Avec la découverte, l'évaluation et l'analyse de tous les outils de collaboration utilisés dans votre organisation, le processus d'amélioration de votre solution de communication peut devenir un peu compliqué.
Chez Lifesize, nous comprenons à quel point votre pile technologique peut devenir compliquée, en particulier lorsque vous avez intégré des solutions externalisées et ad hoc. Dans une récente enquête que nous avons menée avec Spiceworks, nous avons constaté que le un décideur informatique moyen gère environ 4.4 solutions sur trois fournisseurs différents. Non seulement toutes ces solutions permettent de perdre facilement la trace de tous les différents outils, applications et systèmes que chaque service utilise dans l'organisation, mais cela peut également devenir assez difficile pour le portefeuille de l'entreprise.
Nous avons donc fait équipe avec quelques experts en informatique pour mettre en place quelques étapes que vous pouvez suivre pour commencer à transformer votre pile de communication actuelle en un écosystème de collaboration bien organisé, fonctionnel et piloté par l'informatique :
1. Faites l'inventaire de vos technologies de collaboration actuelles et de leur fréquence d'utilisation
Bien que cela puisse prendre un peu de temps et d'efforts, l'identification et l'inventaire de tous les différents outils utilisés dans l'ensemble de votre organisation est une étape cruciale dans votre recherche d'une meilleure solution de communication et de collaboration. La création d'un dialogue ouvert avec différents départements peut certainement aider à démarrer cette conversation technique et, en fin de compte, vous permettre d'identifier plus facilement les outils utilisés.
2. Identifiez les outils dont vous n'avez tout simplement pas besoin
Pendant que vous recherchez tous les différents outils utilisés dans le bureau, découvrez ce qui est réellement utilisé et ce qui accumule la poussière dans les coins du bureau. En prenant simplement le temps d'évaluer les outils actuels, vous pouvez réduire les coûts et commencer à simplifier votre pile de collaboration.
3. Consolidez si possible
À ce stade, vous allez probablement commencer à trouver des chevauchements dans les fonctionnalités utilisées dans votre organisation. Et c'est là que vous pouvez commencer à consolider les solutions pour réduire le nombre de contrats, de fournisseurs et de services auxquels vous êtes inscrit. Non seulement cela réduit les coûts, mais cela facilite également le contrôle, la gestion et le déploiement dans tous les départements.
4. Rassembler les principales parties prenantes dans chaque département pour favoriser l'adoption de nouveaux outils
La prochaine chose à faire est de mettre tout le monde dans votre organisation sur la même page. En trouvant un représentant dans chaque service qui peut prendre en charge l'adoption dans son domaine, vous pouvez faire évoluer en douceur l'ensemble de votre entreprise vers une meilleure solution tout en évitant les revers majeurs qui détourneraient les utilisateurs finaux.
