Lorsqu'il s'agit d'adopter la visioconférence sur le lieu de travail, il existe deux types de personnes : celles qui « comprennent » intuitivement et celles qui ont besoin d'être convaincues. Pour les personnes du premier camp, l'utilité et la valeur inhérentes d'un système de visioconférence sont évidentes ; pour citer un PDG et grand utilisateur de Lifesize : "Je ne justifie pas l'utilisation de nos téléphones ou ordinateurs par les coûts, alors pourquoi justifier par les coûts l'utilisation de la visioconférence ?" Mais pour les personnes du deuxième camp, la visioconférence représente un changement par rapport au statu quo et, en tant que telle, nécessite une justification supplémentaire des coûts avant de pouvoir être pleinement adoptée et adoptée dans toute l'organisation. 

Calcul du retour sur investissement et du coût total de possession pour la visioconférence

Combien coûte la visioconférence ?

Aujourd'hui, la plupart des organisations adoptent des services de visioconférence basés sur le cloud. La tarification de ces services commence généralement par un essai gratuit ou une offre "freemium" avec des fonctionnalités limitées et s'adapte aux tarifs d'entreprise conçus pour les grandes organisations comptant des centaines ou des milliers d'utilisateurs. La plupart des fournisseurs de visioconférence cloud (y compris Lifesize), mais pas tous, facturent sur la base d'un modèle "par hôte", ce qui signifie que l'utilisation est facturée en fonction de ceux qui planifient et facilitent activement les réunions, tandis que les participants et les invités aux réunions peuvent généralement participer gratuitement.

Les organisations qui débutent avec la visioconférence devraient généralement prévoir un budget de 13 $ à 20 $ par hôte et par mois, ou de 150 $ à 250 $ par an en cas de facturation annuelle. Pour de nombreuses organisations, cela représente moins que le coût des anciens contrats de conférence audio uniquement ou Web, et une justification de coût courante consiste simplement à remplacer un ancien plan d'audioconférence par une solution de visioconférence moderne qui inclut également les appels audio et le partage d'écran. 

Le coût de l'équipement de visioconférence peut aller d'une configuration de webcam de base de 100 $ à 2,000 10 $ de kits de matériel grand public prêts à l'emploi, et jusqu'à 20,000 100 $ ou plus pour les solutions de téléprésence intégrées. L'équipement des salles de réunion est généralement vendu en tant qu'achat initial unique, mais peut également être loué ou financé « en tant que service » avec des coûts étalés sur plusieurs années. Dans ce dernier scénario, les organisations doivent prévoir un budget de 300 $ à 1,200 $ par salle et par mois (ou environ 3,600 5 $ à 10 XNUMX $ payés par an) pour permettre à vos équipes de bénéficier d'une visioconférence fiable et professionnelle. (Notez que, comme pour les ordinateurs, les smartphones ou toute autre technologie, le cycle de vie prévu des équipements de visioconférence varie considérablement d'un fournisseur à l'autre. Les organisations doivent tenir compte de l'espérance de vie des équipements de visioconférence avant de les acheter pour bien comprendre le coût total de possession sur une période de XNUMX à XNUMX ans. période).

Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez consulter notre liste de meilleur équipement de visioconférence

Coût du logiciel/service de visioconférence

Un service logiciel de visioconférence dans le cloud est tout ce qui est nécessaire pour activer la visioconférence sur des appareils personnels tels que les ordinateurs portables et les téléphones. Les petites équipes et les équipes distantes sans salles de conférence peuvent ne pas avoir besoin d'équipement de salle de réunion et peuvent opter pour une solution uniquement logicielle. Applications de visioconférence gratuites sont disponibles mais restreignent généralement l'utilisation en fonction du nombre de participants ou de la durée maximale des appels. Les services de visioconférence cryptés et fiables de classe affaires coûtent en moyenne entre 13 $ et 20 $ par hôte et par mois.

  • Grandeur nature : à partir de $12.95 hôte/mois (Voir les prix)
  • WebEx : à partir de $13.50 hébergeur/mois
  • GoToMeeting : À partir de $14.00 hébergeur/mois
  • Zoom : à partir de $14.99 hébergeur/mois
  • BlueJeans : À partir de $16.65 hébergeur/mois

Coûts cachés à surveiller

Les prix des listes d'abonnements fluctueront tout au long de l'année à mesure que les fonctionnalités seront publiées et que les packages seront reconfigurés, mais il existe deux principaux modules complémentaires dont les acheteurs doivent être conscients :

Frais d'audioconférence PSTN à la minute

L'audioconférence est un module complémentaire courant qui permet une option d'appel sans frais pour les participants rejoignant une réunion via une ligne téléphonique standard. De nombreux clients Zoom doivent payer une facture supplémentaire uniquement pour les appels audio, en fonction de leurs tarifs régionaux publiés pour les audioconférences. Et lorsque les frais sont facturés par participant et par minute, les frais supplémentaires peuvent s'accumuler rapidement.

Par exemple, un 10-way audio (PSTN) conférence avec des participants au Royaume-Uni est facturée à un taux de $0.87 par minute (0.087 $ par participant à l'appel), ou $52.20 par heure. Le même appel exécuté sur une base hebdomadaire coûterait $2,714.40 en frais d'utilisation annuels pour une seule réunion récurrente. 

Interopérabilité SIP/H.323

Un autre ajout coûteux est les connecteurs de salle de conférence qui sont nécessaires pour permettre l'interopérabilité SIP/H.323. Pour de nombreux fournisseurs de solutions uniquement logicielles, la possibilité d'ajouter la prise en charge des appels de salle de conférence est facturée par chambre, moyennant des frais annuels moyens de 500 USD par chambre et par an. Sans cela, les participants à votre réunion ne pourront pas se joindre à partir de leurs systèmes de salle de conférence basés sur des normes et seront plutôt obligés de se joindre à partir de l'application logicielle du fournisseur.

Coût du matériel de visioconférence

Le coût de la technologie pour organiser une vidéoconférence a chuté de façon spectaculaire au cours des trois à cinq dernières années. La disponibilité des réseaux à haut débit et des caméras HD a conduit à tout-en-un salle de réunion et des solutions de salle de conférence qui coûtent le dixième de ce que vendaient des solutions similaires il y a moins de dix ans. Des kits de vidéoconférence DIY de périphériques USB prêts à l'emploi peuvent être assemblés pour environ 2,000 99 $ et des périphériques tout-en-un peuvent être déployés pour aussi peu que XNUMX $ par pièce et par mois.

  • Lifesize Icon 300 : à partir de $99 chambre/mois ou 1,999 XNUMX $ (Voir les prix)
  • Logitech Tap Kit pour Zoom Rooms : à partir de $2,899 (CDW)
  • WebEx Room Kit Mini : À partir de $4,946.99 (CDW)
  • Zoom, BlueJeans, GoToMeeting : Exigez un devis personnalisé et/ou des frais annuels de connexion de salle de 500 $ (matériel non inclus)

CapEx contre OpEx

Aujourd'hui, les entreprises ont le choix d'acheter ou de louer des systèmes de caméras de visioconférence pour leurs salles de réunion. Alors que les systèmes vidéo sont traditionnellement des investissements lourds en CapEx, chambres en tant que service Les modèles offrent une option OpEx pour sécuriser le matériel de la salle de réunion à un tarif forfaitaire mensuel ou annuel.

Calculateur du coût total de possession (TCO) de visioconférence

Le coût total de possession prend en compte les coûts directs et indirects d'un produit et ne se limite pas à ce qui est indiqué sur l'étiquette de prix. Des coûts supplémentaires tels que les frais d'audioconférence à la minute, les frais d'interopérabilité SIP/H323 et toute amélioration potentielle de l'infrastructure requise pour prendre en charge une solution peuvent s'additionner. Voici les cinq principaux facteurs qui contribuent au coût total de possession :

  1. Frais d'abonnement/de licence – Coûts d'abonnement contractuels par hôte, y compris tous les modules complémentaires tels que webinaires, packages d'enregistrement ou d'intégration
  2. Frais de bande passante/appels audio - La visioconférence peut augmenter l'utilisation de la bande passante Internet d'une entreprise, et de nombreuses solutions facturent des frais supplémentaires à la minute pour les appels audio
  3. Infrastructure – Coûts pour équiper les salles de conférence avec des écrans supplémentaires ou des prises Ethernet
  4. Dépannage informatique – Temps et ressources informatiques pour entretenir l'équipement et gérer les relations avec les fournisseurs
  5. Dépannage de l'utilisateur final – Temps et ressources de l'utilisateur pour apprendre une nouvelle solution

Bouton Calculateur TCO de visioconférence - Cliquez pour calculer les économies

Notre calculateur TCO de visioconférence vous permet de comparer les fournisseurs en fonction de simples entrées d'utilisateur et d'utilisation et fournit une sortie détaillée des avantages et des inconvénients de chaque solution.

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Formules de ROI de visioconférence

Bien que bon nombre des avantages les plus sociaux de la visioconférence soient difficiles à calculer, il est toujours important d'évaluer le retour sur investissement de toute technologie avant d'investir. Comprendre la valeur obtenue en mettant en œuvre la visioconférence aide les décideurs d'entreprise à comprendre pourquoi la visioconférence doit être considérée comme une nécessité, pas seulement comme une subtilité. Voici trois façons de calculer le retour sur investissement de votre visioconférence :

Économies sur les voyages

Examinez les frais de déplacement pour les sites vers lesquels vos employés se déplacent habituellement. Quel pourcentage de ces dollars de voyage peut être déplacé à l'aide de la vidéoconférence ? Calculez un budget voyage annuel moyen et appliquez un pourcentage raisonnable pouvant être remplacé par la visioconférence. 

[Dépense moyenne de voyage] x [nombre d'employés en déplacement] x [nombre de réunions nécessitant un déplacement]
x [% déplacement visioconférence]

Comparez le résultat de ce calcul au coût d'un service de visioconférence. Cela peut vous donner une estimation approximative du temps qu'il vous faudra pour rembourser votre investissement initial.

[1,000 50 $ de frais de voyage moyens] x [20 employés itinérants] x [XNUMX réunions]
= 1,000,000 XNUMX XNUMX $ de budget de voyage

Si seulement la moitié de ces réunions se déroulaient par vidéoconférence, vous pourriez utiliser ces 500,000 100 $ pour activer la vidéo dans toute votre organisation et équiper XNUMX salles de réunion avec Systèmes de visioconférence 4K. Et avec la visioconférence HD de haute qualité, vous ne perdez aucun détail de la vie réelle, interactions en face à face.

En plus du prix physique du billet d'avion et de l'hébergement, il y a aussi des heures productives perdues pour voyager. Voyager vers et depuis les aéroports, passer les contrôles de sécurité et attendre pour monter à bord des avions sont autant de moyens d'entraver la productivité. En moyenne, huit heures sont perdues dans un trajet moyen. N'oubliez pas d'inclure le coût des heures perdues à chaque déplacement dans vos frais de déplacement moyens. 

Augmentation de la productivité des réunions

L'employé moyen est programmé pour près de 60 réunions par mois. Avec une minute sur trois de chaque journée de travail consacrée aux réunions, il est important de maximiser la productivité des réunions pour tirer le meilleur parti de votre temps. 

Chez Lifesize, notre durée moyenne de réunion continue d'être d'environ 18 minutes, bien en deçà des 30 ou 60 minutes suggérées par votre calendrier. En réduisant le temps nécessaire pour demander "Qui vient de rejoindre ?" dix fois un appel vidéo et en supprimant les erreurs de communication non verbales, vous pouvez accéder directement à la réunion en cours. Cela peut sembler une contribution mineure au retour sur investissement, mais même 5 minutes par réunion économisées sur 60 réunions vous rapportent 5 heures supplémentaires par mois.

[Nombre moyen mensuel de réunions] x [Moyenne de minutes enregistrées]

Multipliez cela par les salaires dans la salle de réunion, et vous trouverez rapidement un retour sur votre investissement.

Déplacement technologique

Une troisième considération du retour sur investissement prend la forme du déplacement de la technologie. En règle générale, la visioconférence est déployée en remplacement d'une solution de conférence Web ou d'audioconférence obsolète. Prenez l'argent qui serait utilisé pour les conférences traditionnelles et appliquez-le à une solution tout-en-un qui couvre les conférences audio, Web et vidéo. Vous pourrez peut-être justifier le coût d'une solution moderne hébergée dans le cloud simplement en supprimant un service obsolète et sous-utilisé.

[Nouvel abonnement à la visioconférence] - [Abonnement à la visioconférence retiré]

Bien sûr, le véritable retour sur investissement de la visioconférence est la valeur accordée à la technologie par les utilisateurs. Si les utilisateurs perçoivent un avantage à la visioconférence et la trouvent facile à utiliser, ils l'utiliseront et la technologie sera rapidement considérée comme un élément essentiel de leur travail quotidien.

Comparaison des coûts : quelle solution de visioconférence convient le mieux à votre entreprise

Tableau des prix comparant les fournisseurs de visioconférence, y compris Lifesize, Zoom, BlueJeans, WebEx et GotoMeeting

Voir le tableau de comparaison complet

 

Avec des options apparemment infinies pour les solutions de visioconférence sur le lieu de travail d'aujourd'hui, y compris les offres d'une multitude de marques telles que Microsoft, Cisco, Google et plus encore, nous voulons faciliter la navigation parmi les fournisseurs potentiels et choisir la meilleure visioconférence pour vos besoins et votre budget. , que vous soyez une grande entreprise ou un les petites entreprises. Notre guide pour Sélection d'une solution de visioconférence est un excellent point de départ pour les questions à poser et les fonctionnalités à rechercher lors de l'évaluation de vos besoins. Et armés des bonnes informations, nos Calculateur de coût total de possession vous donnera une comparaison des coûts côte à côte de la plupart des fournisseurs de vidéoconférence les plus populaires.