CareFlight è un ente di beneficenza aeromedico australiano che utilizza elicotteri, aeroplani e medijet per fornire cure mediche urgenti e trasporto a oltre 5,000 pazienti nel New South Wales, nel Northern Territory e nelle acque internazionali al largo delle coste australiane ogni anno. Il servizio di CareFlight si basa sul lavoro di squadra tra l'equipaggio, i team medici e i coordinatori che lavorano a stretto contatto per garantire che i pazienti gravemente malati e feriti ricevano le cure adeguate a livello ospedaliero il più rapidamente possibile.
Il servizio richiede anche un impegno costante nella formazione. Tutti i medici e gli infermieri di CareFlight sono formati in modo specifico in medicina preospedaliera e dei trasporti. L'organizzazione detiene l'accreditamento all'insegnamento presso i college di terapia intensiva di anestesia, terapia intensiva e medicina d'urgenza. Nel corso degli anni, ha fornito formazione preospedaliera e di medicina dei trasporti a centinaia di specialisti in terapia intensiva provenienti da un'ampia varietà di istituzioni mediche.
"CareFlight ha una forza lavoro ampiamente distribuita e abbiamo sempre pensato che le videoconferenze potessero essere uno strumento importante da utilizzare sia per lo sviluppo professionale delle persone che per le comunicazioni di base senza dover sostenere costi aggiuntivi come viaggio o alloggio".
La sfida
CareFlight impiega una forza lavoro diversificata di 500 personale medico, aeronautico e amministrativo nel New South Wales e nel Northern Territory. Molti lavorano solo un turno al mese o meno, quindi mantenere tutti i dipendenti in contatto tra loro e mantenere una cultura coesa è una priorità importante. Altrettanto critica, se non di più, è la necessità di garantire che la formazione dei dipendenti sia aggiornata e che gli impegni di sviluppo professionale siano rispettati. L'impedimento più grande per raggiungere questo obiettivo è sempre stata la difficoltà e le spese di viaggio di studenti e insegnanti.
Il Chief Information Officer Gary Williams spiega: “Non posso sopravvalutare quanta formazione c'è in CareFlight tra la nostra divisione aeronautica e la divisione medica. Siamo un ospedale di formazione accreditato per l'assistenza medica di emergenza, quindi spesso abbiamo persone che vengono a formarsi con noi per sei mesi, seguono il corso accreditato e poi se ne vanno. La formazione è costante”.
A causa di tutti questi fattori, CareFlight ha riconosciuto da tempo il potenziale per le videoconferenze. In varie occasioni in passato, sono stati fatti tentativi per sfruttare la tecnologia, con i dipendenti che si sono dilettati con Skype™ e altre soluzioni basate sul Web. Quello che hanno scoperto è che, sebbene Skype rendesse raggiungibile l'idea della videoconferenza, le risultanti connessioni dati soffocate e le porte Internet erano troppo impraticabili.
Il successivo tentativo di CareFlight ha riguardato i servizi di una piattaforma di videoconferenza basata sul Web. Tuttavia, quando il fornitore di servizi è fallito, l'azienda è rimasta senza una soluzione video. Con gli impegni di formazione a distanza che devono essere rispettati, Williams ha deciso che era giunto il momento per CareFlight di adottare un nuovo approccio alla videoconferenza e all'erogazione della formazione.
Soluzione
Williams si è rivolto al mercato, alla ricerca di una funzionalità di servizio ibrida basata sul Web. “Idealmente, ciò di cui avevamo bisogno erano gli endpoint e la possibilità per gli utenti remoti di accedere dal proprio computer, telefono o tablet. Volevamo il meglio di entrambi i mondi. Ho trovato molte ottime soluzioni con una funzionalità o l'altra, ma non molte in cui gli utenti potevano partecipare senza dover inserire un sacco di codici. E non appena gli utenti devono fare clic sui pulsanti o caricare file, è lì che le cose possono andare storte".
“Non puoi dedicare più tempo alla formazione delle persone all'uso dell'attrezzatura di quanto spenderebbero effettivamente nelle videoconferenze. E non puoi mettere una persona tecnica in ogni luogo. Alla fine, ci sono volute circa sei settimane per scoprire che Lifesize poteva realizzare questa miscela sia economicamente che facilmente per i nostri utenti", osserva.
Williams ha scelto Lifesize Cloud, una soluzione video, audio e di presentazione ad alta definizione completamente integrata che richiede installazione e manutenzione minime di strutture o IT.
“Abbiamo realizzato un proof of concept utilizzando Lifesize Cloud su un sito basato su Internet. Poiché molte soluzioni di videoconferenza funzionano bene solo fino al punto in cui implicano una qualche forma di presentazione multimediale, il nostro obiettivo era vedere come avrebbe funzionato il sistema se un utente avesse bisogno di mostrare un film come parte di una sessione di formazione". Abbiamo detto a Lifesize: "Vogliamo che ci mostri un video di gatti su YouTube™ e loro hanno risposto mostrandoci quanto fosse semplice ottenerlo. Due clic e il video ha funzionato bene", dice Williams con un sorriso. Nel dicembre 2014 sono stati installati tre sistemi di videoconferenza, due nella sede centrale di Sydney e un terzo nell'ufficio amministrativo di Darwin.
Per quanto riguarda l'hardware stesso, Williams aggiunge: “I sistemi sono sicuramente robusti. Un endpoint Lifesize Icon 600 è stato posizionato sul retro di un camion pieno di attrezzature mediche. È stato installato e collegato, si è registrato su Lifesize Cloud e ha funzionato per la prima volta. Non abbiamo nemmeno chiesto a Lifesize di installarlo e da allora ha funzionato magnificamente".
Risultati
Dall'inizio del 2015, la divisione di formazione di CareFlight ha utilizzato in modo coerente la funzionalità di videoconferenza su cloud. L'attrezzatura consente all'organizzazione di adempiere ai propri obblighi di formazione a distanza e ha facilitato l'accesso degli studenti ai corsi.
“Il nostro obiettivo era rendere le videoconferenze senza soluzione di continuità durante la formazione, per farne un'attività in background. Penso che l'abbiamo raggiunto. Il dipartimento di formazione può programmare, gestire e gestire i corsi da solo e i formatori sono liberi di concentrarsi su ciò che stanno facendo piuttosto che dedicare tempo alla tecnologia. Né devono volare da un luogo all'altro o volare con gli studenti", afferma Williams.
“In teoria, chiunque abbia un iPhone™, un iPad™ o un computer portatile può partecipare. Ognuno ha gli strumenti giusti nelle proprie mani. Il nostro prossimo passo è rendere le videoconferenze una parte quotidiana della nostra vita. Stiamo incoraggiando i manager a usarlo piuttosto che viaggiare e venire fisicamente alle riunioni. La nostra aspettativa è che verrà utilizzato molto e speriamo che riduca le spese di viaggio e aeree", ha affermato Williams.
Sebbene il potenziale per le comunicazioni video sia ampio, Williams rimane realistico sul suo utilizzo. "Quando sono coinvolte le presentazioni, mi piacerebbe vedere Lifesize sostituire i vecchi telefoni fissi", osserva.
Dal punto di vista IT, l'affidabilità del sistema di videoconferenza Lifesize cloud ha comportato un minor numero di chiamate da parte degli utenti che richiedono supporto dall'IT e la formazione non subisce ritardi a causa di problemi.
“E' ancora un po' presto per quantificare tutti i vantaggi della videoconferenza, ma il vantaggio più grande è chiaramente il continuo accreditamento del nostro reparto di formazione. Questo dipartimento è alla base della redditività dell'intera attività. Qualsiasi risparmio che faremo in aggiunta a questo sarà un bonus, ma poiché spendiamo un bel po' di soldi in viaggio, non credo che sarà troppo difficile trovare quel ROI [ritorno sull'investimento] in tempo", Williams conclude.
