"Les réunions ont mauvaise réputation, et à juste titre-la plupart sont désorganisés et distraits. Mais ils peuvent être un outil essentiel pour mettre votre équipe sur la même longueur d'onde. »
-Justin Rosenstein
Tout le monde se plaint des réunions. Je n'ai encore rencontré personne qui souhaite avoir plus de réunions dans sa journée. En réalité, les gens détestent perdre du temps. Vous recevez des invitations à des réunions sans savoir à quoi vous attendre. Ou vous avez la chance d'obtenir une invitation à une réunion contenant une ligne d'objet, mais vous n'avez toujours aucune idée de ce que vous êtes censé apporter à la table. L'inconnu et l'appréhension se heurtent, créant une négativité instantanée. Cela aboutit à des personnes arrivant à la réunion et se laissant tomber sur une chaise avec les bras croisés dans une posture défensive, attendant juste que quelqu'un se risque à leur parler.
Ce n'est pas le meilleur état d'esprit pour le début d'une réunion.
Résolvons ça. Non seulement les réunions peuvent être productives, mais elles peuvent devenir une partie importante de votre flux de travail quotidien. Que vos réunions soient une combinaison (ou exclusive) d'appels en personne, de conférences téléphoniques ou d'appels de vidéoconférence, le respect de quelques règles simples peut vous aider à gagner en efficacité et à améliorer votre productivité.
En tant que demandeur de réunion, votre responsabilité est de diriger la réunion et de créer un environnement collaboratif. En montrant aux autres comment, vous pouvez inspirer les gens autour de vous à faire de même.
1. Fournir un ordre du jour avant la réunion
Aidez à définir les attentes de ce à quoi les gens doivent se préparer afin qu'ils ne soient pas pris par surprise.
2. Commencez la réunion à l'heure
Soyez respectueux du temps des gens. Commencer à l'heure permet également de s'assurer de finir à l'heure.
3. Fixez-vous un objectif de ce que vous espérez accomplir lors de la réunion
Concentrez le temps de chacun en travaillant vers le même objectif et commencez votre réunion par cette annonce.
4. La prise de décision n'est pas une démocratie - faites savoir aux gens qui a le dernier mot
Éliminez le risque de discussions sans fin, fixez une limite de temps aux discussions si cela aide à réduire le taux de désabonnement.
5. Interdire les téléphones et les ordinateurs portables
Évitez les distractions en demandant à chacun de poser son téléphone et de fermer son ordinateur portable afin que chacun puisse se concentrer sur la réunion.
6. Enregistrer les éléments d'action, avec la partie responsable et les dates d'échéance attribuées
La responsabilité est la clé d'un projet réussi. Comprendre qui possède quelle pièce aide également si des problèmes surviennent.
7. Tenir un procès-verbal et le diffuser après la réunion
Gardez une trace des principales décisions ayant un impact sur le projet, à tout le moins. Communiquer les résultats de la réunion met tout le monde sur la même longueur d'onde et est important pour la collaboration.
8. Suivi des points d'action avant la prochaine réunion
Créez un processus en boucle fermée pour permettre la réussite du projet. Appelez la partie responsable par vidéo ou rendez-vous en personne pour surmonter les obstacles ou négocier un nouveau délai. Résoudre les problèmes avant la prochaine réunion.
Essayez-le. Commencez simplement avec un élément. Vous commencerez à remarquer une différence tout de suite. Apprenez à aimer vos réunions.
Pour plus d'astuces pour se débarrasser des réunions inutiles, téléchargez notre guide sur Comment s'approprier vos réunions.
