Di recente abbiamo intervistato la base di utenti Lifesize per saperne di più sulla connessione tra videoconferenza e produttività. Non sorprende (almeno per noi), il 98% degli intervistati concorda con il sentimento che una migliore comunicazione e collaborazione porti a una maggiore produttività. Mostra di statistiche che aggiungendo la videoconferenza alla riunione, le relazioni sono state contrassegnate come migliorate, il tempo necessario per completare progetti e attività è diminuito, le dipendenze dai viaggi sono state quasi eliminate e la comprensione della comunicazione tra i partecipanti è stata notevolmente più forte.
Tutti questi risultati si combinano per aumentare la produttività, ottenendo di più con una qualità migliore e in meno tempo. Di quanto? Secondo i nostri intervistati, la semplice aggiunta di video alle riunioni migliora la produttività fino al 50%. Per dare davvero una svolta alla scala della produttività delle riunioni, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti per le riunioni in più:
1. Pianifica in modo intelligente
Che tu stia guidando o partecipando a una riunione, assicurati di pianificare in anticipo prima di presentarti. Verbale della riunione sono un ottimo modo per mantenere le attività in pista e nei tempi previsti. UN agenda delle riunioni dà a tutti il tempo di preparare i propri contributi e mantiene la conversazione in pista e pertinente. Se hai bisogno di aiuto per redigere un'agenda, dai un'occhiata al nostro
modello di agenda di esempio scaricabile.
2. Le riunioni si sommano
È importante ricordare che le riunioni vengono al costo opportunità di altri lavori. Bloccare due ore e invitare 10 persone alla riunione richiede quasi un intero giorno di calendario di ore di lavoro. Invita solo le persone che si aggiungeranno alla discussione e contribuiranno in modo significativo agli obiettivi della riunione. Se il contenuto della riunione è vantaggioso per un pubblico più ampio, prendi in considerazione la possibilità di registrarlo e condividere il link affinché le persone possano guardarlo o ascoltarlo durante i tempi di inattività.
3. Attenzione alla riunione ricorrente
Ricordi l'orario di lavoro di cui abbiamo parlato prima? Le riunioni ricorrenti peggiorano esponenzialmente il problema. Spesso sono meno produttive delle riunioni una tantum perché gli argomenti di solito ruotano attorno agli aggiornamenti dello stato del progetto. Un modo per rimanere aggiornati sui progetti senza perdere tempo nelle riunioni è utilizzare uno strumento di collaborazione persistente come la chat. La chat può mantenere una cronologia in corso delle note del progetto e consentire alle persone di aggiornarsi nel proprio tempo senza dover partecipare a una riunione.
4. Sii puntuale, non perdere tempo, tieni traccia del tempo
Il tempo è una parte importante dell'equazione della produttività. Sii rispettoso e presentati in tempo per evitare di ritardare l'inizio della riunione. Stare seduti a cercare di riempire l'aria morta con chiacchiere da pendolare mentre aspetti che si presenti l'ultima persona è un pozzo di produttività. Inizia in tempo e finisci in tempo (o prima).
5. Parcheggia le conversazioni laterali
Si è tentati di utilizzare il tempo della riunione per coprire rapidamente qualcos'altro mentre siamo tutti qui, ma non farlo. Se non era all'ordine del giorno, allora ha bisogno di una conversazione separata. Dai alle persone il tempo di prepararsi e di venire al tavolo con le informazioni di cui hanno bisogno per contribuire in modo significativo.
6. Automatizza la presa di appunti
È difficile bilanciare il contributo a una riunione o una sessione di brainstorming e anche prendere nota dei contributi di tutti gli altri. Hai due scelte qui: assumere uno scriba a tempo pieno che ti segua in giro o lasciare che la tecnologia si occupi della pesante tenuta dei registri. La registrazione delle riunioni con qualcosa come Lifesize Cloud Amplify ti consente di concentrarti maggiormente sull'essere presente nel momento poiché hai sempre la registrazione su cui fare affidamento.
Pronto per una maggiore produttività delle riunioni? È la tua chiamata.
Le riunioni produttive derivano da una combinazione di tecnologia della sala riunioni e buone abitudini di riunione. Se stai cercando ulteriori informazioni sull'argomento della produttività delle riunioni, consulta la nostra guida su Come possedere le tue riunioni.
