Con la scoperta, la valutazione e l'analisi di tutti gli strumenti di collaborazione utilizzati nella tua organizzazione, il processo per cambiare in meglio la tua soluzione di comunicazione può diventare un po' complicato.
In Lifesize, comprendiamo quanto può diventare complicato il tuo stack tecnologico, soprattutto quando hai esternalizzato soluzioni ad hoc. In un recente sondaggio che abbiamo condotto con Spiceworks, abbiamo scoperto che il il decisore IT medio gestisce circa 4.4 soluzioni in tre diversi fornitori. Non solo tutte queste soluzioni rendono facile perdere di vista tutti i diversi strumenti, applicazioni e sistemi utilizzati da ogni reparto nell'organizzazione, ma possono anche essere piuttosto difficili per il portafoglio aziendale.
Quindi abbiamo collaborato con un paio di esperti IT per mettere insieme alcuni passaggi che puoi intraprendere per iniziare a trasformare il tuo attuale stack di comunicazione in un ecosistema di collaborazione ben organizzato, ben funzionante e guidato dall'IT:
1. Fai l'inventario delle tue attuali tecnologie di collaborazione e della frequenza con cui vengono utilizzate
Anche se potrebbe richiedere un po' di tempo e fatica, identificare e fare l'inventario di tutti i diversi strumenti utilizzati nell'intera organizzazione è un passaggio cruciale nella ricerca di una migliore soluzione di comunicazione e collaborazione. La creazione di un dialogo aperto con diversi dipartimenti può sicuramente aiutare ad avviare quella conversazione tecnologica e, in definitiva, rendere più facile identificare quali strumenti vengono utilizzati.
2. Identifica gli strumenti che semplicemente non ti servono
Mentre rintracci tutti i diversi strumenti utilizzati in ufficio, scopri cosa viene effettivamente utilizzato e cosa sta raccogliendo polvere negli angoli dell'ufficio. Solo prendendoti il tempo necessario per valutare gli strumenti attuali, puoi tagliare i costi e iniziare a semplificare il tuo stack di collaborazione.
3. Consolidare ove possibile
A questo punto, probabilmente inizierai a trovare alcune sovrapposizioni nelle funzionalità utilizzate nella tua organizzazione. Ed è qui che puoi iniziare a consolidare le soluzioni per ridurre il numero di contratti, fornitori e servizi a cui sei iscritto. Questo non solo riduce i costi, ma semplifica anche il controllo, la gestione e l'implementazione in tutti i reparti.
4. Raccogliere le parti interessate chiave in ogni dipartimento per guidare l'adozione di nuovi strumenti
La prossima cosa da fare è portare tutti nella tua organizzazione sulla stessa pagina. Trovando un rappresentante in ogni dipartimento che possa farsi carico dell'adozione nei loro campi, puoi trasferire senza problemi l'intera azienda all'utilizzo di una soluzione migliore, evitando gravi battute d'arresto che allontanerebbero gli utenti finali.
