Zvyšte produktivitu s tímto Tech Stackem pro distribuované týmy

 Tento blogový příspěvek pro hosty je součástí série o distribuované práci pro podnikové společnosti. Klikněte zde přečíst si první blog ze série. 

Věk distribuované práce nadešel. Provozovat produktivní pracovní sílu již neznamená držet všechny pohromadě na stejném fyzickém místě. Nezávislí pracovníci, dodavatelé a vzdálení pracovníci spojují své síly pomocí dynamických nástrojů pro spolupráci. Tato řešení, dodávaná prostřednictvím cloudu, usnadňují vzdáleným týmům sdílení nápadů, obsahu a konverzací v reálném čase. 

Stanfordská studia ukazují, že virtuální pracovníci překonávají své kolegy o 13 % a zažívají o 50 % nižší obrat, což tlačí více společností k expanzi mimo kancelář při navrhování moderních týmů. Jak tedy nastartovat svou distribuovanou týmovou strategii? Začněte odemknutím správného technologického balíčku, který usnadní týmovou komunikaci a spolupráci a připraví svůj tým na úspěch. 

Vytvoření sady nástrojů pro spolupráci pro distribuované týmy

Vaše sada nástrojů pro spolupráci je cloudový výběr softwarových nástrojů navržených k posílení, motivaci a podpoře znalostních pracovníků bez ohledu na místo. I když je každý podnik jiný, každý soubor nástrojů potřebuje stejné pilíře:

1. Jednoduchost: na podporu snadné adopce.
2. Flexibilita: integrovat s řešeními, která členové týmu již používají.
3. Škálovatelnost: podporovat rychle se měnící a stále více globalizované týmy.

Zde je 10 nástrojů a integrací, které můžete v roce 2020 přidat do své sady nástrojů pro distribuovaný tým.

1. Plánování projektu

Když celý den nesedíte vedle členů týmu, stává se plánování ještě důležitějším úkolem než obvykle. Perfony pomáhá zaměstnancům spolupracovat při vytváření plánů. V prostředí, kde zaměstnanci nemohou přijít do kanceláře svého manažera a zkontrolovat, zda byla práce schválena, udržuje Perfony vše v hladkém chodu.

Jakmile jsou vaše plány vytvořeny, můžete zjistit, jak rychle dosahujete svých cílů, a to tak, že v plánu projektu identifikujete kroky jako „schváleno“, „hotovo“ nebo „zkontrolováno“. Když členové týmu mohou okamžitě navrhnout úkoly a nastavit stav těchto úkolů v rámci svých stávajících aplikací pro spolupráci, jako je Microsoft Teams, provádění se urychlí. Na cestě od začátku projektu k jeho dokončení je méně překážek, i když členové týmu čekají na schválení od manažerů v různých časových pásmech.

2. Projektové řízení

Jednou z nejnáročnějších částí řízení distribuovaného týmu je zajistit, aby znalosti a projekty byly dostupné ve stejném integrovaném prostředí. Designed by Planview, Projectplace for Teams umožňuje uživatelům plánovat zásadní projekty, spolupracovat na práci a sledovat průběh kritických plánů.

Představte si, že potřebujete vytvořit web pro klienta. Projectplace vám pomůže sledovat každý krok návrhu webu, od drátového modelu až po dodání. Vzhledem k tomu, že každý ve vaší pracovní síle vidí, kdo na čem pracuje, je menší riziko překrývání úkolů nebo ztráty přehledu o tom, co je třeba udělat.

S rozšířením Microsoft Teams můžete snadno přistupovat ke všem svým stávajícím projektům a pracovním prostorům z prostředí Teams. Lidé mohou také reagovat na karty projektů nebo úkolů, které jim byly přiděleny v rámci Teams.

3. Jazyková interpretace v reálném čase

Jednou z výhod distribuované a digitální pracovní síly je, že umožňuje manažerům najímat odborníky z celého světa. Už nejste omezeni na práci s talenty ve vaší bezprostřední geografické oblasti. Místo toho můžete oslovit zkušené jednotlivce z celého světa a učinit váš tým produktivnějším a přizpůsobeným na míru. To, že cloudová technologie umožňuje lidem spolupracovat přes web, však neznamená, že zde stále neexistují překážky. Jazyk je často jednou z těchto bariér.

VŠUDE umožňuje členům týmu komunikovat ve více jazycích prostřednictvím živého a simultánního překladu, dokonce i tlumočení znakového jazyka v reálném čase. To okamžitě odstraňuje překážky mezi kolegy spolupracujícími z různých částí světa. Podniky mohou přistupovat ke KUDO a připojit se k vícejazyčným schůzkám online, prohlížet dokumenty pro spolupráci a klást otázky, to vše ve sdíleném rozhraní. 

4. Řízení úkolů

Vedení úspěšného distribuovaného týmu znamená najít způsob, jak udržet zaměstnance na správné stránce a na správné cestě s jejich prací – aniž byste se s nimi mohli hlásit tak volně, jako když se objeví u jejich stolu. Nástroj pro správu úkolů ve stylu Kanban Workstreams.ai umožňuje týmům efektivněji spolupracovat s komplexním pracovním prostředím.

V rámci Workstreams.ai mohou zaměstnanci rychle a snadno vytvářet úkoly, přidávat štítky k projektům a přidělovat spoluhráčům odpovědnosti. Toto řešení poskytuje podnikům způsob, jak spojit lidi z různých oddělení a míst na virtuálním místě, kde mohou sladit své priority. Workstreams.ai, kompletní s flexibilní vývěskou Kanban, která se integruje s Microsoft Teams, lze přizpůsobit vašim potřebám. A co víc, získáte také inteligentního robota, který poskytuje připomenutí, upozornění a aktualizace o průběhu úkolu.

5. Interoperabilita zpráv

Někdy zaměstnanci z různých organizací raději používají různé nástroje pro komunikaci a spolupráci. Váš nový marketingový dodavatel může být fanouškem Slacku, zatímco váš stávající marketingový manažer preferuje Microsoft Teams.

S MioSpolupráce s novými dodavateli nebo partnery nemusí znamenat nutit je přizpůsobit se vaší preferované technologii nebo se uchýlit k zastaralým technologiím, jako je e-mail. Místo toho Mio zajišťuje bezproblémové zasílání zpráv – každá strana může pracovat ve svých oblíbených nástrojích pro chat, zasílání zpráv napříč platformami a společností. V konečném důsledku Mio umožňuje distribuovaným týmům chatovat mezi systémy, jako jsou Microsoft Teams a Slack, externě, takže nemusíte žádat zákazníky, dodavatele a nezávislé pracovníky, aby se připojili k vaší síti, abyste mohli začít s projektem. 

6. AI animované prezentace

Zajištění toho, že váš distribuovaný tým má přístup ke správným informacím, je jen jedním kouskem skládačky. Vedoucí firmy si také musí být jisti, že tyto informace dělají co nejpoutavější a snadno absorbovatelné.

Squigl je uměle inteligentní platforma, která mění text na animované prezentace, což znamená, že manažeři mohou rychle a snadno vytvářet kontextová videa, která vyprávějí jasný příběh. V prostředí, kde se pracovníci, nezávislí pracovníci a další členové týmu mohou učit a reagovat na data různými způsoby, může pomoci urychlit porozumění.

Když dokážete prezentovat myšlenku vizuálně i zvukově, je pravděpodobnější, že bude rezonovat u širšího průřezu lidí. Vzdálené společnosti mohou tento nástroj použít ke všemu, od sdílení důležitých informací pro nové úkoly až po vysvětlení poslání a hodnot jejich podnikání novým dodavatelům.

7. Řízení incidentů

Jednou z nejobtížnějších výzev při řízení distribuovaného týmu je snaha dohlížet na incidenty, kritické události a požadavky na podporu.

Zenduty je end-to-end platforma pro správu incidentů, která může pomoci udržet všechny vaše vstupenky a informace o výstrahách na stejném místě. Zenduty, navržený pro práci v rámci Microsoft Teams, se integruje s více než 100 oblíbenými nástroji pro prodej vstupenek. To umožňuje odborníkům na provoz IT, inženýrům DevOps, technikům spolehlivosti webu a týmům podpory spolupracovat na řešení problémů. Se Zenduty mohou společnosti institucionalizovat osvědčené postupy správy incidentů a zajistit zákazníkům nepřetržitý servis.

I když je vaše podnikání postaveno z několika distribuovaných týmů podpory a inženýrů, stále mohou efektivně poskytovat vynikající zákaznické zkušenosti. 

8. Obousměrná integrace SMS

V distribuované pracovní síle nebudou mít zaměstnanci a dodavatelé vždy připojení k internetu. Lidé pracující v rozptýleném prostředí se nemohou vždy přihlásit do cloudu.

S Avochato pro SMS komunikaci v Microsoft Teams můžete lidem, se kterými se chcete spojit, posílat textové zprávy SMS přímo z Teams, takže je snadné pokračovat ve sledování konverzací ze stejného jediného prostředí. zobrazí obousměrné konverzace v rámci Teams, stejně jako byste vedli soukromou konverzaci v aplikaci. Konverzace tak plynule pokračují vpřed, i když není k dispozici plná konektivita. K dispozici je dokonce možnost vysílání one-to-many. 

9. Videokonference

Chcete-li zajistit, aby si všichni ve vaší distribuované pracovní síle užili stejný zážitek z videokonferencí v kombinovaném prostředí, Životní velikost přidává do vašich stávajících pracovních postupů Microsoft Teams a Microsoft Outlook nejlepší kvalitu zvuku a videa ve své třídě a pokročilé funkce pro komunikaci a spolupráci. Již není potřeba udržovat trvalé nástroje pro chat, e-mail a kalendář odděleně od videokonferenčních služeb.

S Integrace v životní velikosti pro Microsoft, můžete naplánovat a připojit se k videohovoru Lifesize přímo z prostředí Microsoft Office 365. Zaměstnanci těží nejen ze zjednodušeného pracovního postupu; také získají konzistentní a vysoce kvalitní osobní zážitek pro všechna svá video setkání. Mohou mít dokonce přístup ke sdílení obsahu v rozlišení 4K, neomezeným pozvánkám hostů, 300cestným videohovorům a šifrování schůzek ve výchozím nastavení, což jsou funkce, které nenajdete v oblíbených konferenčních aplikacích, jako jsou Google Hangouts a Zoom. Integrace Lifesize pro Microsoft vám poskytuje skutečně vynikající komunikační řešení, které představuje to nejlepší z obou světů.

10. Vedení lidí

bob HR je přední platforma pro správu lidí navržená tak, aby zlepšila pracovní zkušenosti pro všechny zaměstnance, nejen pro ty ve vaší fyzické kanceláři. Bob může pomoci vašemu týmu zůstat vyrovnaný, od zapojení nových talentů do vaší pracovní síly až po řešení angažmá u dodavatelů.

Jejich robot s umělou inteligencí poskytuje hloubkovou analýzu, jak zlepšit návratnost investic do lidského kapitálu, spolu s tipy na zlepšení komunikace v kanceláři. V rámci Microsoft Teams může bob zvýrazňovat denní přehledy a výkřiky pro jednotlivé uživatele a zároveň posílat aktualizace událostí v reálném čase. Bob může navíc odpovídat na otázky členů týmu přístupem k informacím ze znalostní báze vaší společnosti.

Nechte nástroje pro spolupráci, aby vám pomohly, nikoli překážely vaší distribuované pracovní síle

Moderní pracovní síla už nemusí existovat v jediné kanceláři. Se vzdálenými zaměstnanci, dodavateli a nezávislými pracovníky rozptýlenými po celém světě potřebují společnosti spolehlivé způsoby, jak udržet všechny připojené a produktivní.

S nástroji, jako je Lifesize pro videokonference bez ohledu na platformu a Mio pro zprávy napříč platformami, nebylo nikdy snazší vytvořit perfektní distribuovanou týmovou sadu nástrojů.