Nous avons récemment interrogé la base d'utilisateurs Lifesize pour en savoir plus sur le lien entre vidéo conférence et la productivité. Sans surprise (du moins pour nous), 98 % des personnes interrogées étaient d'accord avec le sentiment que l'amélioration de la communication et de la collaboration entraîne une amélioration de la productivité. Les statistiques montrent qu'en ajoutant la vidéoconférence à la réunion, les relations ont été marquées comme améliorées, le temps nécessaire pour terminer les projets et les tâches a diminué, les dépendances aux voyages ont été pratiquement éliminées et la compréhension de la communication entre les participants a été considérablement plus forte.
Tous ces résultats se combinent pour augmenter la productivité - faire plus avec une meilleure qualité et en moins de temps. De combien? Selon nos répondants, le simple fait d'ajouter de la vidéo aux réunions améliore la productivité jusqu'à 50 %. Pour vraiment faire pencher la balance de la productivité des réunions, nous avons rassemblé quelques conseils supplémentaires :
1. Planifiez intelligemment
Que vous dirigiez ou assistiez à une réunion, assurez-vous de planifier à l'avance avant de vous présenter. Minutes de réunion sont un excellent moyen de garder les tâches sur la bonne voie et dans les délais. UN programme de la réunion donne à chacun le temps de préparer ses contributions et maintient la conversation sur la bonne voie et pertinente. Si vous avez besoin d'aide pour rédiger un ordre du jour, consultez notre
exemple de modèle d'ordre du jour téléchargeable.
2. Les réunions s'additionnent
Il est important de se rappeler que les réunions se font au détriment d'autres travaux. Bloquer deux heures et inviter 10 personnes à votre réunion prend presque l'équivalent d'une journée civile complète d'heures de travail. Invitez uniquement les personnes qui ajouteront à la discussion et contribueront de manière significative aux objectifs de la réunion. Si le contenu de la réunion est bénéfique pour un public plus large, envisagez de l'enregistrer et de partager le lien pour que les gens puissent le regarder ou l'écouter pendant leur temps libre.
3. Méfiez-vous de la réunion récurrente
Vous souvenez-vous des heures de travail dont nous avons parlé auparavant ? Les réunions récurrentes aggravent le problème de manière exponentielle. Elles sont souvent moins productives que les réunions ponctuelles car les sujets tournent généralement autour des mises à jour de l'état du projet. Une façon de rester à jour sur les projets sans perdre de temps en réunion est d'utiliser un outil de collaboration persistant comme le chat. Le chat peut conserver un historique des notes de projet et permettre aux gens de se mettre à jour à leur propre rythme sans avoir à participer à une réunion.
4. Soyez à l'heure, ne perdez pas de temps, gardez une trace du temps
Le temps est une grande partie de l'équation de la productivité. Soyez respectueux et présentez-vous à l'heure pour ne pas retarder le coup d'envoi de la réunion. Rester assis à essayer de remplir l'air mort avec des conversations sur le trajet pendant que vous attendez que la dernière personne se présente est un gouffre de productivité. Commencez à l'heure et finissez à l'heure (ou plus tôt).
5. Garez les conversations secondaires
Il est tentant d'utiliser le temps de réunion pour couvrir rapidement autre chose pendant que nous sommes tous ici, mais non. Si ce n'était pas à l'ordre du jour, alors il faut une conversation séparée. Donnez aux gens le temps de se préparer et de venir à la table avec les informations dont ils ont besoin pour contribuer de manière significative.
6. Automatisez la prise de notes
Il est difficile d'équilibrer la contribution à une réunion ou à une session de remue-méninges et également de prendre des notes sur les contributions de chacun. Vous avez deux choix ici : embaucher un scribe à temps plein pour vous suivre ou laisser la technologie s'occuper de la lourde tenue des dossiers. L'enregistrement de réunions avec quelque chose comme Lifesize Cloud Amplify vous permet de vous concentrer davantage sur la présence dans l'instant puisque vous avez toujours l'enregistrement sur lequel vous appuyer.
Prêt pour une meilleure productivité des réunions ? C'est ton appel.
Des réunions productives résultent d'une combinaison de technologie de salle de réunion et de bonnes habitudes de réunion. Si vous souhaitez en savoir plus sur le thème de la productivité des réunions, consultez notre guide sur Comment s'approprier vos réunions.
