紹我們其中一位優秀的銷售工程師 Steve Allen 先生。今天我們要談談會議的規範與禁忌。Steve,在每一天的工作當中,你可能總是在進行視訊通話。

每一天,從早到晚。

請告訴我們一些準備一場成功會議的訣竅。

很多問題的發生都是因為沒有確實的準備,所以例行地測試設備是非常有幫助的。你使用的大多數視訊會議解決方案與平台,例如 Lifesize,都會有某種通話流程測試。你可以進入測試,讓工具幫你測試喇叭、測試麥克風。跳動的指示燈代表可以聽到你的聲音。你可以使用這些工具來確定你的電腦能辨識設備,輸入和輸出也設定正確,這樣就不需要一邊通話一邊設定。此外,如果可以的話,在大型會議開始之前先隨機撥個電話來確定設備狀態,就不會要開始開會了才急忙設定設備。

只要花 5 分鐘時間做事前準備,會議就萬無一失了。

沒錯,特別是當你從來沒用過這個平台的時候。即使之前用過,當你將插拔裝置時,設定也會發生變化。在加入通話前,請先確定之前用過的設定仍然正確。確認是否使用適當設備也是非常重要的。現在電腦用的網路攝影機品質都相當精良,但音訊設備不到位,所以配個一個像這樣 50 美元左右的耳機,效果還是有很大差異的。另一件要做的事就是讓音訊只接收自己的聲音。這樣可隔絕背景噪音,因為筆電上的麥克風會把你周圍的所有聲音完全收進去,所以連喇叭的聲音都會收進去。

筆電麥克風的設計不是用來進行視訊會議的。

沒錯,在喇叭音量調到最大時,即使是最有效的迴音消除功能都收效甚微。另外,還要準備燈光。很多人認為,「我背後有窗戶啊。光線已經夠了」。

你會看起來像個犯人。

畫面上會出現黑影。所以請務必確定光源是在你的正前方,讓對方可以看到你的臉。許多設備都有小視窗子母畫面,能讓你看到對方所看到的狀況。好好利用這個功能,別讓自己成為背景的黑影,然後確定光源是從前方來。

這聽起來很有道理。會議前的準備很重要,那麼還有什麼是在會議進行時該注意的呢?確定你的小孩沒有在背後跑來跑去。

是的,請遵守電話禮儀,有些人會忘記,以為他們只是面對著螢幕而已。如果我是跟你一起坐在這裡開會,或者你和一群員工一起在會議室裡,有很多事情你不會做。當你身旁有人時,你會保持某種禮貌,但是當人坐在電腦後,就會開始放鬆,

他們會忘記,特別是那些在家裡工作,遠端連線工作的人

是啊,在辦公室容易放鬆。重點是將電話轉到靜音。隨時確定你在靜音狀態,不要相信靜音按鈕,知道嗎?你聽過有人誤以為自己已經在靜音狀態而說出不該說的話的這類尷尬事例。此外,它也容易讓人分心,對吧?如果你沒有要講話,一律轉為靜音最好。使用該按鈕;確定你知道按鈕的位置。還有,在會議中,熟悉設備介面,除非你要說話,否則一律轉為靜音。如果你在家或在路上,請盡量不要分心。人們常會一邊打電子郵件,一邊接電話,你看到他們在接另一通電話時,會把音訊轉為靜音。如果是重要電話,請一併把視訊關掉,即使對方聽不見你的聲音,但是他們看得到你,他們不會希望看到你在接另一通電話。你也不想成為那個分心講另一通電話的人。然後,請保持禮貌,就像你在會議室一樣。我在面對會議裡面是不會接電話的。當你在跟我講話的時候,我並不會一邊打電子郵件。維持一貫的禮貌,就像你是親自打電話,將視訊看待成面對面一樣。這就是視訊的概念,視訊提供強大的功能,因為我們看得到彼此,我們面對面互動,但也請依此相待。

好的,那麼身為召集人,該如何實際準備和召集會議呢?比如說像今天,我是主持人,我在會議前進行了一些準備,讓我成為一位成功的召集人。跟我們分享你在召集會議時的一些技巧和訣竅,或者任何建議。

我們都會需要主持會議,有時候是接到任務說:「我需要你來主持公司董事會議或員工大會。」所以,把它當成在準備面對面會議一樣。必須確定會議室已經訂好。

你有一場會議要開,之前已經訂好日期,看起來可以順利進行,然後突然間發現,「我的天啊,會議室被別人訂走了」。

所以一定要確定會議的召開地點,然後才能提前進行設置。會議室的音訊如何?會議室的燈光如何?攝影機要調整到什麼角度?這間會議室是否配置視訊會議系統?我是否需要自備那套系統?事先規劃,同時想一下誰來主講。所有人都會到會議室來嗎?是否需要透過視訊與較多的遠端觀眾進行對話,也必須考慮到是否同時會有多人從不同地點透過視訊講話?會議形式是否較為輕鬆,所有人都可以自由地進行對話?你的觀眾是誰?是否要將這場會議設定為演說形式,由某人主講,其他人聆聽,而不採問答的方式?你的觀眾裡是否有人不常使用視訊?所以,也許我必須幫助他們、給予點指導,例如:「這是通話按鈕,通話前你還必須測試其他項目,確定各項能正常運作,並且正確設定。」

思考一下這些事情,然後運用平台上的工具。我們的 Lifesize 擁有主持人功能和演說功能,讓你順暢進行會議,而大多數的會議通話平台也有類似功能。進入,指定主持人,然後指定主導人。當我在講話,向所有人進行簡報時,我不太會有空去理會誰被轉為靜音、這個人是否分心了、是否要將他們從會議中移出、投影片是否有顯示。如果這是正式的大型會議,請指定一位專門人員來維持會議運作,這樣當你在講話時,就不用處理會議運作的其他事情了。Lifesize Live! 裡我們有 Kenny 負責在幕後統籌一切,對吧?

視覺提示、變更投影片等

因為當我們兩個在講話的時候,根本顧不到會議運作的事情。指派專人負責,讓他們控制整場會議、他們可以負責啟動、幫助無法順利加入會議的人。

給你視覺提示,所有很有幫助的工作。

沒錯。大部分主持人工具都可讓你選擇是否將某人轉為靜音,所以如果某人的狗一直在叫,我就可以把他轉為靜音,讓他安靜,完全不會干擾或中斷會議的進行,甚至可讓會議更順暢。

太棒了,非常有道理。真的很感謝你今天跟我們分享的一些技巧和訣竅。有時候可能會很有壓力,但我認為在會議開始前多花五到十分鐘來確定所有事情都準備就緒,這是非常重要的,這樣才不會在會議進行中,因為一點風吹草動而反應不及。

沒錯。你希望會議能順利進行,而如果你是負責架設公司內部視訊系統的人員,請善用平台上的工具。在 Lifesize 裡。我們有訓練有素的客戶服務團隊,能訓練你的管理人員和使用者,讓他們熟悉和充分利用這些工具。視訊是功能強大的工具,但很多時候你只有一次機會來架設。如果人們無法加入會議、如果他們因為無法搞定音訊系統感到尷尬、會議已經晚了五分鐘,他們還是沒辦法設定好電腦,這樣他們就會厭惡視訊。

真的是這樣。

或者如果因為其中一個人的狗一直叫,然後離開去接電話,讓我們必須等五分鐘,等到他回來,因為會議不能沒有他,這樣會議就會變得很失序。他們下次就不會再使用視訊,因為他們的經驗很差。善用工具、事先準備、確定你的視訊通話運作順暢,讓人們對視訊會議感到驚艷,當看到視訊所帶出的功效之後,人們就會開始真正使用它,接受它。

一點都沒錯。好的,非常感謝你,Steve。歡迎下週繼續收看 Lifesize Live!,下次再見。